Организация эффективного управления документами в любой воинской части, это фундамент боевой готовности, порядка и дисциплины. Несекретное делопроизводство охватывает огромный массив служебной информации: от приказов по личному составу до хозяйственных накладных и планов боевой подготовки. Важно понимать, что даже к несекретным документам в Вооруженных Силах предъявляются строгие требования по учету, хранению и передаче.
Данная статья представляет собой подробную инструкцию, регламентирующую основные процессы работы с несекретными документами в войсковой части.
Общие положения и нормативная база
Несекретное делопроизводство в воинской части осуществляется в соответствии с общевоинскими уставами, приказами Минобороны, а также специализированными инструкциями по делопроизводству в ВС РФ. Главная цель этих документов — обеспечить сохранность служебной информации, оперативный доступ к ней и строгую отчетность.
К несекретной служебной информации относятся документы, не содержащие сведений, составляющих государственную тайну. Однако они предназначены исключительно для служебного пользования (ДСП) или имеют ограничительную пометку, если в них содержатся персональные данные военнослужащих.
Структура делопроизводства
Ответственность за организацию делопроизводства несет командир воинской части. Непосредственное ведение документооборота возлагается на:
- Секретную часть (или делопроизводителя) — отвечает за учет, регистрацию и хранение.
- Командиров подразделений — отвечают за сохранность документов в своих подразделениях и их своевременный возврат.
- Назначенных ответственных лиц — военнослужащие или лица гражданского персонала, закрепленные приказом по части для работы с конкретными видами документов.
Прием, обработка и регистрация входящих документов
Любой документ, поступающий в воинскую часть, должен пройти процедуру регистрации. Это правило касается как бумажных носителей, така и электронных сообщений (при наличии защищенной системы связи).
Этапы обработки входящей корреспонденции:
- Первичный осмотр: делопроизводитель проверяет целостность конвертов, наличие всех указанных приложений и отсутствие повреждений.
- Штампование: на лицевой стороне документа (или на первом листе) ставится штамп с указанием входящего регистрационного номера и даты получения.
- Внесение в журнал: данные о документе вносятся в Журнал учета входящей корреспонденции. Указываеться: откуда поступил документ, его исходящий номер, дата, краткое содержание и кому направлен на исполнение.
- Представление командованию: зарегистрированный документ докладывается командиру части или начальнику штаба для наложения резолюции (указания, кто и в какой срок должен исполнить документ).
- Передача исполнителю: документ передается под роспись в разносной книге или журнале учета переданных документов.
Составление и отправка исходящих документов
Исходящие документы (рапорты, служебные письма, донесения) должны быть оформлены строго по установленным шаблонам. От качества их составления зависит скорость принятия решений вышестоящим командованием.
Правила оформления:
- Документ печатается на стандартных бланках воинской части с указанием углового штампа.
- Обязательно наличие даты и регистрационного номера.
- Текст должен быть лаконичным, без лишних эмоциональных окрасок, строго по существу.
- Подпись командира (или уполномоченного лица) заверяется гербовой печатью, если документ отправляеться за пределы воинской части.
После подписания документ передается в делопроизводство для регистрации в Журнале учета исходящей корреспонденции и отправки адресату. Копия документа (или черновик с подписью) остается в деле воинской части для исторической справки и контроля.
Формирование номенклатуры дел
Для систематизации документов в воинской части ежегодно составляется Номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
Порядок работы с номенклатурой:
- Составление: в конце текущего года делопроизводитель совместно со специалистами составляет проект номенклатуры на следующий год.
- Утверждение: документ утверждается командиром воинской части.
- Формирование томов: в течение года все исполненные документы подшиваются в соответствующие дела (тома) согласно утвержденной номенклатуре.
- Систематизация внутри дела: документы внутри тома располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправки).
Каждое дело имеет обложку, на которой указывается: номер части, номер дела по номенклатуре, заголовок, год, количество листов и срок хранения.
Контроль за исполнением документов
В воинской части приказы и указания должны выполняться беспрекословно и в срок. Для этого существует система контроля.
Делопроизводитель (или ответственный офицер штаба) ведет Журнал контроля за исполнением документов. В нем фиксируются:
- Регистрационный номер документа.
- Срок исполнения (указанный командиром или вышестоящим штабом).
- Отметка об исполнении (дата и номер ответного документа).
Если документ требует длительного исполнения, исполнитель обязан докладывать о промежуточных результатах в установленные сроки. За утерю документа или срыв сроков исполнения предусмотрена дисциплинарная ответственность.
Хранение и уничтожение документов
Хранение
Дела с несекретными документами хранятся в специально отведенных металлических шкафах или в помещениях делопроизводства. Доступ к ним имеют только делопроизводитель и лица, имеющие непосредственное отношение к данным документам. По истечении года дела передаются в архив воинской части.
Уничтожение
Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Эта процедура проводится строго по Акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Порядок уничтожения:
- Делопроизводитель составляет акт, в котором перечисляет дела, подлежащие уничтожению, с указанием их номеров по номенклатуре и сроков хранения.
- Акт утверждается командиром воинской части.
- Уничтожение производится путем сожжения (в специальных печах) или с использованием бумагорезательных машин (шредеров) до состояния, исключающего возможность восстановления текста.
- Факт уничтожения фиксируется в акте, который подписывается комиссией (обычно из 3 человек).
Электронный документооборот (ЭДО) в воинской части
Современные реалии внедряют в военное делопроизводство элементы цифровизации. Использование Электронного документооборота (ЭДО) возможно только на сертифицированном оборудовании и в защищенных закрытых сетях связи (например, АСУ ВС РФ).
Особенности ЭДО:
- Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, при наличии электронной цифровой подписи (ЭЦП).
- Учет электронных документов ведется в тех же журналах, что и бумажных, с пометкой «электронный носитель».
- Печать электронных документов для работы с ними разрешается только с разрешения командира и под роспись в журнале.
Строгое соблюдение Инструкции по несекретному делопроизводству в войсковой части — это не просто бюрократическая формальность, а залог боеспособности и управляемости подразделения. Порядок в бумагах означает порядок в штабе, а порядок в штабе, это своевременные приказы, четкое планирование и отсутствие путаницы в личном составе и хозяйственной деятельности. Каждый военнослужащий, привлекаемый к работе со служебными документами, обязан знать и неукоснительно выполнять требования данной инструкции.