В кадровом делопроизводстве и повседневной работе организаций регулярно возникают ситуации, когда сотруднику или третьим лицам требуется подтверждение определенного факта, зафиксированного в приказе. Однако разглашать весь приказ целиком иногда нельзя из-за конфиденциальной информации. В таких случаях на помощь приходит выписка из приказа. В этой статье мы подробно разберем, что это такое, как ее правильно оформить в 2024–2026 годах, а также осветим частный случай касательно воинских частей и порядок взаимодействия с ними.

Что такое выписка из приказа и зачем она нужна?

Выписка из приказа — это документ, который воспроизводит часть текста исходного приказа, касающуюся только конкретного работника или определенного вопроса. Передача фрагмента документа в виде выписки позволяет не только выполнить требования конкретного запроса, но и сохранить конфиденциальность той части служебной информации, которая не вошла в запрашиваемый фрагмент.

Часто случается, что ответ на запрос физического или юридического лица находится в тексте приказа, в котором содержится и другая конфиденциальная информация, не относящаяся к существу запроса. Например, в приказе о премировании может быть указано 50 сотрудников, а выписка нужна только одному из них.

Чем выписка отличается от копии?

Следует четко отличать выписку из приказа от его заверенной копии. В первом случае отмечается лишь та часть документа, которая требуется заинтересованной стороне. Копия же — это точное воспроизведение документа целиком.

Как правильно оформить выписку: пошаговая инструкция

Законодательство РФ не устанавливает каких-то жестких специальных требований к оформлению выписки, однако существуют правила делопроизводства и ГОСТы, которых необходимо придерживаться, чтобы документ имел юридическую силу.

Шаг 1. Оформление шапки документа

Шапку исходного приказа переносят в выписку полностью, со всеми реквизитами организации, но с одним исключением: в название добавляют перед видом документа слова «Выписка из». В качестве наименования укажите: «Выписка из приказа…» и следом реквизиты, название, дата и номер документа, на основе которого её оформляете. Например: «Выписка из приказа об увольнении сотрудников от № 56-к».

Шаг 2. Воспроизведение текста

Оформляя выписку, нужно выбрать соответствующую часть исходного документа и воспроизвести её. Если мы делаем выписку из приказа о приеме на работу, в ней указываем только те пункты, которые касаются конкретного работника: его ФИО, должность, дату приема, условия труда и т.д.

Шаг 3. Заверение документа

Это обязательное условие, без которого выписка не имеет юридической силы. Чтобы выписка имела силу, её необходимо заверить в порядке, который предусмотрен пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утвержденного приказом Росстандарта от № 2004-ст). Уполномоченные работники отдела кадров обязаны знать, как правильно заверить документ. Заверение происходит подписью руководителя или кадровика с проставлением печати (при наличии).

Шаг 4. Указание реквизитов

Заключительная часть документа должна содержать все основные данные исходного приказа: название организации, номер и дату документа. Во избежание рисков советуем оформить выписку, содержащую часть приказа об отпуске или ином событии, касающуюся только конкретного работника, и обязательно её заверить.

Воинские части: кому дозвониться для получения выписки

Отдельно стоит рассмотреть вопрос получения выписок из приказов в военной сфере. Если вам требуется получить выписку из приказа воинской части (например, для подтверждения периодов службы, награждений или иных фактов), процесс будет несколько отличаться от гражданского делопроизводства.

Порядок действий для военнослужащих

1. Напишите заявление. В заявлении укажите вашу просьбу о предоставлении выписки с указанием периодов службы и конкретных приказов, которые вас интересуют.
2. Определите адресата. Заявление подается в канцелярию или строевую часть той воинской части, где вы проходили службу, или в военкомат по месту учета.
3. Кому дозвониться. Если вы находитесь далеко и хотите уточнить статус своего запроса, вам необходимо дозвониться в строевую часть (отдел кадров) или в канцелярию конкретной воинской части. Телефоны канцелярии обычно указаны на официальных сайтах воинских частей или Министерства обороны РФ. Также можно обратиться в военкомат по месту жительства — они могут помочь с запросом в архив или часть.

Важно помнить, что в воинских частях процесс подготовки выписок может занимать больше времени из-за строгой регламентации и необходимости согласования с командованием.

Рекомендации по заполнению и сроки предоставления

Оформление выписки — дело несложное, главное придерживаться определенных правил по её заполнению и заверению. Вот несколько базовых рекомендаций:

• Используйте фирменный бланк организации для придания документу официального статуса.
• Текст должен точно совпадать с оригиналом приказа, без искажений и смысловых изменений.
• Обязательно проставьте отметку «Верно», должность уполномоченного лица, подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Что касается сроков предоставления, то обычно они регулируются внутренним регламентом организации или Федеральным законом «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (если запрос направлен в госучреждение). В среднем срок подготовки выписки составляет от 3 до 30 рабочих дней.

Выписка из приказа — это важный кадровый инструмент, который позволяет защитить персональные данные одних сотрудников, предоставляя необходимую информацию другим. Придерживайтесь ГОСТов и правил делопроизводства при её оформлении, и документ будет иметь полную юридическую силу. А если речь идет о воинской части, не забывайте, что для начала процедуры достаточно правильно составленного заявления и звонка в строевую часть или канцелярию для уточнения деталей.