Журнал учёта личного состава (ЖУЛС) – один из основных документов воинской части, в котором фиксируются сведения о всех военнослужащих, проходящих службу в данном подразделении. Он служит для обеспечения контроля за численностью, квалификацией, состоянием здоровья и другими важными параметрами личного состава, а также является обязательным элементом внутренней документации, регламентированной нормативными актами Министерства обороны РФ.
Нормативная база
- Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» (№ 53‑ФЗ);
- Приказ Минобороны России № 200 от «Об утверждении Положения о ведении журналов учёта личного состава воинских частей»;
- Внутренние регламенты части (инструкции по делопроизводству, приказы командира части).
Цели и задачи журнала
- Учёт численности – фиксирование фактического числа военнослужащих по званиям, должностям и категориям.
- Контроль за движением личного состава – регистрация приёмов, переводов, увольнений, отпусков, больничных и других изменений.
- Обеспечение готовности к выполнению задач – быстрый доступ к данным о квалификации, специальностях, состоянии здоровья и уровне подготовки.
- Документальное подтверждение – предоставление сведений для аттестации, наградного представления, судебно‑следственных органов и проверок вышестоящих органов.
- Статистическая и аналитическая работа – формирование отчётов о составе части, планирование пополнения и обучения.
Структура журнала
ЖУЛС ведётся в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одному военнослужащему. Основные колонки:
| № п/п | ФИО | Звание | Должность | Дата рождения | Дата зачисления в часть | Воинская специальность (ВОС) | Категория годности | Примечания (изменения) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | старший лейтенант | командир взвода | стрелковый | А | Перевод из части № 345, |
В зависимости от специфики части могут добавляться дополнительные колонки: наличие допуска к государственной тайне, сведения о наградах, данные о прохождении учебных сборов, информация о семейном положении и т.д.
Порядок ведения журнала
Инициализация
- При формировании новой части или переформировании существующей создаётся первый лист журнала.
- На первой странице указываются реквизиты части: наименование, подчинение, юридический адрес, номер и дата приказа о создании журнала.
Ежедневное обновление
- Все изменения в личном составе (приём, перевод, увольнение, отпуск, больничный, повышение по званию и т.п.) фиксируются в день их наступления.
- Запись делается ответственным лицом (обычно помощник начальника штаба по кадровой работе или дежурный по части) под росписью и с указанием даты и времени внесения.
- К каждой записи прилагается подтверждающий документ (приказ, распоряжение, лист нетрудоспособности и т.д.).
Периодическая сверка
- Ежемесячно проводится сверка данных журнала с фактическим наличием личного состава (по строевому учету, табелям и т.д.).
- Выявленные несоответствия оформляются актом сверки и корректируются в журнале.
Хранение и архивирование
- Журнал хранится в сейфе или металлическом шкафу, доступ к которому ограничен уполномоченным лицам.
- Срок хранения – 50 лет после последней записи (в соответствии с Федеральным законом «О архивном деле в Российской Федерации»).
- По истечении срока хранения журнал передаётся в государственный архив части или в центральный архив Министерства обороны.
Электронный вариант журнала
С развитием информационных систем в Вооружённых Силах РФ всё чаще используется электронный журнал учёта личного состава (ЭЖУЛС). Его преимущества:
- Автоматический подсчёт численности по различным срезам (по званиям, должностям, ВОС).
- Возможность быстрого поиска и формирования отчётов.
- Интеграция с системами кадрового учёта (например, «Электронный военный билет»).
- Снижение риска потери или повреждения документа.
При внедрении ЭЖУЛС необходимо обеспечить:
- Соответствие требованиям информационной безопасности (защита от несанкционированного доступа, резервное копирование).
- Обучение ответственных лиц работе с программой.
- Сохранение возможности ведения бумажного дубликата на случай отказа техники.
Типичные ошибки при ведении журнала и способы их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Запись с опозданием | Несоответствие фактического и документированного состава | Внести запись в день события; использовать напоминания в электронном календаре. |
| Отсутствие подписи ответственного лица | Недействительность записи | Обязательно ставить подпись и расшифровку; фиксировать время внесения. |
| Неполные данные (например, отсутствует дата рождения) | Затруднение в идентификации военнослужащего | Проверять заполненность всех обязательных полей перед закрытием строки. |
| Использование корректирующей жидкости или замазки | Нарушение требований к неизменяемости документа | При ошибке аккуратно зачёркивать неправильную запись, ставить подпись и дату исправления, вносить правильную информацию рядом. |
Пример записи в журнале
№ п/п: 57
ФИО: Петров Сергей Владимирович
Звание: sergeant (сержант)
Должность: водитель‑механик БМП
Дата рождения:
Дата зачисления в часть:
Воинская специальность: водитель‑механик бронетехники
Категория годности: Б
Примечания: Переведён из учебного центра 2‑й гвардейской танковой дивизии, приказ № 124 от ; прошёл курс повышения квалификации «Вождение боевой машины пехоты» (с по ).
Журнал учёта личного состава воинской части является незаменимым инструментом управления кадровыми ресурсами, обеспечивающим прозрачность, ответственность и готовность подразделения к выполнению поставленных задач. Соблюдение нормативных требований, аккуратное ведение записей и своевременная сверка данных позволяют избежать недочётов, которые могут повлечь за собой дисциплинарные взыскания или снижение боевой готовности. При переходе на электронные формы учёта важно сохранить все принципы точности, конфиденциальности и доступности информации, чтобы журнал оставался надёжным источником данных о личном составе как в бумажном, так и в цифровом виде.