Ведение документационного обеспечения в Вооруженных Силах Российской Федерации — это строго регламентированный процесс‚ от которого зависит управляемость войсками‚ законность приказа и сохранность государственной тайны. Одним из ключевых элементов этой системы является Журнал учета служебных документов. Настоящая статья подробно разбирает нормативную базу‚ правила оформления‚ процедуру регистрации и хранения данного журнала в актуальной редакции на 23 июля 2026 года.

Нормативная правовая основа

Главным документом‚ регулирующим делопроизводство в ВС РФ‚ является Приказ Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (далее — ИД-2017) в редакции от .

Конкретно ведение журнала учета служебных документов регулируется:

• Приложением № 10 к ИД-2017 — «Журнал учета служебных документов» (утвержденная форма).
• Разделом IV ИД-2017 — «Учет‚ регистрация и контроль служебных документов».
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Документационное обеспечение управления. Общие требования к составу реквизитов учетных регистров делопроизводства» (применяется субсидиарно).

Назначение и виды журналов

Согласно п. 108 ИД-2017‚ учет служебных документов в воинской части осуществляется по журналам и книгам учета соответствующих форм (журнальный учет) или с использованием автоматизированных систем управления (АСУ).

Выделяют два основных вида журналов (формы согласно Приложению № 10):

1. Журнал учета входящих служебных документов — для регистрации всех документов‚ поступивших воинскую часть извне (приказы вышестоящих органов‚ директивы‚ письма‚ рапорты от подчиненных подразделений‚ обращения граждан и т.д.).
2. Журнал учета исходящих служебных документов — для регистрации документов‚ подготовленных в воинской части и направляемых за ее пределы (приказы командира‚ рапорты вышестоящему командованию‚ служебные записки‚ ответы на запросы).

Дополнительные журналы/книги (ведутся параллельно):

• Книга учета приказов и директив (или специальная книга учета приказов/директив) — для оперативного поиска распорядительных документов.
• Журнал учета документов строгой отчетности (если применяется).
• Журнал учета секретных документов (ведется отдельно в соответствии с Инструкцией по защите гостайны).

Форма и реквизиты журнала (Приложение № 10)

Журнал изготавливается в типографии или печатается на принтере по единой форме. Допускается ведение в электронном виде в АСУ с последующей печатью и сшивкой по окончании года.

Структура титульного листа:

• Наименование воинской части / организации (полное и сокращенное).
• Наименование журнала («Журнал учета входящих служебных документов» / «…исходящих…»).
• Номер журнала (сквозной по части).
• Период ведения (с «___» ________ 20__ г. по «___» ________ 20__ г.).
• Количество пронумерованных и прошитых листов.
• Подпись начальника штаба (начальника отделения/службы) и печать части.

Основные колонки табличной части (для входящих документов):

1. Порядковый номер записи (сквозной за год).
2. Дата регистрации (день‚ месяц‚ год).
3. Дата документа (указана в самом документе).
4. Регистрационный номер документа (номер‚ присвоенный отправителем).
5. От кого поступил (наименование организации‚ должности‚ ФИО).
6. Краткое содержание (тема) документа.
7. Примечание о грифе секретности (если есть: «Совершенно секретно»‚ «Секретно»‚ «Для служебного пользования» и т.д.).
8. Кому передано на исполнение / рассмотрение (должность‚ ФИО‚ дата передачи).
9. Отметка об исполнении (дата‚ номер исходящего документа-ответа или иное действие).
10. Подпись исполнителя / принявшего.

Для журнала исходящих документов колонки 4 и 5 заменяются на «Регистрационный номер исходящего документа» и «Кому направлен (адресат)». Колонка «Дата документа» — это дата подписания командиром/начальником.

Процедура регистрации: Пошаговый алгоритм

Прием и первичная обработка (Входящие)

1. Поступление: Документы поступают через канцелярию (почту‚ курьера‚ ЭДО‚ факс‚ лично).
2. Проверка: Соответствие реквизитов‚ наличие подписи и печати отправителя‚ целостность вложений‚ гриф секретности.
3. Сортировка: По срочности (Срочно‚ Вне очереди‚ Обычные) и грифу секретности.
4. Регистрация: Внесение записи в журнал в день поступления (для срочных — немедленно). Присваивается порядковый номер.
5. Простановка штампа: На первом листе документа проставляется штамп регистрации: «Вх. № ___ от ___»‚ подпись регистратора.
6. Доведение: Передача на подпись командира/начальника штаба для постановки резолюции (кто исполняет‚ срок).
7. Распределение: Передача исполнителям под роспись в журнале (колонка 8).

Регистрация исходящих документов

1. Документ подготовлен исполнителем‚ согласован (визы согласующих на обратной стороне или в ЭДО).
2. Подписан уполномоченным лицом (командиром‚ начальником штаба).
3. Регистрация в журнале исходящих в день подписания. Присваивается исходящий номер.
4. Простановка штампа «Исх. № ___ от ___» на оригинале и копиях.
5. Отправка (почта‚ ЭДО‚ курьер‚ связь).
6. Внесение отметки об отправке в журнал (способ‚ дата).

Особенности ведения в 2026 году: Электронный документооборот (ЭДО)

С учетом изменений Приказа Минобороны РФ от ‚ параллельное ведение бумажного и электронного журнала допускается только в переходный период. Основным становится учет в АСУ «Делопроизводство» (или иной ведомственной АСУ).

Правила гибридного учета:

• Регистрация в АСУ производится одновременно с бумажной (или вместо нее‚ если часть полностью переведена на безбумажный документооборот).
• Нумерация в АСУ и в бумажном журнале должна быть идентичной (единый номерной ряд).
• Электронная подпись (ЭП/КЭП) заменяет собственноручную подпись в журнале при работе в АСУ.
• По итогам года из АСУ формируется «Печатная форма журнала»‚ которая сшивается‚ нумеруется и хранится как архивный экземпляр.

Нумерация и сроки ведения

• Нумерация: Сквозная за календарный год (с 1 января по 31 декабря).
• Новый журнал: Заводится с 1 января каждого года. Старый журнал закрывается‚ на последней странице ставится итоговая запись: «Всего записей за 20__ год: ___»‚ подпись регистратора‚ начальника канцелярии/штаба‚ дата закрытия.
• Объем: При заполнении журнала до конца года заводится продолжение (том 2‚ том 3) с указанием на титульном листе «Том № __». Нумерация записей продолжается сквозно.

Хранение и уничтожение

Сроки хранения устанавливаются Номенклатурой дел воинской части‚ утверждаемой командиром части на основании типовых номенклатур Минобороны РФ.

Процедура уничтожения: По истечении срока хранения журнал подлежит переоценке экспертной комиссией части. При решении об уничтожении составляется Акт об уничтожении документов (форма согласно Приложению № 12 ИД-2017). Уничтожение производится механическим способом (измельчение) под роспись членов комиссии.

Типичные ошибки и нарушения (по материалам проверок)

• Нарушение сквозной нумерации: Пропуски номеров‚ дублирование‚ начало нового года со старым номером.
• Отсутствие штампа регистрации на самом документе (невозможно связать документ с записью в журнале).
• Несвоевременная регистрация: Задержка более суток для обычных документов и более 1-2 часов для срочных/внеочередных.
• Незаполненные колонки: Отсутствие отметки об исполнении (колонка 9-10)‚ даты передачи исполнителю.
• Расхождение данных бумажного и электронного журнала при параллельном ведении.
• Ведение журнала на неподтвержденных формах (самодельные бланки без реквизитов утверждения).
• Хранение журналов в неспециализированных помещениях (без учета требований пожарной безопасности и режима доступа).

Контроль за ведением журнала

Контроль организуется на трех уровнях:

1. Ежедневный (оперативный): Начальник канцелярии (дежурный по части) проверяет полноту регистрации входящей почты к началу рабочего дня‚ своевременность передачи на исполнение.
2. Еженедельный/Плановый: Начальник штаба (заместитель командира по УВР) проверяет: соответствие записей оригиналам документов‚ наличие резолюций‚ сроки исполнения‚ заполненность колонок «Отметка об исполнении».
3. Внеплановый (проверки вышестоящих органов‚ ВИ‚ прокуратура): Полная сверка журнала с делом‚ номенклатурой‚ контролем исполнения поручений.

Журнал учета служебных документов — это не просто формальный бланк‚ а главный инструмент управления документооборотом воинской части. Он обеспечивает:

• Юридическую значимость документов (подтверждение факта поступления/отправки).
• Контроль исполнения решений командования.
• Поисковый доступ к информации за секунды.
• Сохранность архивного фонда части.

С введением актуальной редакции ИД-2017 (от ) и полным переходом на АСУ‚ роль бумажного журнала трансформируется в роль архивного экземпляра‚ формируемого из электронной базы. Однако требования к полноте реквизитов‚ сквозной нумерации‚ соблюдению сроков регистрации и ответственности регистраторов остаются неизменными и строгими.

Краткий чек-лист для регистратора (шпаргалка):

1. Проверил форму журнала (Приложение № 10 к Приказу № 170).
2. Убедился в сквозной нумерации с 1 января.
3. Регистрирую в день поступления/подписания.
4. Ставлю штамп регистрации на документе (Вх./Исх. №‚ дата‚ подпись).
5. Заполняю все колонки без пропусков (особенно «Кому передано» и «Отметка об исполнении»).
6. Сверяю бумажный журнал с АСУ (если ведется параллельно) ежедневно.
7. В конце года: итоговая запись‚ сшивка‚ передача в архив части по инвентарю.

Статья подготовлена на основании Приказа Минобороны РФ № 170 (ред. от )‚ ИД-2017 (Приложение № 10) и типовых номенклатур дел воинских частей. Актуально на .