Обеспечение безопасности и строгого пропускного режима, это фундамент функционирования любой воинской части. Одним из ключевых инструментов контроля за перемещением людей на территории военного объекта является журнал учета посетителей воинской части. Этот документ позволяет систематизировать визиты, фиксировать время нахождения посторонних лиц на объекте и обеспечивать режим секретности.
Назначение журнала учета посетителей
В отличие от документов, которые ведутся в гражданских организациях для целей воинского учета (ВУ), журнал учета посетителей в воинской части имеет строгую охранную функцию. В нем фиксируются данные обо всех лицах, не входящих в штатный личный состав части, но временно допущенных на ее территорию.
Согласно внутренним регламентам вооруженных сил, в журнал в обязательном порядке записывается следующая информация:
- Кто прибыл — фамилия, имя, отчество посетителя, его воинское звание (если применимо) или занимаемая должность;
- К кому прибыл — указание должностного лица или подразделения, к которому направляется посетитель;
- Цель посещения — краткое описание причины визита (служебная командировка, сверка документов, ремонтные работы, личный прием и т.д.);
- Время прибытия, точные дата и часы, минуты захода на территорию;
- Время убытия — точные дата и часы, минуты выхода с охраняемой территории.
Где ведется документ и кто за него отвечает
Делопроизводство и контроль за доступом на территорию осуществляют должностные лица подразделений, ответственные за учет и регистрацию служебной информации. Как правило, журнал учета посетителей находится на контрольно-пропускном пункте (КПП) воинской части или непосредственно у дежурного по штабу полка (или иного подразделения).
Заполнение журнала осуществляется дежурным по КПП или дежурным по штабу. Ответственность за полноту и достоверность внесенных данных, а также за сохранность самого журнала несет начальник штаба воинской части или лицо, исполняющее его обязанности.
Отличие от других журналов воинского учета
Важно не путать журнал учета посетителей с документами по бронированию и воинскому учету сотрудников, которые ведутся в гражданских организациях. Делопроизводство по воинскому учету (ВУ) на предприятиях включает ведение других журналов. Часть из них надо заполнять обязательно, а какие-то — по желанию работодателя или рекомендациям местного военкомата.
Например, в Методических рекомендациях по ведению ВУ от указан один-единственный журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации (Приложение N 18). В нем отражаются результаты проверок военкоматом работы кадровиков предприятия. В таком журнале будут кратко указаны основные сведения по военнообязанным, полнота заполнения Карточки (форма 10), особые отметки и моменты передачи Карточки в военкоматы для сверок.
Журнал учета посетителей воинской части имеет иную специфику, он фиксирует исключительно физический доступ людей на охраняемый объект, а не кадровый учет военнообязанных.
Книга почетных посетителей
Отдельно стоит выделить такой специфический документ, как Книга почетных посетителей; Этот документ не является заменой обычному журналу учета, а ведется параллельно для особых случаев.
Книга почетных посетителей предоставляется командиром воинской части. В нее вносятся записи о визитах высшего руководства Министерства обороны, главных командующих видами Вооруженных Сил, высокопоставленных иностранных делегаций, ветеранов Великой Отечественной войны и почетных гостей части. Записи в этой книге часто сопровождаются торжественными речами, напутствиями личному составу и оставляются на вечное хранение в качестве исторической реликвии части.
Правила оформления и хранения
Журнал учета посетителей воинской части — это строгий документ. К его внешнему виду предъявляются жесткие требования. Как и другие журналы проверок воинского учета, его можно купить в специализированных магазинах — он будет уже разлинован, прошнурован и пронумерован. Однако на практике в воинских частях такие журналы часто формируются и оформляются самостоятельно в штабе с обязательным опечатыванием и заверением подписью командира (начальника штаба).
Основные правила ведения:
- Сплошная нумерация: все страницы должны быть пронумерованы для предотвращения вырывания листов.
- Шнуровка и опечатывание: журнал прошнуровывается, концы шнура заклеиваются бумажным квадратиком с печатью воинской части и подписью ответственного лица.
- Заполнение ручкой: записи производятся только синей или черной шариковой (гелевой) ручкой. Использование карандаша или корректирующих жидкостей категорически запрещено.
- Без исправлений: при допущении ошибочной записи она зачеркивается одной чертой, рядом пишется «Исправленному верить» и ставится подпись дежурного.
- Срок хранения: журналы учета посетителей хранятся в течение сроков, установленных перечнем документов Вооруженных Сил РФ (как правило, не менее 5-10 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке).
Журнал учета посетителей воинской части — это не просто формальная бумага, а важнейший элемент обеспечения пропускного режима и безопасности. Систематизировать документооборот в сфере контроля доступа без этого журнала невозможно. Правильное и скрупулезное ведение этого документа дежурными по штабу и КПП позволяет не только отслеживать перемещения посетителей, но и служит важным инструментом при расследовании возможных инцидентов на территории военного объекта.