Воинский учёт и архивное дело в военных подразделений регулируются рядом нормативных актов Министерства обороны РФ. Понимание сроков хранения документов необходимо для правильного ведения делопроизводства, соблюдения требований законодательства и своевременного уничтожения устаревших бумаг.
Нормативная база
- Положение о воинском учёте (утв. Приказом МО РФ № …);
- Перечень типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Минкультуры РФ № 558 от );
- Глава III. Документальный состав архивов Вооружённых Сил. Сроки хранения документов в воинских частях, организациях и архивах (из наставления по ведению воинского учёта);
- Приказ МО РФ о порядке хранения и уничтожения документов воинского учёта (действующий на 2026 г.).
Общие принципы определения сроков хранения
Срок хранения документа начинается с 1 января года, следующего за годом его составления. По истечении установленного периода документ либо передаётся на постоянное хранение в центральный архив Вооружённых Сил, либо подлежит уничтожению в установленном порядке.
Сроки хранения основных групп документов воинской части
Документы со сроком хранения до 3 лет включительно
К этой категории относяться текущие оперативные и служебные бумаги, которые после трёх лет утрачивают актуальность:
- Ежедневные журналы учета личного состава;
- Текущие планы занятий и расписания;
- Служебные записки и указания, не имеющие долгосрочного значения;
- Отчёты о выполнении текущих заданий (если иное не предусмотрено конкретным нормативным актом).
По истечении трёх лет такие документы могут быть уничтожены по разрешению начальника штаба воинской части (или начальника организации) в установленном порядке.
Документы со сроком хранения до 5 лет включительно
К пятилетнему хранению относятся документы, имеющие среднесрочную ценность для планирования, отчётности и контроля:
- Годовые отчёты о состоянии воинской части;
- Планы боевой подготовки и учения;
- Документы по обеспечению материально‑технического снабжения (накладные, акты приёма‑передачи);
- Вторые экземпляры списков граждан, пребывающих в запасе (хранятся в организации один год, после чего передаются в архив на общий срок до 5 лет).
После истечения пятилетнего срока документы либо передаются на постоянное хранение в центральный архив, либо уничтожаются, если они не признаны ценными для исторического или научного использования.
Документы со сроком хранения более 5 лет (до постоянного хранения)
К долгосрочному хранению относятся документы, имеющие значительную юридическую, историческую или научную ценность:
- Приказы и распоряжения командира части;
- Документы по личному составу (личные дела, аттестации, награждения);
- Воинские учётные карточки и списки запаса;
- Документы по мобилизационной готовности;
- Исторические отчёты о боевых действиях и учениях.
Эти документы хранятся в архиве воинской части не менее 10 лет, а затем передаются на постоянное хранение в центральный архив Вооружённых Сил.
Особенности хранения и уничтожения
- Формирование дел – документы группируются по видам и годам в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов.
- Условия хранения – сухие, проветриваемые помещения, защищённые от прямого солнечного света и влаги; при необходимости – использование специальных стеллажей и защитных папок.
- Контроль сроков – ответственное лицо (секретарь части, архивариус) ведёт журнал учёта сроков хранения с отметкой о дате начала и окончания хранения.
- Уничтожение – производится только после получения письменного разрешения начальника штаба воинской части (или начальника организации) и составления акта об уничтожении. Уничтожение осуществляется путем shredder‑разрушения или сжигания в соответствии с пожарной безопасностью.
Практический пример: срок хранения списка граждан, пребывающих в запасе
Согласно пункту … Положения о воинском учёте, вторые экземпляры списков граждан, пребывающих в запасе, хранятся в организации в течение одного года. По истечении этого года документы передаются в архив части, где находятся на общем хранении до истечения пятилетнего срока, после чего либо уничтожаются, либо направляются на постоянное хранение, если они представляют историческую ценность.
Рекомендации по ведению воинского учёта в части
- Регулярно обновлять внутренние инструкции по хранению документов в соответствии с последними приказами МО РФ.
- Проводить ежегодную инвентаризацию архивного фонда с проверкой сроков хранения.
- Обучать ответственных сотрудников основам архивного дела и порядку уничтожения документов.
- Вести электронный учёт сроков хранения (например, в системе «Электронный архив воинской части») для автоматического напоминания о приближающихся датах уничтожения или передачи.
Знание сроков хранения документов из воинской части является обязательным условием эффективного ведения воинского учёта и соблюдения законодательных требований. Основные категории – до 3 лет, до 5 лет и более 5 лет (с последующим передачей на постоянное хранение) – позволяют структурировать архивный фонд, оптимизировать место хранения и обеспечить своевременное уничтожение устаревших бумаг. Следуя представленным рекомендациям и нормативным актам, командование части сможет поддерживать порядок в документообороте и сохранять важную информацию для будущих поколений.