Ведение воинского учёта – обязательная функция любой организации, где работают граждане, подлежащие воинской обязанности. Оформление и своевременная передача документов в военный комиссариат (военкомат) регулируются несколькими федеральными законами и методическими рекомендациями Генштаба РФ. В статье подробно рассматривается:

• правовая база;
• какие документы обязаны готовить в воинской части;
• пошаговый чек‑лист для кадровика;
• образцы сопроводительных писем и уведомлений;
• сроки подачи и типичные ошибки.

Правовая основа

Основные нормативные акты, регулирующие порядок воинского учёта:

1. Федеральный закон № 61‑ФЗ от «Об обороне»;
2. Федеральный закон № 53‑ФЗ от «О воинской обязанности и военной службе»;
3. Методические рекомендации, утверждённые Генштабом ВС РФ (пункт 37).

Согласно этим актам, организации обязаны вести учёт военнообязанных, своевременно информировать военкомат о приёме, переводе, увольнении и изменении личных данных сотрудников.

Какие документы формируют «воинскую часть»?

Под «воинской частью» в контексте документооборота понимается подразделение, ответственное за ведение учёта и взаимодействие с военкоматом. Ниже перечислены основные документы, которые должны быть подготовлены:

Письмо‑сопровождение в военкомат

Содержит запрос на постановку на учёт, согласование плана работ, а также уведомления о приёме/увольнении. Пример формулировки:

Военному комиссариату г. _______
от ООО «Ирис», ИНН 1234567890,
в лице директора Иванова И.И.,
действующего на основании Устава,


Сопроводительное письмо


В соответствии с пунктом 37 методических рекомендаций,
утверждённых Генштабом ВС РФ от ,
направляем на согласование проект плана работ по воинскому учёту
в ООО «Ирис» на 2026 год. Просим рассмотреть и согласовать указанный проект.


С уважением,


_____________________/Иванов И.И.

Приказ о назначении ответственных за ведение воинского учёта

Обязательно для каждой организации; В приказе указываются ФИО, должность, полномочия и срок действия.

Инструкция ответственным за воинский учёт

Регламентирует порядок сбора, обработки и передачи сведений в военкомат.

Личные карточки военнообязанных

Содержат полные данные о гражданине, сведения о воинском учёте, статусе (призывник, резервист, отслуживший и т.д.).

Переписка с военкоматом

Все сообщения (приём, увольнение, перевод, изменение личных данных) фиксируются в отдельном деле.

Дело с копиями нормативных правовых актов (НПА)

Включает копии законов, методических рекомендаций и формуляров, используемых в работе.

Чек‑лист для кадровика: порядок действий

Образцы документов

Уведомление о приёме на работу (форма Приложение N 2)

Приложение N 2
Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учёту,
при приёме (поступлении) его на работу

ФИО: ______________________________
Дата рождения: __________________
Пол: _____________________________
Гражданство: _____________________
Воинское звание (при наличии): ____
Служебный статус: (призывник/резервист/отслуживший)
Дата приёма на работу: ___________
Должность: _______________________
Сведения о предыдущем месте службы (если есть): ___________
Примечания: ______________________

Уведомление об увольнении

Военному комиссариату г. _______
от ООО «Ирис»

Уведомление об увольнении

В соответствии с подпунктом 6 пункта 1 статьи 8 Закона № 61‑ФЗ
и пунктом 6 ст. 1 Закона № 53‑ФЗ,
сообщаем об увольнении из организации гражданина:

ФИО: ______________________________
Дата рождения: __________________
Воинское звание: ________________
Дата увольнения: ________________
Причина увольнения: (по собственному желанию/по инициативе работодателя)

Уведомление направляется в течение 5 календарных дней
с момента увольнения.


_____________________/Иванов И.И.

Служебная записка на перевод (пример 2026 г.)

Служебная записка

От: ______________________ (ФИО, должность)
Кому: ______________________ (ФИО, должность)
Тема: Перевод военнообязанного ______________________ (ФИО) из роты № 12 в роту № 7

Основание: приказ № ___ от «__» _______ 2026 г.

Прошу:
Оформить перевод военнообязанного в указанные сроки.
Уведомить военкомат о смене места службы в течение 5 дней.

Подпись: ______________________

Сроки и контроль

С 5 августа 2026 г. вступили в силу новые сроки подачи уведомлений в военкомат:

• Приём на работу / перевод – в течение 5 календарных дней с момента факта.
• Увольнение – в течение 5 календарных дней с даты увольнения.
• Изменение личных данных (адрес, фамилия, паспортные данные) – в течение 5 календарных дней с момента получения информации.

Нарушение сроков может привести к штрафам для организации и усложнению процесса призыва.

Типичные ошибки и как их избежать

Практические рекомендации

• Автоматизировать процесс. Используйте специализированные программы (например, 1С: Зарплата и Управление Персоналом) с шаблонами форм.
• Вести журнал отправки. В таблице фиксируйте дату отправки, получателя, тип документа и статус подтверждения.
• Обучать персонал. Проводите раз в квартал инструктажи по изменениям в законодательстве.
• Сохранять оригиналы. Оригиналы писем и приказов хранятся в деле «Воинский учёт», копии – в электронном архиве.

Корректное оформление и своевременная передача документов от воинской части в военкомат – это не только юридическая обязанность, но и важный элемент обеспечения обороноспособности государства. Следуя изложенному чек‑листу, используя представленные образцы и контролируя сроки, кадровый отдел сможет избежать штрафов, упростить взаимодействие с военкоматом и обеспечить надёжный учёт всех военнообязанных сотрудников.

Дата публикации: