Вопрос ведения трудовых книжек в воинских частях Российской Федерации имеет свою специфику‚ обусловленную двойственным правовым статусом личного состава: военнослужащие (проходящие срочную или контрактную службу) и гражданский персонал (работники‚ нанятые по трудовому договору в соответствии с ТК РФ). Ошибки в понимании этого разделения часто приводят к серьезным нарушениям трудового законодательства и проблемам при назначении пенсий.
В данной статье подробно разбираются правила оформления‚ ведения и хранения трудовых книжек для каждой категории лиц‚ а также порядок действий при увольнении и переводе.
Нормативная правовая база
Деятельность по оформлению трудовых книжек в Вооруженных Силах РФ регулируется комплексом нормативных актов:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 66‚ 67‚ 303 (специфика регулирования труда гражданских лиц).
- Федеральный закон от № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» — ст. 10 (трудовые права военнослужащих).
- Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (Правила ведения‚ хранения и выдачи трудовых книжек).
- Приказ Минобороны РФ от № 700 (Внутренний устав Вооруженных Сил РФ) — вопросы документирования.
- Приказ Минтруда России от № 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек).
Фундаментальное различие: Военнослужащие vs Гражданский персонал
Это ключевой момент‚ от которого зависит весь алгоритм действий кадрового офицера (специалиста по кадрам).
Военнослужащие (срочники и контрактники)
ВАЖНО: Военнослужащие не являются работниками в понимании ТК РФ. Их правовые отношения с воинской частью строятся на базе воинской службы‚ а не трудового договора.
- Трудовая книжка НЕ заводится на время прохождения воинской службы (п. 2 ст. 66 ТК РФ‚ п. 4 Правил № 225).
- Записи о приеме на службу‚ переводах‚ назначении воинских званий‚ награждении и увольнении в трудовую книжку НЕ вносятся.
- Документом‚ подтверждающим стаж воинской службы‚ являеться Военный билет (при уходе в запас) или Свидетельство о прохождении воинской службы (для контрактников)‚ а также выписка из приказа об увольнении.
- Период воинской службы включается в страховой стаж для назначения пенсии (ст. 11 ФЗ-400)‚ но подтверждается он документами о службе‚ а не записями в трудовой книжке.
Гражданский персонал (работники воинской части)
К этой категории относятся лица‚ нанятые по трудовому договору на штатные должности гражданского персонала (инженеры‚ врачи‚ учителя‚ кладовщики‚ водители‚ уборщицы и т.д.).
- На них распространяется ТК РФ в полном объеме (ст. 303 ТК РФ).
- Для них обязательно ведется трудовая книжка (в электронном или бумажном виде).
- Все правила оформления (заведение‚ заполнение‚ хранение‚ выдача) регулируются Постановлением № 225 и Инструкцией № 69.
Оформление трудовой книжки гражданского персонала: пошаговый алгоритм
Прием на работу (заведение/продолжение ТК)
- Запрос ЭТК (Электронной трудовой книжки): С 2021 года прием на работу осуществляется преимущественно с использованием ЭТК. Кадровый специалист через СФР (бывший ПФР) или оператора ЭТК запрашивает сведения о стаже работника.
- Бумажная ТК (если работник не отказался до 2020 г. или требует бумажного носителя):
- Если ТК представлена работником — вносится запись о приеме (колонка 3: «Принят на работу в воинскую часть № [номер] / [наименование организации] на должность [наименование] по табелю № [номер]»). Основание: приказ о приеме.
- Если ТК отсутствует (первая‚ утеряна‚ порвана) — заводится новая (бланк строгой отчетности) с присвоением серии и номера. Запись о приеме ставится первой.
- Сроки: Запись вносится не позднее 5 рабочих дней со дня вступления в силу приказа о приеме (п. 16 Правил № 225).
- Книга учета движения ТК: Данные о принятой/заведенной книжке вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек (журнал) и книгу учета бланков (если заводится новая). Ведение допускается в электронном виде.
Заполнение разворотов и записей (согласно Инструкции № 69)
| Раздел / Колонка | Правила заполнения для воинской части |
|---|---|
| ьный лист | ФИО полностью‚ дата рождения‚ образование (по документам)‚ профессия/специальность (по диплому/удостоверению). Дата заведения, день приема на работу. Подпись работника и ответственного лица (штамп воинской части ставится на развороте). |
| Колонка 1 (№ п/п) | Сквозная нумерация записей. |
| Колонка 2 (Дата) | ДД.ММ.ГГГГ — дата приказа о приеме/переводе/увольнении. |
| Колонка 3 (Сведения о работе) | |
| Колонка 4 (Основание) | «Приказ командира воинской части № [номер] от [дата]» (или приказ начальника организации‚ если это отдельное подразделение). |
Особенности для военнослужащих‚ уволенных в запас‚ устраивающихся в ту же в/ч на гражданскую должность
Частая ситуация: офицер ушел в запас и сразу устроился на гражданскую должность в той же воинской части.
- Военная служба не записывается в ТК как период работы.
- В ТК вносится запись только о приеме на гражданскую работу (см. п. 3.1).
- Страховой стаж за военную службу подтверждается Пенсионным фондом (СФР) на основании данных из Единого реестра застрахованных лиц (передаются из Минобороны) или по Военному билету/Свидетельству.
Хранение и ответственность
- Место хранения: Трудовые книжки гражданского персонала хранятся в кадровом отделе (службе кадров) воинской части в сейфе или металлическом шкафе.
- Ответственное лицо: Назначается приказом командира в/ч (обычно старший специалист по кадрам / начальник службы кадров).
- Срок хранения: В течение всего срока трудового договора. При увольнении — выдается в руки работника в день увольнения.
- Электронный журнал учета: Ведение книги учета движения ТК и бланков в электронном виде допускается (Письмо Минтруда)‚ но требуется обеспечение защиты информации и ЭЦП ответственного лица.
Увольнение гражданского персонала: порядок выдачи ТК
- Подготовка приказа об увольнении с указанием основания (ст. ТК РФ).
- Внесение записи об увольнении в ТК (бумажную) в день увольнения (последний рабочий день).
- Сведения в ЭТК передаются через оператора/СФР в течение 1 рабочего дня после приказа.
- Выдача ТК в руки работника под роспись в Книге учета движения ТК (колонка «Дата выдачи»‚ «Подпись получившего»).
- Если работник не явился за ТК — направляется заказным письмом с уведомлением (п. 38 Правил № 225).
Типичные ошибки и как их избежать
⚠ ТОП-5 ошибок в воинских частях:
- Заведение ТК срочникам/контрактникам. Это грубое нарушение. Военная служба ≠ трудовые отношения. ТК выдается/ведется только для гражданского персонала.
- Внесение записей о воинской службе в ТК гражданского работника (например: «Призван на срочную службу»‚ «Назначен в воинское звание лейтенант»). Нельзя. Военная служба не является трудовой деятельностью по ТК РФ.
- Пропуск срока внесения записи (более 5 дней при приеме‚ не в день увольнения).
- Отсутствие ссылки на приказ в колонке 4 (только «Приказ № 123» без указания даты и кем издан).
- Несвоевременная передача данных в ЭТК (просрочка более 1 дня при увольнении/переводе).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в воинской части: нюансы 2024–2026 гг.
С 2021 года переход на ЭТК стал обязательным для вновь нанимаемых. Для гражданского персонала воинских частей процедура стандартна:
- СНИЛС — обязательный идентификатор.
- Работник пишет заявление о выборе формата (ЭТК или бумажная + ЭТК). По умолчанию — только ЭТК.
- Кадровик в/ч работает через информационную систему СФР (ЛК застрахованного/работодателя) или интегрированную АИС (например‚ АИС «Кадры» Минобороны‚ 1С:ЗУП) для отправки СЗВ-ТД.
- СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) сдается ежемесячно до 15-го числа следующего месяца‚ а при приеме/увольнении — в сроки‚ установленные для ТК (5 дней / 1 день).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Нужно ли ставить печать воинской части на записи в трудовой книжке?
Ответ: Согласно п. 38 Инструкции № 69‚ печать на записях в трудовой книжке не ставится. Печать (штамп организации) ставится только на ьном листе при заведении новой книжки. Достоверность записи подтверждается подписью ответственного лица и номером/датой приказа в колонке 4.
Вопрос: Как оформить стаж военнослужащего‚ уволенного в запас‚ если он устраивается на работу в гражданской организации (не в в/ч)?
Ответ: Гражданская организация (новый работник) вносит запись о приеме на работу. Военная служба в ТК не записывается. Для Пенсионного фонда (СФР) стаж подтверждается автоматически по данным Минобороны (ЕРЗЛ) или по предоставленному работнику Военному билету/Свидетельству. Кадровик гражданской организации не имеет права вносить записи о военной службе.
Вопрос: Что делать‚ если у гражданского работника воинской части нет СНИЛС?
Ответ: Работодатель (воинская часть) обязан направить работника в СФР (МФЦ) для страхования и получения СНИЛС (ст. 7 ФЗ-167). Без СНИЛС невозможно корректно формировать СЗВ-ТД для ЭТК. Бумажная ТК заводится по общим правилам‚ но параллельно необходимо решать вопрос со СНИЛС.
Вопрос: Является ли служба по контракту основанием для записи в ТК «Принят на работу»?
Резюме для кадрового офицера воинской части
- Разделяйте потоки: Военнослужащие — учет личного дела‚ воинские билеты‚ свидетельства. Гражданский персонал — трудовые книжки (ЭТК/бумага)‚ трудовые договоры‚ приказы по ТК РФ.
- Не смешивайте правовые режимы: Никаких записей о воинских званиях‚ наградах‚ службе в ТК гражданского персонала.
- Соблюдайте сроки: 5 дней (прием/перевод)‚ 1 день (увольнение — ЭТК)‚ день увольнения (выдача бумажной ТК).
- Ведите учет бланков: Журналы (книги учета) — обязательны для бумажных ТК. Нумерация сквозная.
- Используйте АИС Минобороны / 1С: Автоматизация исключает ошибки в СЗВ-ТД и сроках.
Грамотное оформление трудовой документации в воинской части, это гарантия социальных прав гражданского персонала и отсутствие претензий со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда) и СФР при проверках.
Статья подготовлена на основании действующего на 2026 год законодательства РФ (ТК РФ‚ ФЗ-76‚ ФЗ-53‚ Пост. № 225‚ Приказ Минтруда № 69). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обращаться к правоведу воинской части или в территориальный орган СФР.