Ведение документации по работе с обращениями граждан, обязательное требование для любой воинской части Вооруженных Сил Российской Федерации․ Главным инструментом фиксации входящих и исходящих документов, касающихся прав и законных интересов военнослужащих, их родственников и иных граждан, является Книга учета обращений (предложений, заявлений или жалоб)․ В данной статье подробно разберем нормативную базу, виды журналов, правила оформления, сроки регистрации и ответственность за нарушение процедуры․

Нормативная правовая основа

Порядок ведения учета обращений в Вооруженных Силах РФ регламентируется рядом ключевых документов․ Основным из них является Инструкция по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации (утверждена Приказом Министра обороны РФ)․

• Приказ Минобороны РФ от № 555 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изменениями на актуальную дату)․
• Дисциплинарный устав Вооруженных Сил Российской Федерации — устанавливает формы учета письменных обращений (Приложение № 4)․
• Федеральный закон от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», базовый закон, распространяющийся на военную сферу․
• Методические рекомендации Генерального штаба ВС РФ по организации работы с обращениями․

Важно: Согласно п․ 4 Инструкции (Приказ № 555), обращения, поступившие в воинскую часть или должностному лицу, подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления․

Виды книг учета обращений

На практике в воинских частях ведутся две отдельные книги (журнала) в зависимости от формы поступившего документа․ Это жесткое требование нормативных актов․

Книга учета письменных обращений (предложений, заявлений или жалоб) воинской части

Форма: Установлена Приложением № 4 к Дисциплинарному уставу ВС РФ․ Это единая обязательная форма для всех воинских частей․

Назначение: Регистрация обращений, поступивших на бумажном носителе (письма, заявления, жалобы, рапорты, донесения граждан)․

Книга учета обращений (предложений, заявлений или жалоб) в форме электронных документов

Форма: Рекомендуемый образец утвержден Приложением № 1 к Инструкции по работе с обращениями граждан в ВС РФ (Приказ Минобороны № 555)․

Назначение: Учет обращений, поступивших через официальные сайты, порталы «Госуслуг», электронную почту ства, системы АИС «Обращения» и иные электронные каналы связи․

Структура и реквизиты Книги учета (Приложение № 4 к Дисц․ уставу)

Стандартная форма книги (бланк) содержит таблицу со следующими обязательными колонками (графами):

1. Порядковый номер — сквозная нумерация за календарный год․
2. Дата регистрации, дата внесения записи в книгу (не позднее 3 дней после поступления)․
3. Дата обращения — дата, указанная в самом документе гражданина․
4. Номер и дата входящего документа — присваиваемый в журнале регистрации входящей корреспонденции части (если ведется отдельно) или внутренний номер․
5. Фамилия, имя, отчество автора обращения (или наименование организации)․
6. Адрес автора (почтовый или электронный для ответа)․
7. Суть обращения (предложения, заявления, жалобы) — краткое содержание․
8. Кому передано на рассмотрение (разрешение) — должность, ФИО ответственного лица/подразделения․
9. Дата передачи на рассмотрение․
10. Результат рассмотрения (мероприятия, принятые по обращению) — кратко: «Разрешено», «Отказано», «Передано в вышестоящую инстанцию» и т;д․
11. Дата направления ответа заявителю․
12. Номер и дата исходящего документа (ответа)․
13. Подпись лица, принявшего обращение․
14. Подпись заявителя (при личном вручении ответа) — заполняется при необходимости․

Порядок ведения и оформления книги

Технические требования

• Прошивка и нумерация: Книга прошивается, листы нумеруются сквозно․
• Заверение: На последнем листе или на обложке ставится печать части (есть штамп) и подпись командира части (или лица, исполняющего его обязанности) с указанием даты начала и окончания ведения книги․
• Заполнение: Ведется ручкой (чернила черного, синего или фиолетового цвета) или на печатной машинке/компьютере с последующим склеиванием листов в прошитый блок․ Исправления и зачистки не допускаются․ Ошибки вычеркиваются одной чертой, правильный текст пишется рядом, заверяется подписью ответственного и датой․

Сроки регистрации

Согласно Инструкции (п․ 4), регистрация производится в течение 3 дней с момента поступления обращения в часть․ Для электронных обращений срок исчисляется с момента попадания в информационную систему части или на официальный адрес ства․

Ответственный за ведение

Обычно ведением книги занимается секретарь командира части, делопроизводитель или помощник командира по работе с личным составом (в зависимости от штатной численности и структуры части)․ ФИО ответственного лица фиксируется в приказе по части «О назначении ответственных за ведение журналов учета обращений»․

Особенности учета электронных обращений (Приложение № 1 к Инструкции № 555)

С переходом на электронное делопроизводство ведение «электронной книги» приобрело критическое значение․ Рекомендуемый образец (Приложение № 1) содержит дополнительные графы:

• Идентификационный номер обращения в информационной системе (Единый реестр обращений)․
• Канал поступления (Портал Госуслуг, сайт Минобороны, e-mail командира, АИС «Обращения» и др․)․
• Наличие электронной подписи (ЭП) заявителя․
• Ссылка на файл-вложение (скан заявления, подтверждающие документы)․

Интеграция с АИС «Обращения» Минобороны РФ позволяет автоматизировать заполнение части полей, однако распечатку реестра за отчетный период (месяц/квартал/год) необходимо прошивать и хранить как бумажный том книги учета электронных обращений․

Контроль за исполнением и сроки рассмотрения

Сама по себе регистрация в книге — только первый этап․ Главная цель — обеспечить контроль за сроками рассмотрения․

В графе «Результат рассмотрения» книги учета обязательно фиксируется итог: принято решение, направлен ответ, материал передан в прокуртуру/следственный орган/вышестоящее командование․

Хранение и архивирование

Сроки хранения книг учета обращений определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, и сроков их хранения (утв․ Росархивом) и внутренними архивными политиками Минобороны․

• Книги учета письменных и электронных обращений: как правило, 5 лет после окончания ведения (последней записи), затем подлежат оценке ценности (экспертизе) с возможностью перевода в архив части/воинского архива на более длительный срок (10–75 лет) в зависимости от категории дел․
• Сами обращения (дела по обращениям): хранятся вместе с книгой или в отдельных делах в соответствии с номенклатурой дел части․

Важно: Уничтожение книги учета до истечения срока хранения и без акта экспертизы документов влечет административную и дисциплинарную ответственность․

Типичные ошибки и нарушения (на что смотрят при проверках)

При проверках Главного управления организационно-мобилизационных работ (ГУОМР), военной прокуратуры или вышестоящего командования чаще всего выявляют:

1. Ведение одной книги на два вида обращений (бумажные + электронные), грубое нарушение Приказа № 555․
2. Просрочка регистрации более 3 дней (запись даты регистрации позднее реальной)․
3. Отсутствие сквозной нумерации или разрыв нумерации внутри года․
4. Незаверенная книга (нет подписи командира, печати, дат начала/конца)․
5. Пустые графы «Результат рассмотрения», «Дата ответа», «Номер исходящего», признак потери контроля за исполнением․
6. Исправления без заверения (просто зачеркнуто, без подписи и даты)․
7. Отсутствие приказа о назначении ответственного лица за ведение книги․

Взаимосвязь с воинским учетом и иными журналами части

Хотя Книга учета обращений — это документ офисного делопроизводства, она тесно связана с журналом воинского учета:

• Обращения от военкоматов о направлении граждан на воинский учет, уведомления об изменении данных регистрируются в Книге учета обращений (как входящие), а затем данные переносятся в Журнал учета бланков специального воинского учета (Форма № 13) или Журнал направления граждан в военный комиссариат․
• Жалобы призывников или военнообязанных на действия военноучетных столов части фиксируются в Книге учета обращений и рассматриваються по общему порядку․

Правильное ведение Книги учета обращений, это не просто бюрократия, а гарантия прав военнослужащих и граждан, а также защита командира части от обвинений в бездействии и нарушении сроков․

Чек-лист готовности к проверке:

• [ ] Имеются две отдельные книги: для письменных (ф․ Прил․ 4 Дисц․ устава) и электронных (ф․ Прил․ 1 Приказа № 555) обращений․
• [ ] Книги прошиты, пронумерованы, заверены подписью командира и печатью (даты начала/конца ведения)․
• [ ] Выдан приказ по части с назначением ответственного за ведение каждой книги․
• [ ] Регистрация производится в течение 3 дней (проверяется по дате входящего номера и дате в книге)․
• [ ] Все графы заполнены, в т․ч․ Результат рассмотрения и Дата/Номер ответа․
• [ ] Ведется контроль сроков (планка/электронная таблица) по всем открытым позициям книги․
• [ ] Электронные обращения из АИС «Обращения» / Госуслуг регулярно выгружаются, распечатываются и прошиваются в томе электронной книги․
• [ ] Сроки хранения соблюдаются, книги предыдущих лет переданы в архив части по акт приема-передачи․

Соблюдение данных правил обеспечивает прозрачность работы штаба, соблюдение законодательства и укрепление правопорядка в воинской части․

Статья подготовлена на основе актуальной на 2026 год нормативной базы: Приказ Минобороны РФ № 555, Дисциплинарный устав ВС РФ, ФЗ № 59-ФЗ, Методические рекомендации Генштаба ВС РФ․ Перед применением рекомендуется сверить формы бланков с последними изменениями в нормативных актах․