Дата актуализации материала: 07:26:26 ()․
В системе военного управления Российской Федерации особое внимание уделяется ведению и хранению служебной документации․ Однако со временем часть документов утрачивает своё практическое значение, а сроки их хранения истекают․ В таких случаях необходимо проводить уничтожение документов в строгом соответствии с нормативными актами, чтобы избежать утечки конфиденциальной информации и соблюсти требования законодательства․
Нормативная база
Основными документами, регламентирующими порядок обращения с документами в воинских частях, являются:
- Инструкция по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации (в т․ч․ Приложение N 50 – акт об уничтожении документов);
- Инструкция по учёту, хранению и уничтожению служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях, военных комиссариатах и организациях;
- Федеральный закон «О государственной тайне» (в части защиты сведений, содержащихся в документах);
- Постановления Правительства РФ и приказы Минобороны РФ, устанавливающие сроки хранения конкретных видов документации․
Основные принципы уничтожения документов
- Соблюдение сроков хранения – уничтожаются только те документы, у которых истёк установленный нормативом срок хранения․
- Отсутствие исторической, научной или практической ценности – перед уничтожением проводится экспертиза ценности документа․
- Формирование комиссии – решение о выделении документов к уничтожению принимается коллегиально (комиссия по делопроизводству)․
- Оформление акта – каждый этап фиксируется актом (например, Акт об уничтожении документов по Приложению N 50)․
- Конфиденциальность и безопасность – уничтожение осуществляется способами, исключающими восстановление информации (шредер, сжигание, утилизация в специализированных организациях)․
Этапы процесса уничтожения
Подготовка и отбор документов
Перед началом процедуры необходимо:
- Составить опись дел постоянного хранения за рассматриваемый период;
- Выполнить отбор документов с истёкшими сроками хранения;
- Проверить отсутствие судебных дел, документов постоянного хранения и материалов, требующих особого режима․
Пример: если в части все документы постоянного хранения и по личному составу присутствуют в полном составе на бумажных носителях, можно приступать к отбору документов за 2008‑2012 годы на уничтожение в 2014 году․
Составление акта о выделении к уничтожению
Для оформления используется форма Акт О выделении к уничтожению документов (образец можно скачать по ссылке, указанной в Инструкции)․ В табличную часть вносятся:
- Наименование документа;
- Регистрационный номер;
- Год издания;
- Срок хранения (указанный в нормативных актах)․
После заполнения акт подписывается председателем комиссии и ответственным за делопроизводство․
Утверждение и проведение уничтожения
Уничтожение документов с неистёкшими сроками хранения допускается только по решению Центральной экспертной комиссии МЧС России (или аналогичного органа в структуре Минобороны) и оформляется отдельным актом с приложением описи уничтожаемых материалов․
Для документов с истёкшими сроками хранения порядок следующий:
- Упорядочивание и формирование дел в соответствии с описью;
- Проверка комиссией соответствия выбранных документов критериям уничтожения;
- Непосредственное уничтожение (шредер, сжигание в специально оборудованных печах, передача в утилизирующую организацию);
- Составление итогового акта об уничтожении, где указываются количество уничтоженных листов, способ утилизации и подписи членов комиссии․
Хранение актов и отчётность
Все акты (о выделении к уничтожению и об уничтожении) хранятся в деле учёта уничтожения документов не менее 5 лет (или согласно установленному сроку хранения подобной документации)․ Отчёт о проведённой работе направляется в вышестоящий орган военного управления для контроля․
Какие документы можно уничтожить (примерный перечень)
Согласно пункту 3․6 и разделу XI «Уничтожение служебных документов, дел, книг, журналов учёта и иных материалов» Инструкции, к уничтожению подлежат:
- Документы ликвидируемых без правопреемника органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России, срок хранения которых на момент ликвидации истёк;
- Служебные документы, дела, книги и журналы учёта, издания, другая служебная литература, не имеющие научной, исторической ценности и утратившие практическое значение;
- Материалы с истёкшими сроками хранения (от 1 года до 5 лет включительно), например:
- Приказы и распоряжения текущего года (срок хранения 1 год);
- Журналы регистрации incoming/outgoing корреспонденции (срок хранения 2 года);
- Отчёты о боевой подготовке за год (срок хранения 3 года);
- Планы мероприятий и графики дежурств (срок хранения 4 года);
- Личные дела сотрудников, уволенных более 5 лет назад (срок хранения 5 лет)․
Документы, не подлежащие уничтожению:
- Дела постоянного хранения;
- Документы с неистёкшим сроком хранения;
- Материалы, имеющие историческую, научную или юридическую ценность;
- Судовые и следственные дела․
Практические рекомендации для воинских частей
- Регулярно обновлять номенклатуру дел – это упрощает отбор документов к уничтожению․
- Вести электронный учёт сроков хранения (например, в системе «Электронное делопроизводство»), чтобы получать автоматические напоминания о приближающемся окончании срока․
- Обучать членов комиссии основам экспертизы ценности документов и правилам оформления актов․
- Использовать сертифицированные способы уничтожения (шредеры с уровнем безопасности P-4 и выше, лицензированные организации по утилизации конфиденциальных материалов)․
- Фотографировать или сканировать отдельные экземпляры документов, представляющих потенциальный интерес, перед их уничтожением (по согласованию с вышестоящим органом)․
- Вести журнал учёта уничтоженных документов с указанием даты, способа утилизации и ответственных лиц․
Уничтожение документов воинских частей – это не просто административная процедура, а важный элемент обеспечения информационной безопасности и соблюдения законодательного порядка․ Чёткое следование установленным инструкциям, формирование компетентной комиссии и правильное оформление всех актов позволяют избежать правовых рисков, сохранить конфиденциальность служебной информации и оптимизировать работу архивных подразделений․
Соблюдая представленные рекомендации и опираясь на актуальные нормативные акты (включая данные из предоставленного фрагмента Инструкции), каждая воинская часть сможет эффективно и безопасно проводить процесс уничтожения документов, истёкших по срокам хранения․