Учёт личного состава (ЛС) – одна из ключевых функций любой воинской части. От правильного ведения документации зависят:

• правильность комплектования части;
• обеспечение материально-технической и финансовой поддержки;
• подготовка резервов и восполнение потерь;
• контроль за выполнением уставных требований и нормативных актов.

В статье рассмотрены основные виды документов, их формы, порядок заполнения, хранения и взаимодействия с другими подразделениями.

Общие принципы учёта личного состава

Согласно Уставу внутренней службы ВС РФ и приказам Министерства обороны, учёт ЛС ведётся в мирное и боевое время по единой системе, включающей:

1. Сбор и проверку личных документов военнослужащего (военный билет, удостоверение личности, медицинские справки и др.).
2. Ведение личного дела – постоянного досье, где фиксируются все кадровые события.
3. Регулярное обновление послужного списка – официального реестра, отражающего служебный путь, награды, дисциплинарные взыскания.
4. Контроль за штатной и списочной численностью части, а также за вакантными должностями.

Все операции фиксируются в бумажных и (всё чаще) электронных формах, что обеспечивает прозрачность и быструю доступность данных для командиров всех уровней.

Основные документы учёта личного состава

2.1 Книга учёта личного состава (форма 1)

Книга (или журнал) – основной документ, в котором фиксируются сведения о каждом военнослужащем части. Записи делаются на основании:

• военного билета, удостоверения личности;
• приказов командиров о приёме, переводе, увольнении;
• выписок из послужного списка.

Форма 1 утверждена Приказом Минобороны РФ № 280 от  N 390 (приложение 59). В ней указываются: ФИО, звание, должность, дата зачисления, срок контракта, семейное положение, возраст, дата увольнения и пр.

2.2 Журнал контроля за состоянием учёта личного состава (форма 32)

Форма 32 используется для ежемесячного контроля полноты и правильности записей в книге учёта. В журнале фиксируются:

• число военнослужащих по штатной и списочной численности;
• количество вакантных мест;
• состояние личных дел (полнота документов, наличие копий приказов).

2.3 Ведомость укомплектованности части

Ведомость (произвольной формы) отражает распределение личного состава по должностям, специальностям и срокам призыва. Она необходима для планирования комплектования, подготовки резервов и расчёта материального обеспечения.

2.4 Послужной список (ПС)

Послужный список – официальный реестр, который ведётся на протяжении всей службы военнослужащего. В ПС фиксируются:

• даты зачисления и увольнения;
• переводы, повышения, понижения в звании;
• награждения, награды, дисциплинарные взыскания;
• участие в боевых действиях, учениях, курсах повышения квалификации.

Послужный список используется при проверке личных дел, при оформлении пенсий и при предоставлении справок в гражданские органы.

2.5 Личное дело (ЛД)

Личное дело – комплект документов, включающий:

1. Военный билет и копию удостоверения личности;
2. Послужный список;
3. Приказы о приёме, переводе, повышении, увольнении;
4. Медицинские справки, аттестации, сертификаты о повышении квалификации;
5. Документы, подтверждающие участие в боевых действиях за границей.

Личное дело хранится в архиве части и в кадровом органе военной службы; при необходимости в него могут обращаться как командиры, так и органы государственной власти.

2.6 Дополнительные формы и справки

Для полного учёта в части применяются также:

• Приказ № 280 (приложение 59) – регламентирует порядок заполнения книги учёта.
• Формы «Выписка из приказов», «Архивные справки», «Справка о семейном положении».
• Электронные отчёты, генерируемые системой «Учет личного состава» (см. раздел 4).

Порядок заполнения и хранения документов

3.1 Технические требования

• Все бумажные формы заполняются чернильной ручкой, печатными буквами.
• Записи в книге учёта вносятся в хронологическом порядке, без пропусков дат.
• Каждая запись сопровождается подписью ответственного (начальника части, старшего офицера) и печатью.
• Личные дела хранятся в закрытом архиве, доступ к которым имеют только уполномоченные лица.

3.2 Сроки и периодичность

1. Ежедневно – внесение новых приёмов, переводов, увольнений.
2. Ежемесячно – заполнение журнала контроля (форма 32) и сверка с ведомостью укомплектованности.
3. Квартально – проверка полноты личных дел, обновление послужных списков.
4. Ежегодно – сдача отчётных форм в военный комиссариат и в органы Минобороны.

3.3 Хранение и архивирование

Документы хранятся в соответствии с Приказом Минобороны РФ № 390 от :

• Книга учёта и журналы – в центральном архиве части, срок хранения 30 лет после прекращения службы военнослужащего.
• Личные дела – в центральном архиве военной части и в региональном кадровом органе, срок хранения 50 лет.
• Электронные копии – в защищённой информационной системе, резервное копирование каждые 24 часа.

Электронные системы учёта и автоматизация

С 2020‑х годов в большинстве частей России внедрены автоматизированные системы (например, «Электронный журнал личного состава», «Военный информационный портал»). Их преимущества:

• Мгновенный доступ к актуальной информации о штатной и списочной численности;
• Автоматическое формирование ведомостей укомплектованности и статистических отчётов;
• Уведомления о приближающихся сроках окончания контракта, повышении в звании, необходимости медицинского осмотра;
• Сокращение количества бумажных документов и снижение риска ошибок.

Однако законодательно сохраняется обязательность ведения бумажных форм (книга учёта, журнал контроля), поэтому электронные системы работают в паре с традиционной документацией.

Документооборот и контроль

5.1 Порядок передачи документов

1. Приём нового военнослужащего – заполнение книги учёта (форма 1) и создание личного дела.
2. Перевод/повышение – оформление приказа, внесение изменений в книгу и в послужный список.
3. Увольнение – оформление приказа об увольнении, закрытие личного дела, передача копий в архив.
4. Сдача отчётов – ежемесячные и квартальные отчёты передаются в военный комиссариат и в центральный кадровый орган.

5.2 Ответственные лица

5.3 Внутренний контроль

Контроль за учётом осуществляется в соответствии с Уставом внутренней службы ВС РФ и приказами Минобороны. Основные мероприятия:

• Проверка полноты записей в книге учёта (ежемесячно).
• Сверка данных книги с электронным журналом (раз в квартал).
• Аудит личных дел – проверка наличия всех обязательных документов.
• Отчётность перед вышестоящими органами – предоставление форм 1, 32, ведомостей укомплектованности.

Практические рекомендации молодым офицерам

1. Тщательно проверяйте личные документы – любой пропуск (отсутствие копии приказа, неверная дата) может привести к ошибкам в учёте.
2. Соблюдайте сроки заполнения – запись в книгу должна происходить в тот же день, когда издаётся приказ.
3. Ведите резервную копию – регулярно сохраняйте электронные версии всех форм в защищённом облачном хранилище.
4. Проводите сверку с послужными списками – это поможет выявить дублирование или пропуски в личных делах.
5. Обучайте подчинённых – проведите инструктаж по правильному заполнению форм, используйте примеры (см. приложение «Заполнение книги учёта (Форма 1)»).
6. Следите за изменениями нормативных актов – новые приказы могут менять форму или порядок заполнения документов.

Документы по учёту личного состава – фундаментальная часть управления любой воинской части. Их правильное оформление, своевременное обновление и надёжное хранение позволяют:

• Эффективно планировать комплектование и подготовку резервов;
• Обеспечить прозрачность кадрового учёта для командования и государственных органов;
• Сократить риск административных и правовых ошибок;
• Сохранить историческую и правовую память о службе каждого военнослужащего.

Соблюдая нормативные требования, используя современные электронные системы и следуя рекомендациям, офицеры кадровых подразделений смогут обеспечить высокий уровень надёжности и эффективности учёта личного состава.

Составлено на основе открытых источников (КонсультантПлюс, официальные приказы Минобороны РФ, материалы муниципального образования Шангальское, публикации СМИ «Oboznik», а также практический опыт специалистов по кадровому учёту в 2023‑2025 годах).