Дата актуализации: 11:17:17 ()
Нормативная база
Основной документ‚ регламентирующий учет личного состава‚ – Инструкция по учету личного состава вооруженных сил от 9 июля 2025 г.. В ней определены:
- перечень обязательных форм учетных документов;
- порядок их заполнения‚ хранения и использования;
- требования к внесению изменений в персональные данные.
Основные учетные документы
Личное дело военнослужащего
Содержит полную информацию о службе: биографические данные‚ образование‚ воинские звания‚ награды‚ дисциплинарные взыскания‚ медицинские показатели и т.д.
Табель учета рабочего времени (ТУРВ)
Фиксирует явки‚ отсутствия‚ отпуска‚ командировки и другие виды времени службы.
Журнал учета личного состава (ЖУЛС)
Сводный регистр‚ в котором отражаются движения личного состава: прием‚ перевод‚ увольнение‚ отпуск‚ больничный и др.
Списочный состав части
Ежемесячный (или квартальный) перечень всех военнослужащих части с указанием их должностей‚ званий и категорий.
Карточка учета воинского звания и должности
Отдельная форма для отслеживания изменений воинского звания и занимаемой должности.
Медицинская карта военнослужащего
Содержит данные о состоянии здоровья‚ прививках‚ результатах медицинских осмотров и ограничениях по службе.
Документы по поощрению и наказанию
Приказы о награждении‚ выговорах‚ строгих выговорах‚ лишении званий и др.
Порядок ведения и обновления документов
- Основание для внесения изменений – приказ командира воинской части (начальника организации) о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении‚ дисциплинарном взыскании и т.п;
- Сроки внесения – изменения вносятся в течение трех рабочих дней с даты издания приказа.
- Ответственные лица – специалист по кадровому учету (или уполномоченное лицо) отвечает за корректность заполнения Forms и их своевременное обновление.
- Контроль и проверка – ежемесячный сверочный лист между ЖУЛС‚ табелем и личными делами; ежеквартальная инвентаризация документов.
Хранение и архивирование
- Срок хранения личных дел – 50 лет после увольнения из воинской службы.
- Табели учета рабочего времени и журналы хранятся 5 лет.
- Все документы должны находиться в условиях‚ обеспечивающих защиту от влаги‚ огня и несанкционированного доступа (сейфы‚ металлические шкафы с ограниченным доступом).
- Электронные копии допустимы при условии соблюдения требований к электронному документообороту и наличия электронной подписи.
Чек‑лист для ответственного за учет личного состава
- Проверить наличие приказа‚ являющегося основанием для внесения изменений.
- Сверить данные приказа с информацией в личном деле и ЖУЛС.
- Внести изменения в соответствующие формы (табель‚ списочный состав‚ карточка звания и др.).
- Подписать и поставить дату внесения изменений.
- Оформить журнал регистрации изменений (номер приказа‚ дата‚ ФИО ответственного).
- Выполнить контрольную сверку с другими учетными регистрами.
- Убедиться‚ что документы размещены в соответствии с требованиями хранения.
Примеры шаблонов (кратко)
Ниже приведены лишь названия форм; полные шаблоны можно скачать из официального нормативного справочника МО РФ.
- Форма № 1 – Личное дело военнослужащего.
- Форма № 2 – Табель учета рабочего времени.
- Форма № 3 – Журнал учета личного состава.
- Форма № 4 – Списочный состав части.
- Форма № 5 – Карточка учета воинского звания и должности.
- Форма № 6 – Медицинская карта военнослужащего.
Полезные советы
- Вести электронный журнал изменений с автоматическими напоминаниями о сроках внесения записей.
- Проводить обучение ответственных сотрудников раз в полгода по актуальным изменениям в инструкции.
- Использовать цветовую маркировку папок: красный – личные дела‚ синий – табели‚ зеленый – журналы.
- Регулярно проверять целостность архивов (периодический аудит раз в год).
Соблюдение перечисленных требований обеспечит прозрачность и надежность учета личного состава воинской части‚ что напрямую влияет на боевую готовность и дисциплину личного состава.