В системе документооборота Вооруженных Сил Российской Федерации строгое соблюдение установленных форм и правил оформления, залог правовой силы документов и безопасности грузоперевозок. Одним из ключевых элементов учета почтовых отправлений, посылок и пакетов, поступающих в воинскую часть или уходящих из нее, является Журнал учета посылок (пакетов) по форме № 8. Статья подробно разбирает требования к печати, используемой для заверения пакетов в соответствии с данной формой, нормативную базу, технические параметры и порядок эксплуатации.
Нормативная база и назначение формы № 8
Основным документом, регламентирующим ведение учета почтовых отправлений в войсках, являеться Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ и соответствующие приказы Министерства обороны (в частности, Приказ Минобороны РФ от № 700 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения документооборота в Вооруженных Силах Российской Федерации» и типовых форм первичной учетной документации).
- Форма № 8, это «Журнал учета посылок (бандеролей, пакетов) входящих и исходящих».
- Назначение: учет движения ценностей, документов, материальных средств, передаваемых почтовой связью или курьерами.
- Роль печати: печать на пакете (пломбировка, склеивание клейкой ленты с печатью) служит гарантией неприкосновенности вложения. Запись в журнале формы № 8 без надлежащего опечатывания пакета считается нарушением режима секретности и учета.
Требования к изображению печати (Клише)
Печать для пакетов, учитываемых по форме № 8, должна соответствовать установленным в Вооруженных Силах стандартам для служебных печатей. Использование печатей произвольного образца недопустимо.
Обязательные реквизиты клише
В соответствии с приказами Минобороны и ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Печати и штампы. Общие требования), на клише должны присутствовать:
- Государственный герб Российской Федерации (для воинских частей, имеющих право его использования — обычно это штаты части, штабы, отделы снабжения). Для ротных/батальонных наборов часто используется печать без герба с указанием номера воинской части.
- Полное официальное наименование воинской части (например: «Воинская часть 12345» или «123-я мотострелковая дивизия»).
- Наименование структурного подразделения (если печать ведомственная): «Склад материально-технического обеспечения», «Пост commandantа», «Командировка» и т.д.
- Четырехзначный номер воинской части (в/ч) — обязательный реквизит для идентификации.
Форма и размеры
- Форма: Круглая (стандарт для основных печатей части) или Треугольная (для печатей структурных подразделений, складов, постов — по решению командира части).
- Диаметр (для круглых): 38–42 мм (стандартный размер для печатей воинских частей).
- Сторона (для треугольных): 38–45 мм.
- Цвет краски: Синий или фиолетовый (стандарт для документооборота). Красный цвет используется исключительно для печатей с изображением Государственного герба на документах строгой отчетности, на пакетах допускается синий/фиолетовый для лучшей читаемости на крафте/картоне.
Технология изготовления печати
Изготовление печатей для нужд Вооруженных Сил осуществляется исключительно в специализированных организациях, имеющих лицензию ФСБ России на деятельность по изготовлению печатей, штампов и бланков строгой отчетности (если печать с гербом) или аккредитованных Минобороны предприятиях.
Порядок заказа:
- Служебная записка от начальника подразделения/склада командиру части с обоснованием необходимости (запуск нового склада, утеря/износ старой печати, изменение штата).
- Приказ (распоряжение) командира части на изготовление печати с присвоением ей инвентарного номера.
- Подготовка макета в графическом редакторе (CorelDRAW, Adobe Illustrator) в векторном формате (CDR, AI, EPS, PDF) с строгим соблюдением шрифтов (обычно PT Sans, Arial, Times New Roman — по стандарту части) и отступов.
- Согласование макета в управлении документооборота/секретности части.
- Изготовление и передача под роспись в «Книге учета печатей и штампов воинской части» (форма № 10 или аналогичная внутренняя форма).
Порядок опечатывания пакетов (Практическое применение)
Процедура упаковки и пломбирования пакетов, подлежащих учета в Журнале формы № 8, регламентирована Инструкцией по почтовой связи в ВС РФ и Уставом гарнизонной/нарядовой службы.
Подготовка пакета
- Вложение помещается в мешок/пакет/коробок соответствующего размера.
- На вложении или внутри кладутся сопроводительные документы (накладная, акт приема-передачи).
- Пакет зашивается (швейный нитью, бандерольной лентой) или склеивается клейкой лентой (скотчем) с нанесением контрольных надписей («Зашил/Заклеил: Звание, Фамилия, Подпись, Дата»).
Нанесение оттиска печати
- Место нанесения: На узле зашивки (перекрестье нитей), на клейкой ленте (перекрывая край ленты и корпус пакета), на пломбе (пломбировочном устройстве) или на специальной этикетке-пломбе.
- Качество оттиска: Оттиск должен быть четким, считываемым (читается номер в/ч, наименование). Просветы, размытость, двойные оттиски недопустимы.
- Краска: Используется штамповая краска на спиртовой или водной основе, быстросохнущая, стойкая к смазыванию и атмосферным воздействиям (дождь, снег, пыль).
Заполнение Журнала формы № 8
Сразу после опечатывания пакета ответственное лицо (кладовик, дежурный по части, секретарь штаба) вносит запись в Журнал:
| Графа журнала | Что заполняется |
|---|---|
| Порядковый номер | Сквозная нумерация за год |
| Дата поступления/отправки | ДД.ММ.ГГГГ |
| От кого/Кому (наименование организации, в/ч) | Полное наименование |
| Номер почтового отправления / накладной | Трек-номер или номер сопроводительной накладной |
| Вид отправления (посылка, бандероль, пакет) | Тип упаковки |
| Масса (кг) | Фактическая масса |
| Приметы об упаковке (зашит, склеен, опечатан) | Обязательно: «Опечатан печатью № [Инв; номер печати]» |
| Подпись принявшего/передавшего лица | Расшифровка подписи |
Учет, хранение и уничтожение печати
Печать — это средство обеспечения режима секретности и документа, подлежащее строгому учету.
Хранение
- Печать хранится у уполномоченного лица (кладовик, начальник склада, дежурный по части) в запертом ящике/сейфе.
- Передача печати другому лицу без приказа командира части запрещена.
- В ночное время или при отсутствии ответственного лица печать сдается в комендатуру/дежурную смену части под роспись в журнале смены.
Ежеквартальная проверка
Командир части (или уполномоченный офицер) проводит проверку наличия печатей, соответствия оттисков макетам, состояния оснасток (автоматиков, ручных прессов). Акт проверки оформляется служебной запиской.
Основания: износ (стертость рельефа), изменение номера/наименования в/ч, лишение права ношения герба, утеря/кража, решение командира части.
- Приказ командира части о выводе из эксплуатации и уничтожении.
- Создание комиссии (не менее 3-х человек: начальник управления документооборота, старшина части, ответственное лицо).
- Процедура уничтожения: механическое разрушение клише (срезание рельефа, расплавление полимера/металла) с составлением Акта уничтожения печати (в 2-х экземплярах).
- Внесение записи в Книгу учета печатей (графа «Дата уничтожения», «Основание», «Подписи комиссии»).
- Один экземпляр акта в архив части, второй — в Управление документооборота округа/объединения (при необходимости).
Типичные ошибки и нарушения
- Использование печати без герба там, где требуется с гербом (например, на документах строгой отчетности или международных отправлениях).
- Нанесение оттиска постор оттиска на грязную/влажную поверхность — оттиск нечитаем, пакет считается неопечатанным.
- Расхождение номера печати в Журнале формы № 8 и реального инвентарного номера печати.
- Хранение печати в открытом доступе или передача посторонним лицам (гражданам, сотрудникам почты без доверенности).
- Использование краски неподходящего цвета (красная без герба, черная — затрудняет контроль подлинности на фоне синих штампов почты).
Электронный документооборот (ЭДО) и перспективы
С внедрением АСУ «Архив» и систем электронного документооборота в Минобороны (ЭДО ВС РФ) функция физической печати на пакетах сохраняется, так как пакет — это физический объект. Однако учет в Журнале формы № 8 ведется параллельно: в бумажном виде (оригинал) и в электронном модуле «Учет почтовых отправлений». В электронной карточке отправления фиксируется ИД печати (уникальный код в реестре печатей части), что позволяет автоматически сверять факт опечатывания при приеме/передаче.
Печать для пакетов, учитываемых по форме № 8, — это не просто штамп, а средство физической защиты информации и материальных ценностей. Ее изготовление требует лицензии ФСБ и приказа командира, применение — строгого соблюдения технологии пломбирования и учета в журнале, а хранение и уничтожение, соблюдения режима секретности. Нарушение данных правил ведет к потере правовой силы документов, невозможности взыскания ущерба при потере вложения и дисциплинарной/уголовной ответственности виновных лиц. Командиры и ответственные за документооборот должны обеспечивать постоянный контроль за состоянием печатного фонда части.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по изготовлению, учету и применению печатей в конкретной воинской части необходимо руководствоваться действующими Приказами Минобороны РФ, Уставом ВС РФ и внутренними нормативными актами данной воинской части.