В системе документооборота Вооруженных Сил Российской Федерации строгое соблюдение установленных форм и правил оформления, залог правовой силы документов и безопасности грузоперевозок. Одним из ключевых элементов учета почтовых отправлений, посылок и пакетов, поступающих в воинскую часть или уходящих из нее, является Журнал учета посылок (пакетов) по форме № 8. Статья подробно разбирает требования к печати, используемой для заверения пакетов в соответствии с данной формой, нормативную базу, технические параметры и порядок эксплуатации.

Нормативная база и назначение формы № 8

Основным документом, регламентирующим ведение учета почтовых отправлений в войсках, являеться Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ и соответствующие приказы Министерства обороны (в частности, Приказ Минобороны РФ от № 700 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения документооборота в Вооруженных Силах Российской Федерации» и типовых форм первичной учетной документации).

• Форма № 8, это «Журнал учета посылок (бандеролей, пакетов) входящих и исходящих».
• Назначение: учет движения ценностей, документов, материальных средств, передаваемых почтовой связью или курьерами.
• Роль печати: печать на пакете (пломбировка, склеивание клейкой ленты с печатью) служит гарантией неприкосновенности вложения. Запись в журнале формы № 8 без надлежащего опечатывания пакета считается нарушением режима секретности и учета.

Требования к изображению печати (Клише)

Печать для пакетов, учитываемых по форме № 8, должна соответствовать установленным в Вооруженных Силах стандартам для служебных печатей. Использование печатей произвольного образца недопустимо.

Обязательные реквизиты клише

В соответствии с приказами Минобороны и ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Печати и штампы. Общие требования), на клише должны присутствовать:

1. Государственный герб Российской Федерации (для воинских частей, имеющих право его использования — обычно это штаты части, штабы, отделы снабжения). Для ротных/батальонных наборов часто используется печать без герба с указанием номера воинской части.
2. Полное официальное наименование воинской части (например: «Воинская часть 12345» или «123-я мотострелковая дивизия»).
3. Наименование структурного подразделения (если печать ведомственная): «Склад материально-технического обеспечения», «Пост commandantа», «Командировка» и т.д.
4. Четырехзначный номер воинской части (в/ч) — обязательный реквизит для идентификации.

Форма и размеры

• Форма: Круглая (стандарт для основных печатей части) или Треугольная (для печатей структурных подразделений, складов, постов — по решению командира части).
• Диаметр (для круглых): 38–42 мм (стандартный размер для печатей воинских частей).
• Сторона (для треугольных): 38–45 мм.
• Цвет краски: Синий или фиолетовый (стандарт для документооборота). Красный цвет используется исключительно для печатей с изображением Государственного герба на документах строгой отчетности, на пакетах допускается синий/фиолетовый для лучшей читаемости на крафте/картоне.

Технология изготовления печати

Изготовление печатей для нужд Вооруженных Сил осуществляется исключительно в специализированных организациях, имеющих лицензию ФСБ России на деятельность по изготовлению печатей, штампов и бланков строгой отчетности (если печать с гербом) или аккредитованных Минобороны предприятиях.

Порядок заказа:

1. Служебная записка от начальника подразделения/склада командиру части с обоснованием необходимости (запуск нового склада, утеря/износ старой печати, изменение штата).
2. Приказ (распоряжение) командира части на изготовление печати с присвоением ей инвентарного номера.
3. Подготовка макета в графическом редакторе (CorelDRAW, Adobe Illustrator) в векторном формате (CDR, AI, EPS, PDF) с строгим соблюдением шрифтов (обычно PT Sans, Arial, Times New Roman — по стандарту части) и отступов.
4. Согласование макета в управлении документооборота/секретности части.
5. Изготовление и передача под роспись в «Книге учета печатей и штампов воинской части» (форма № 10 или аналогичная внутренняя форма).

Порядок опечатывания пакетов (Практическое применение)

Процедура упаковки и пломбирования пакетов, подлежащих учета в Журнале формы № 8, регламентирована Инструкцией по почтовой связи в ВС РФ и Уставом гарнизонной/нарядовой службы.

Подготовка пакета

• Вложение помещается в мешок/пакет/коробок соответствующего размера.
• На вложении или внутри кладутся сопроводительные документы (накладная, акт приема-передачи).
• Пакет зашивается (швейный нитью, бандерольной лентой) или склеивается клейкой лентой (скотчем) с нанесением контрольных надписей («Зашил/Заклеил: Звание, Фамилия, Подпись, Дата»).

Нанесение оттиска печати

1. Место нанесения: На узле зашивки (перекрестье нитей), на клейкой ленте (перекрывая край ленты и корпус пакета), на пломбе (пломбировочном устройстве) или на специальной этикетке-пломбе.
2. Качество оттиска: Оттиск должен быть четким, считываемым (читается номер в/ч, наименование). Просветы, размытость, двойные оттиски недопустимы.
3. Краска: Используется штамповая краска на спиртовой или водной основе, быстросохнущая, стойкая к смазыванию и атмосферным воздействиям (дождь, снег, пыль).

Заполнение Журнала формы № 8

Сразу после опечатывания пакета ответственное лицо (кладовик, дежурный по части, секретарь штаба) вносит запись в Журнал:

Учет, хранение и уничтожение печати

Печать — это средство обеспечения режима секретности и документа, подлежащее строгому учету.

Хранение

• Печать хранится у уполномоченного лица (кладовик, начальник склада, дежурный по части) в запертом ящике/сейфе.
• Передача печати другому лицу без приказа командира части запрещена.
• В ночное время или при отсутствии ответственного лица печать сдается в комендатуру/дежурную смену части под роспись в журнале смены.

Ежеквартальная проверка

Командир части (или уполномоченный офицер) проводит проверку наличия печатей, соответствия оттисков макетам, состояния оснасток (автоматиков, ручных прессов). Акт проверки оформляется служебной запиской.

Основания: износ (стертость рельефа), изменение номера/наименования в/ч, лишение права ношения герба, утеря/кража, решение командира части.

1. Приказ командира части о выводе из эксплуатации и уничтожении.
2. Создание комиссии (не менее 3-х человек: начальник управления документооборота, старшина части, ответственное лицо).
3. Процедура уничтожения: механическое разрушение клише (срезание рельефа, расплавление полимера/металла) с составлением Акта уничтожения печати (в 2-х экземплярах).
4. Внесение записи в Книгу учета печатей (графа «Дата уничтожения», «Основание», «Подписи комиссии»).
5. Один экземпляр акта в архив части, второй — в Управление документооборота округа/объединения (при необходимости).

Типичные ошибки и нарушения

• Использование печати без герба там, где требуется с гербом (например, на документах строгой отчетности или международных отправлениях).
• Нанесение оттиска постор оттиска на грязную/влажную поверхность — оттиск нечитаем, пакет считается неопечатанным.
• Расхождение номера печати в Журнале формы № 8 и реального инвентарного номера печати.
• Хранение печати в открытом доступе или передача посторонним лицам (гражданам, сотрудникам почты без доверенности).
• Использование краски неподходящего цвета (красная без герба, черная — затрудняет контроль подлинности на фоне синих штампов почты).

Электронный документооборот (ЭДО) и перспективы

С внедрением АСУ «Архив» и систем электронного документооборота в Минобороны (ЭДО ВС РФ) функция физической печати на пакетах сохраняется, так как пакет — это физический объект. Однако учет в Журнале формы № 8 ведется параллельно: в бумажном виде (оригинал) и в электронном модуле «Учет почтовых отправлений». В электронной карточке отправления фиксируется ИД печати (уникальный код в реестре печатей части), что позволяет автоматически сверять факт опечатывания при приеме/передаче.

Печать для пакетов, учитываемых по форме № 8, — это не просто штамп, а средство физической защиты информации и материальных ценностей. Ее изготовление требует лицензии ФСБ и приказа командира, применение — строгого соблюдения технологии пломбирования и учета в журнале, а хранение и уничтожение, соблюдения режима секретности. Нарушение данных правил ведет к потере правовой силы документов, невозможности взыскания ущерба при потере вложения и дисциплинарной/уголовной ответственности виновных лиц. Командиры и ответственные за документооборот должны обеспечивать постоянный контроль за состоянием печатного фонда части.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по изготовлению, учету и применению печатей в конкретной воинской части необходимо руководствоваться действующими Приказами Минобороны РФ, Уставом ВС РФ и внутренними нормативными актами данной воинской части.