Отдел кадров (ОК) является одним из ключевых органов управления воинской частью, обеспечивающим кадровое сопровождение жизнедеятельности и боевой готовности подразделения. Его деятельность строго регламентирована уставами Вооруженных Сил РФ, приказами Министра обороны и нормативными правовыми актами в сфере трудового права (в части гражданского персонала). Ниже представлен подробный обзор структуры, задач и особенностей работы отдела кадров воинской части на актуальной на 23 июля 2026 года нормативной базе.

Правовая основа и место в системе управления

Деятельность отдела кадров строится на следующих ключевых документах:

• Устав внутренней службы ВС РФ — определяет общие принципы службы и управления.
• Приказы Министра обороны РФ (в т.ч. о штатном расписании, ведении воинского учета, присвоении воинских званий).
• Трудовой кодекс РФ, регулирует отношения с федеральными государственными гражданскими служащими (ФГКС) и работниками.
• Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» и ФЗ «О статусе военнослужащих».

В структуре управления воинской частью отдел кадров подчинен непосредственно заместителю командира по кадровой работе (заместителю командира — начальнику штаба) и функционально, Главному управлению кадров (ГУК) Министерства обороны РФ.

Организационная структура отдела кадров

Структура отдела кадров определяется штатным расписанием воинской части. В зависимости от численности и типа части (войсковая часть, обособленное структурное подразделение, учебное заведение, госпиталь), состав отделов может варьироваться, но типичная структура включает следующие направления (группы, секторы, отделы):

Основные структурные элементы

1. Начальник отдела кадров (воинская должность: начальник отдела кадров, старший помощник командира по кадрам). Несет личную ответственность за состояние кадровой работы во всей части.
2. Заместители начальника отдела кадров (по работе с офицерским составом, по работе с прапорщиками/мичманами и сержантами/рядовыми, по работе с гражданским персоналом, по воинскому учету и архиву).
3. Сектор (группа) работы с офицерским составом: учет, назначение на должности, аттестация, присвоение воинских званий, формирование кадрового резерва.
4. Сектор (группа) работы с прапорщиками, мичманами, сержантами и рядовыми: призыв, контрактная служба, переводы, увольнение, учет договоров.
5. Сектор (группа) работы с гражданским персоналом (ФГКС и работники): оформление приема/увольнения по ТК РФ, ведение личных дел, табелей учета рабочего времени, отпускных графиков.
6. Сектор воинского учета и архива: ведение воинского учета военнообязанных, хранение личных дел, деловых бумаг, формирование архива части.
7. Канцелярия (сектор документооборота): регистрация приказов, распоряжений, входящей/исходящей корреспонденции, контроль исполнения.

Кодирование структурных подразделений в штатном расписании

При формировании штатного расписания (унифицированная форма Т-3) каждому структурному подразделению присваивается код. Согласно методическим рекомендациям (КонсультантПлюс, Система «Кадры»):

• В графе 1 указывается наименование подразделения (например, «Отдел кадров», «Сектор работы с офицерским составом»).
• В графе 2 ставится код структурного подразделения.
• Принцип нумерации: если единого классификатора нет, наименования указывают в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников (сначала крупные отделы, потом средние и малые). Код должен позволять определить подчиненность и иерархию всей организации.

Основные задачи и функции отдела кадров

Цель работы отдела кадров — обеспечение воинской части необходимым количеством качественно подготовленных кадров и правовое оформление их статуса.

Работа с военнослужащими

• Прием на военную службу: по призыву, по контракту (подготовка пакетов документов, медицинское освидетельствование, проверка надежности).
• Учет и движение кадров: назначение на воинские должности, перевода, откомандирования, предоставление отпусков, лечение в ВВУЗ/военные госпитали.
• Присвоение воинских званий: подготовка пакетов документов для представления к присвоению очередных воинских званий (в срок, досрочно, на ступень выше занимаемой должности) — взаимодействие с Первым управлением ГУК МО РФ.
• Аттестация: организация и проведение аттестаций офицерского состава, прапорщиков/мичманов.
• Увольнение со службы: оформление оснований (возраст, здоровье, истечение срока контракта, отрицательные мотивы) и выдача удостоверений/военных билетов.
• Воинский учет: ведение учета военнообязанных в части, взаимодействие с военкоматами.

Работа с гражданским персоналом (ФГКС и работники)

• Ведение личных дел сотрудников (форм. Т-2).
• Составление и согласование штатного расписания и графика отпусков.
• Оформление приема, переводов, увольнений в соответствии с ТК РФ.
• Оформление дисциплинарных взысканий и поощрений.
• Подготовка приказов по кадровым вопросам (гражданский персонал).

Документальное обеспечение и архив

• Подготовка проектов приказов командира части (по основной деятельности, по кадрам, по воспитательной работе).
• Контроль за исполнением приказов и распоряжений.
• Формирование и хранение архива части (личные дела, служебные записки, приказы) в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
• Взаимодействие с Третьим управлением ГУК МО РФ (исторически отвечало за награждения, звания, письма, архивы).

Ключевые воинские должности и должностные обязанности

Согласно Перечню воинских должностей (Приложение №1 к приказам МО РФ), в структуре отдела кадров выделяются следующие ключевые должности:

Взаимодействие с вышестоящими органами (ГУК МО РФ)

Отдел кадров воинской части является низовой звеньевой структурой системы управления кадрами Министерства обороны. Ключевые направления взаимодействия:

• Первое управление ГУК: присвоение воинских званий (досрочно, на ступень выше), подготовка приказов Министра обороны, сбор и анализ оперативных данных кадровой обстановки.
• Третье управление ГУК (исторически/функционально): вопросы награждений, учета писем, архивного дела, мобилизационной подготовки кадров.
• Управления кадров округов/флотов/объединений: методическое руководство, согласование штатных расписаний, контроль за выполнением планов набора по контракту.

Планирование и отчетность

Работа отдела кадров ведется на основе планов:

• Годовой план работы отдела кадров (утверждается командиром части).
• Планы набора на военную службу по контракту (квартальные, годовые).
• Планы аттестаций, присвоения званий, перевода в запас.
• Статистическая отчетность (формы федерального статистического наблюдения, отчетность в ГУК).

Статистика выделяет периоды для расчетов текучести кадров, сроках службы, возрастном составе, что позволяет прогнозировать кадровые потребности.

Особенности ведения штатного расписания отдела кадров

Штатное расписание отдела кадров — это основной документ, определяющий его численность, структуру и должностные оклады.

Порядок составления и изменений:

1. Проект разрабатывает начальник ОК совместно с планово-финансовым отделом (ПФО) и юристами.
2. Согласовывается с начальником штаба (заместителем командира).
3. Утверждается приказом командира воинской части.
4. Изменения вносятся приказами командира части (введение/исключение должностей, изменение окладов, переподчинение секторов).

Важно: При заполнении формы Т-3 для отдела кадров как структурного подразделения, в графе 1 пишется «Отдел кадров», в графе 2 — его код (например, 01 или 10 в зависимости от иерархии частей). Внутренние сектора ОК могут не иметь отдельных кодов в общем штатном расписании части, если они не являются обособленными подразделениями с отдельным балансом, но имеют внутреннюю нумерацию внутри отдела.

Автоматизация и современные инструменты

На 2026 год работа отдела кадров немыслима без использования автоматизированных информационных систем (АИС):

• АИС «Кадры» (МО РФ): единая база данных личного состава, ведение личных дел в электронном виде, формирование приказов, отчетности.
• АИС «Воинский учет»: учет военнообязанных, призывников, лиц в запасе.
• Электронный документооборот (ЭДО) МО РФ: согласование и подписание приказов, служебных записок по ЭЦП.
• Личный кабинет военнослужащего / госслужащего: информирование о назначениях, зарплате, пенсионном обеспечении.

Типичные ошибки и риски в работе отдела кадров

• Нарушение сроков представления документов на присвоение воинских званий (просрочка приказов).
• Ошибки в личных делах (неверные даты, отсутствие подписей, неполные пакеты документов при увольнении).
• Несвоевременное обновление штатного расписания (несоответствие реальной структуры).
• Нарушение процедуры конкурса при приеме на ФГКС/работников.
• Некачественное ведение воинского учета (расхождения с данными военкомата).

Отдел кадров воинской части, это сложная, высокорегламентированная структура, эффективность работы которой напрямую влияет на боеготовность, морально-психологическое состояние личного состава и законность кадровых процессов. Ключевыми факторами успеха являются: строгое соблюдение уставов и приказов МО РФ, грамотное ведение штатного расписания с правильной кодировкой структурных подразделений, внедрение цифровых технологий (АИС «Кадры», ЭДО) и тесное взаимодействие с Главным управлением кадров Министерства обороны. Непрерывное повышение квалификации кадровых офицеров и гражданских специалистов ОК является залогом безупречного выполнения поставленных задач.