Деятельность органов управления воинских частей (войск) строго регламентирована нормативными правовыми актами Российской Федерации. Документооборот в войсках строится на основе Федерального закона «Об обороне», Уставов Вооруженных Сил РФ (в частности, Устава внутренней службы), а также типовых уставов органов управления соединений и воинских частей (например, Единый типовой устав органов управления войск Нацгвардии РФ, утвержденный приказом Минюста № 43273).

Ниже представлен систематизированный перечень основных групп документов, образующихся в ходе работы штабов, команданий и служб воинских частей, с указанием их назначения и нормативной основы.

Документы по организации системы управления и штатному обеспечению

Данная группа документов определяет структуру органа управления, полномочия должностных лиц и порядок их взаимодействия.

• Устав воинской части (органа управления), основной документ, регламентирующий организацию службы, права и обязанности военнослужащих.
• Штатное расписание воинской части (органа управления) — утверждает численность и состав должностей, воинские звания, категорию личного состава.
• Распоряжения командира (начальника) по вопросам организации управления (введение в должность, освобождение от должности, назначение дежурных, создание рабочих групп).
• Планы организации управления (план управления в мирное время, план перехода на воинское положение, план управления при выполнении задач в зоне вооруженного конфликта).
• Журналы учета распоряжений и приказов (журнал регистрации приказов командира, журнал учета распоряжений начальника штаба).

Документы документированного обеспечения управления и защиты государственной тайны

Ключевая группа, регулируемая Инструкцией по документированному обеспечению управления в Вооруженных Силах РФ (и аналогичными отраслевыми инструкциями) и законодательством о гостайне.

Организационно-распорядительные документы

1. Приказы командира (начальника), основной вид документов по вопросам управления, вступающих в силу в обязательном порядке.
2. Распоряжения командира (начальника) — по текущим оперативным и хозяйственным вопросам.
3. Инструкции, положения, регламенты, по конкретным видам деятельности (инструкция по охране гостайны, положение о секретариате, регламент работы штаба).

Документы по делопроизводству и архивному делу

• Номенклатура дел, утвержденный ежегодно перечень дел с указанием сроков хранения.
• Реестры (журналы) регистрации входящей, исходящей и внутренней документации (в т.ч. секретной).
• Дела текущего и постоянного хранения (справки, рапорты, объяснительные записки, служебные записки, акты, протоколы заседаний, доклады).
• Акты проверки дела на завершении года, акты отбора дел к уничтожению/передаче в архив.
• Инвентаризационные описи дел.

Документы по защите государственной тайны и режиму секретности

• Списки лиц, допущенных к гостайне (с указанием категории допуска).
• Журналы учета секретных документов (входящие, исходящие, внутренние, перемещение по экземплярам).
• Акты инвентаризации секретных документов.
• Акты уничтожения секретных документов (с указанием состава комиссии).
• Справки о допуске к гостайне, о продлении допуска, о снятии с допуска.
• Планы мероприятий по защите гостайны.

Документы оперативного и боевого учета (Воинский учет)

Регламентируются Приказами Министра обороны (например, Приказ № 390 «Об утверждении Инструкции по воинскому учету» и перечне форм документов).

Учет личного состава

• Рольовые списки (ведомости) личного состава (форма № 1, № 2 и др.).
• Личные дела военнослужащих (личное дело, служебная книжка, воинский билет).
• Воинские билеки, удостоверения личности военнослужащего (учет бланков строгой отчетности).
• Журналы учета движений личного состава (отпуска, командировки, госпитализация, арест, СИЗО).
• Ведомости присвоения воинских званий, назначения на военные должности.
• Документы по учету запасников (воинские учетные документы, повестки).

Оперативный и боевой учет

• Боевые отчеты (рапорты) о положении (обстановке), о выполнении боевой задачи.
• Журналы боевых дежурств (дежурств по части).
• Планы боевого применения, планы учения, планы мероприятий по подготовке.
• Карты и схемы с нанесенными обстановкой, задачами, границами.
• Акты разведки, сводки разведки.

Документы топографической службы и учета карт

Особая категория документов строгой отчетности.

• Журналы учета топографических карт (бланков строгой отчетности) — по приходу, расходу, остаткам.
• Ведомости передачи/приема карт (между подразделениями, на склад).
• Акты списания (уничтожения) изношенных или недействительных карт.
• Отчеты о наличии и состоянии картового обеспечения.
• Документы по геодезическому и топографическому обеспечению (планы съемки, отчеты о выполнении).

Документы по кадровой работе и воспитательной работе

• Планы воспитательной и идеологической работы (квартальные, годовые).
• Протоколы заседаний офицерских собранний, комитетов по делам военнослужащих.
• Характеристики на военнослужащих (для представления к званию, должности, награждению, перевода в запас).
• Документы по работе с лицами, призываемыми на военную службу (списки, повестки, акты медосмотра — во взаимодействии с военкоматами).
• Материалы проверок условий службы, быта, настроений личного состава.

Финансовые и материально-технические документы

Образуются в деятельности финансовой службы, службы материально-технического обеспечения (МТО), продовольствия и одежды.

Финансовые документы

• Сметы расходов, планы финансового обеспечения.
• Платежные поручения, кассовые ордера (приходные/расходные).
• Ведомости начисления и выплаты денежного содержания.
• Отчеты об исполнении бюджета (формы федерального казначейства).
• Акты инвентаризации кассовых наличностей.

Материально-технические документы (учет имущества)

• Инвентаризационные книги (ведомости) учетных единиц (имущество МО, вещевые имущества).
• Приходно-расходные накладные (Торг-12, формы МО).
• Акты приема-передачи имущества (при смене ответственных лиц, приема от ремонта).
• Акты списания, утилизации, передачи в безвозмездное пользование.
• Журналы учета ГСМ (топливно-смазочных материалов) — талоны, лимитные карты, акты отбора проб.
• Документы по питанию (рационы, ведомости питания, акты приема продуктов).

Документы медицинской и санитарной службы

• Медицинские карты военнослужащих (форма № 103/у и др.).
• Журналы учета больных и раненых (стационарные, амбулаторные).
• Ведомости медосмотров, прививок, санитарно-эпидемиологических мероприятий.
• Акты санитарной ревизии объектов.
• Отчеты о санитарных потерях, заболеваемости.

Документы правовой работы и военной прокуратуры/следования

• Журналы учета заявлений, жалоб, рапортов личного состава.
• Материалы служебных расследований (по фактам ДТП, нарушений уставов, преступлений, самоубийств, нестационарных потерь).
• Постановления о возбуждении/отказе в возбуждении уголовных дел (военными следователями/дознавателями).
• Акты проверок прокуратуры, судебные акты, предписания прокурора.
• Доклады о состоянии законности и правопорядка.

Документы архива воинской части

Образуются на этапе завершения делами срока хранения в секретариате.

• Акты отбора дел к передаче в архив части.
• Инвентаризационные описи дел, сдаваемых в архив.
• Журналы учета дел, выданных во временное пользование из архива.
• Справки из архива (награждения, стаж, ранения, контузии, для ветеранов, пенсионеров).
• Акты уничтожения дел по истечении сроков хранения.

Особенности учета документов в органах управления соединений (штабов)

В штабах соединений (бригад, дивизий) помимо перечисленного образуются специфические документы оперативного управления:

• Боевые распоряжения и приказы командира соединения.
• Журналы работы штаба (пункта управления).
• Сводки обстановки, информационные бюллетени.
• Планы операций (боевые приказы), директивы командира.
• Документы по взаимодействию с подчиненными частями и соседними соединениями (схемы взаимодействия, сигналы).
• Документы по управлению тылом (планы тылового обеспечения, отчеты о тыле).

Нормативная база формирования перечня и сроков хранения

1. Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказа Росархива (или уполномоченного федерального органа) «Об утверждении типовых номенклатур документов…» (для ведомств — типовые номенклатуры Минобороны, Росгвардии, ФСБ и др.).
3. Ведомственных инструкций по делопроизводству (Инструкция по документированному обеспечению управления в ВС РФ, Инструкция по архивному делу в ВС РФ).
4. Единого типового устава органа управления соединения и воинской части (утв. Минюстом России).

Важно: Конкретные формы документов (бланки), их реквизиты и обязательные процедуры оформления (подписи, печати, грифы секретности, регистрационные номера) жестко стандартизируются указанными выше инструкциями. Нарушение правил формирования, учета, хранения или уничтожения документов влечет за собой дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с Уставом внутренней службы и УК РФ.