Штатно-должностной список (часто используемое сокращение — ШДС или в контексте офицерского состава — ШДК, Штатно-должностная книга) является одним из основных организационно-штатных документов воинской части Вооруженных Сил Российской Федерации (ВС РФ), Военной службы национальной гвардии и других силовых структур. Этот документ фиксирует юридически закрепленную структуру личного состава, определяя, кто, на какой должности и с каким воинским званием должен служить в данном подразделении.

Понятие и нормативная база

Штатно-должностной список — это документ, в котором указывается поименной список военнослужащих подразделения (воинской части) по занимаемым должностям и воинским званиям с кратким указанием личных данных. Он является производным от штата воинской части — основного документа, устанавливающего организационную структуру, численность и состав личного состава.

Ключевые нормативные акты, регулирующие ведение ШДС:

• Устав воинской службы ВС РФ (утвержден Федеральным законом от № 76-ФЗ) — определяет общие правила учета личного состава.
• Положение о штатно-должностном учете личного состава (внутренние нормативные акты Минобороны РФ, Приказы Министра обороны).
• Перечень воинских должностей руководителей, командиров (начальников) воинских частей и их структурных подразделений, определяет номенклатуру должностей, подлежащих отражению в списке.
• Инструкции по делопроизводству в воинских частях.

Основные функции Штатно-должностного списка

ШДС выполняет ряд критически важных функций в управлении воинской частью:

1. Учетный и контрольный: Позволяет командиру и штабу в реальном времени знать фактическое заполнение штатных должностей, выявлять вакансии и переизбыток.
2. Кадровый планирование: Является основой для составления планов набора, перевода, увольнения и назначения на воинские должности.
3. Обеспечение денежного содержания: Данные ШДС (должность, воинское звание, категория службы) используются для расчета окладов, надбавок (в т.ч. за особые условия службы, совмещение должностей) и выплаты денежного довольствия.
4. Документальное оформление: Служит основанием для ведения учетно-послужных карточек, книг алфавитного учета, составления именных списков (например, перед учениями, парадами, отъездом в район проведения боевой задачи).
5. Исторический архив: Хранит историю заполнения должностей конкретными людьми, что важно для аттестаций и назначения государственных наград.

Структура и реквизиты документа

Типовая форма Штатно-должностного списка (или книги ШДК для офицерского состава) содержит следующие обязательные разделы и графы:

А. Шапка документа

• Наименование воинской части (в/ч №…).
• Наименование подразделения (роты, батальона, штаба и т.д.).
• Дата составления / актуализации.
• Подпись командира (начальника) и печать (при наличии).

Б. Табличная часть (основные графы)

В. Специфические графы (в зависимости от вида списка)

• Категория личного состава: офицерский, прапорщики/мичманы, сержанты/старшины, рядовой состав (контракт/срочная служба).
• Образование, специальность (ВУС): Важно для проверки соответствия должности.
• Дата рождения / Год окончания ВУЗ: Для планирования сроков службы и увольнения.
• Совмещенные должности: Отражаются в строке основной должности с пометкой «совм.» (например, «Замкомандира взвода — командир отделения»). Важно для начисления ежемесячной надбавки за совмещение;

Виды штатно-должностных списков

В практике воинских частей различают несколько видов этого документа:

• Штатно-должностная книга офицерского состава (ШДК): Ведется на уровне батальона/дивизиона и выше. Содержит подробные личные данные офицеров (образование, семейное положение, награды, прохождение ВУС). Является основным документом для офицерского учета.
• Штатно-должностной список прапорщиков, мичманов, сержантов и старшин: Ведется в ротах и батальонах.
• Штатно-должностной список рядового состава (солдат, матросы): Часто ведется в составе именных списков рот/батальонов.
• Именной список личного состава: Оперативный документ, выписываемый из ШДС для конкретных мероприятий (учение, парад, отъезд, учет на воинской части).

Порядок ведения и актуализации

Очень важно помнить: Штатно-должностной список — это «живой» документ. Его ведение регламентировано строго:

Кто ведет:

• В роте/батальоне, командир подразделения (лично или через командира взвода/старшину роты).
• В штабе воинской части — начальник штаба / начальник отдела кадров (ОК).

Сроки и правила обновления:

1. Ежемесячная сверка: Записи в книге (списке) ежемесячно сличаются с данными учетных документов штаба: учетно-послужными карточками, книгами алфавитного и штатно-должностного учета, приказами о назначении/переводе/увольнении.
2. Незамедлительное внесение изменений: При публикации приказа о назначении на должность, переводе, увольнении, присвоении воинского звания, изменении ВУС — соответствующая запись вносится в ШДС в день подписания приказа.
3. Оформление вакансий: Если должность свободна, в графе ФИО ставится прочерк или запись «Вакантна», указывается дата возникновения вакансии.
4. Совмещение должностей: Если штатами предусмотрены совмещенные наименования (напр., «Замкомандира взвода — командир отделения»), в список вносится одна запись с указанием обеих должностей. Надбавка за совмещение начисляется на основании этой записи.

Взаимосвязь с другими документами

ШДС не существует изолированно, он является центральным звеном в системе кадрового учета:

• Штат воинской части → задает «план» (сколько должностей и каких).
• Штатно-должностной список → фиксирует «факт» (кто на этих должностях).
• Учетно-послужная карточка (форма № 310 / № 310-1) → личный досье военнослужащего, данные которого должны в точности соответствовать ШДС.
• Книга алфавитного учета → позволяет быстро найти военнослужащего по фамилии и увидеть его должность.
• Приказы к воинской части → правовая основа для каждой записи в ШДС.
• Ведомости на денежное довольствие → формируются на основе данных ШДС (должность, звание, надбавки).

Типичные ошибки и риски при ведении

Некачественное ведение ШДС ведет к серьезным последствиям:

• Расхождение с приказами: Военнослужащий давно переведен/уволен, а в ШДС числится на старой должности (риск недополученных или излишне выплаченных денежных средств).
• Игнорирование вакансий: Долгое незнание о вакантных должностях срывает планы набора и перевода.
• Ошибки в ВУС/звании: Назначение на должность военнослужащего без соответствующей военной учебной специальности или несоответствующего звания (без оформления временного исполнения обязанностей).
• Потеря истории: Стирание старых записей вместо зачеркивания и подписания — нарушение архивной техники и делопроизводства.

Цифровизация: Переход на АИС «Кадры» / АСУ ВС

На современном этапе ведение бумажного Штатно-должностного списка (книги) постепенно заменяется или дублируется работой в Автоматизированных информационных системах (АИС) Министерства обороны РФ (например, АИС «Кадры», модули АСУ ВС).

Преимущества электронного учета:

• Автоматическое формирование ШДС по запросу (на любую дату).
• Контроль соответствия ВУС/звания должности на этапе ввода приказа.
• Мгновенная генерация именных списков, ведомостей, отчетности.
• Исключение дублирования данных (единая база).

Тем не менее, бумажный экземпляр (или распечатка с «живой» подписью командира) по-прежнему требуеться для проверок, ревизий, передачи дела сменяемому командиру и работы в условиях отсутствия связи/электропитания.

Практическая рекомендация для командира (начальника)

Получите готовый образец штата воинской части и формы ШДС у старшего по штату или в отделе кадров вышестоящего штаба. Адаптируйте их под специфику вашей части (военного представительства, военкомата).

Алгоритм действий при приеме подразделения/должности:

1. Сверьте бумажный ШДС (или выписку из АИС) с актуальным штатом.
2. Проверьте наличие приказов на каждого военнослужащего в списке.
3. Выявите все вакансии и несоответствия (ВУС, звание, срок службы).
4. Докладите командиру воинской части (начальнику) о реальном состоянии заполненности штата.
5. Установите еженедельный/ежемесячный контроль актуализации данных.

Штатно-должностной список воинской части — это не просто бюрократическая формальность, а главный инструмент командира по управлению личным составом. От точности и своевременности его ведения зависят: законность назначений, правильность денежного обеспечения, боеготовность подразделения и способность быстро мобилизовать ресурсы для выполнения задач. Переход на цифровые платформы упрощает рутину, но не отменяет ответственности командира за достоверность данных, закрепленную Уставом воинской службы.

Статья подготовлена на основе нормативных актов Минобороны РФ, Устава воинской службы ВС РФ и практики ведения кадрового учета воинскими частями (актуально на 2026 год).