Сегодня – актуальная дата для обсуждения роли делопроизводителя в военной (строевой) части. В условиях высокой нагрузки на документооборот, связанной с учётом личного состава, планированием учений, обеспечением материально‑технического снабжения и взаимодействием с вышестоящими штабами, профессия делопроизводителя приобретает особое значение.

Кто такой делопроизводитель в строевой части?

Делопроизводитель – это специалист, отвечающий за документооборот и архивное дело в организации. В военной части его задачи включают:

• приём и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
• контроль за исполнением поручений и распоряжений командиров;
• ведение номенклатуры дел и журналов регистрации;
• обеспечение сохранности, доступности и своевременной передачи документов;
• формирование и ведение архива делопроизводства (текущего и постоянного хранения).

Как отмечают источники, в штабе войсковой части любого уровня очень много бумажной работы, связанной с подсчётом и перемещениями личного состава. Исторически эту работу выполняли специальные делопроизводители, а в современных условиях часть функций передаётся наёмному персоналу, а часть – солдатам‑срочникам, проходящим подготовку по данной специальности.

Основные функции делопроизводителя в регистрации документов

Регистрация входящих документов

Процесс начинается с получения письма, распоряжения, запроса или иного документа. Делопроизводитель:

1. проверяет наличие всех обязательных реквизитов (дата, номер, отправитель, тема);
2. присваивает регистрационный номер согласно установленной номенклатуре дел;
3. вносит запись в журнал регистрации (электронный или бумажный);
4. обеспечивает проставление штампа «Получено» и подпись ответственного лица;
5. направляет документ соответствующему должностному лицу для дальнейшего рассмотрения.

Регистрация исходящих документов

Исходящая корреспонденция оформляется по тем же стандартам:

• формирование проекта документа (согласование с автором и руководителем);
• присвоение исходящего номера и даты;
• внесение записи в журнал исходящей корреспонденции;
• подписание документа уполномоченным лицом (в АРМ МЭДО ДСП – указание делопроизводителя в поле «Подписанты»);
• рассылка получателям и архивирование копии.

Контроль исполнения поручений

Делопроизводитель ведёт реестр поручений, отмечая даты получения, сроки исполнения и фактическое выполнение. При просрочке инициирует напоминания ответственным лицам.

Ведение номенклатуры дел и архивное дело

Согласно профстандарту 07.002 (приказ Минтруда 2015 г.), делопроизводитель отвечает за:

• формирование и актуализацию номенклатуры дел;
• классификацию документов по группам и подгруппам;
• определение сроков хранения и передачу в архив;
• обеспечение условий сохранности (температура, влажность, защита от несанкционированного доступа).

Организация документооборота в строевой части

Для эффективной работы необходимо соблюдать несколько ключевых принципов:

1. Единые стандарты оформления – реквизиты, нумерация, подписи должны соответствовать внутренним нормативным актам и государственным требованиям (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, приказы Минобороны).
2. Автоматизация регистрации – при значительном объёма документов рекомендуется использовать электронные системы (АРМ МЭДО ДСП, «1С:Документооборот», «Контур.Документы» и др.). Это снижает время поиска, исключает ошибки при ручной нумерации и обеспечивает быстрый поиск по содержанию.
3. Разделение зон ответственности – в крупных подразделениях выделяют отдельные должности: регистратор входящих документов, регистратор исходящих, архивариус, контролёр исполнения поручений.
4. Обучение и аттестация – регулярные курсы повышения квалификации (например, программы УЦ НЦПО) позволяют освоить новые нормативные акты и работу с современными СЭД.
5. Контроль и аудит – периодическая проверка журналов регистрации, соответствия номенклатуры дел и состояния архива помогает выявлять нарушения и своевременно их исправлять.

Как указывают источники, при работе с бумажными журналами возникают сложности: поиск по номеру занимает много времени, а поиск по содержанию практически невозможен. Поэтому переход на электронные системы – не просто тренд, а необходимость для обеспечения оперативности и точности документооборота в строевой части.

Нормативная база и профстандарты

Деятельность делопроизводителя регулируется следующими документами:

• Приказ Минтруда РФ № 07.002 от 2015 г. – профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – система документационного обеспечения управления. Правила оформления документов;
• Внутренние приказы Минобороны РФ – о порядке ведения делопроизводства в войсках, о журнале регистрации документов, о хранении и уничтожении дел.
• Должностные инструкции (например, «Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за регистрацию документов) АХО») – детализируют конкретные обязанности и права специалиста.

Эти нормативные акты определяют не только перечень функций, но и требования к образованию, уровню квалификации и порядку аттестации.

Требования к квалификации и обучению

Для успешной работы делопроизводителем в строевой части необходимы:

• Среднее профессиональное или высшее образование в области юриспруденции, управления, информатики или смежных специальностей.
• Знание нормативной базы документооборота (ГОСТы, приказы Минобороны, внутренние регламенты).
• Умение работать с офисной оргтехникой (сканер, принтер, факс, копир) и системами электронного документооборота (АРМ МЭДО ДСП, «1С», «Контур»).
• Высокий уровень внимательности, ответственности и организованности.
• Навыки деловой переписки и работы с номенклатурой дел.

Получить профессию можно через:

1. Профессиональные училища и колледжи (программы «Делопроизводство и архивное дело»).
2. Курсы повышения квалификации (например, от УЦ НЦПО, «Работа.ру»).
3. Самообразование с использованием учебных пособий и онлайн‑лекций.

Средняя заработная плата делопроизводителя в гражданском секторе составляет от 30 000 до 55 000 рублей в зависимости от региона и опыта. В военной части оплата может включать дополнительные надбавки за звание, выслугу лет и работу в условиях повышенной ответственности.

Перспективы карьеры

Начав карьеру как делопроизводитель, специалист может развиваться в следующих направлениях:

• Старший делопроизводитель / руководитель канцелярии.
• Специалист по работе с архивом (архивариус, заведующий архивом).
• Методист по документообороту, ответственный за внедрение СЭД.
• Офис‑менеджер или администратор управленческого аппарата.
• Переход в смежные области: юриспруденция, кадровое делопроизводство, логистика документации.

Военная служба предоставляет дополнительные возможности для получения званий и присвоения квалификационных разрядов, что повышает статус и материальное обеспечение специалиста.

Делопроизводитель в строевой части – это не просто сотрудник, который «принимает и отправляет бумаги». Это ключевая фигура в системе управления, обеспечивающая:

• точность и своевременность регистрации всех видов документов;
• контроль исполнения приказов и распоряжений;
• сохранность и доступность информации для принятия решений;
• соответствие нормативным требованиям и готовность к проверкам и инспекциям.

С учётом растущего объёма документации, связанного с модернизацией вооружения, проведением учений и взаимодействием с гражданскими структурами, роль делопроизводителя только усиливается. Инвестиции в его подготовку, автоматизацию процессов и соблюдение нормативной базы напрямую влияют на боеготовность и эффективность воинской части.

Таким образом, профессия делопроизводителя остаётся востребованной, престижной и перспективной как в гражданском, так и в военном секторе.