Путевые листы (далее – ПЛ) ключей от замков зажигания – документ, фиксирующий выдачу, перемещение и возврат ключей, используемых для запуска автотранспортных средств, находящихся в автопарке воинской части. Правильное оформление ПЛ обеспечивает:

• Контроль доступа к транспортным средствам;
• Отслеживание перемещения техники;
• Снижение риска утраты или несанкционированного использования ключей;
• Соответствие требованиям внутреннего регламента и нормативных актов (приказов Минобороны РФ).

Основные понятия и нормативные документы

Для правильного оформления ПЛ необходимо знать, какие нормативные акты регулируют данный процесс:

1. Приказ Минобороны РФ № 056/ПЗ от – «Об организации учета автотранспортных средств в воинских частях».
2. Приказ Минобороны РФ № 124/ПЗ от – «О порядке ведения путевых листов и журналов учета ключей».
3. Внутренний регламент конкретной части (раздел «Учет автотранспорта и ключей»).

Состав Путевого листа

ПЛ представляет собой табличный документ (бумажный или электронный), в котором фиксируются следующие реквизиты:

Участники процесса

• Ответственный за автопарк (ОАП) – главный контролёр выдачи и возврата ключей.
• Старший механик (СМ) – осуществляет техническую проверку состояния замка и ключа.
• Получатель (водитель, командир подразделения) – лицо, которому выдается ключ.
• Служба безопасности (ССБ) – при необходимости контролирует выдачу в рамках специальных операций.

Пошаговый порядок получения Путевого листа

Шаг 1. Подготовка запроса

Получатель формирует письменный запрос (заявку) в свободной форме или по шаблону, указывая:

• Транспортное средство (номер, марка, тип);
• Цель использования (переезд, учения, ремонт и т.д.);
• Сроки (дата и время выдачи, предполагаемая дата возврата);
• Контактные данные.

Заявка подписывается получателем и направляется в ОАП.

Шаг 2. Проверка наличия ключа

ОАП совместно со СМ проверяют наличие нужного ключа в хранилище:

1. Сверка инвентарного номера замка и ключа.
2. Контроль состояния (отсутствие повреждений, работоспособность).
3. Запись в журнал «Текущее состояние».

Шаг 3. Оформление Путевого листа

Если ключ найден и готов к выдаче, ОАП заполняет ПЛ:

• Вносит дату и время выдачи.
• Указывает номер автомобиля и замка зажигания.
• Записывает ФИО и должность получателя.
• Отмечает цель выдачи.
• Получатель ставит свою подпись в графе «Подпись получателя».

Для электронных систем – ввод данных в специализированную программу (например, «АвтоУчет»), после чего система генерирует PDF‑копию ПЛ.

Шаг 4. Выдача ключа

СМ передаёт ключ получателю, одновременно проверяя:

• Совпадение номера ключа с записанным в ПЛ.
• Отсутствие посторонних предметов в комплекте (ключ, запасная копия, инструкция).

Получатель получает ключ и подтверждает получение подписью в ПЛ.

Шаг 5. Регистрация в системе контроля доступа

ОАП вносит запись о выдаче в журнал выдачи ключей (бумажный или электронный). При наличии электронного контроля (СКУД) фиксируется время открытия замка зажигания.

Шаг 6. Возврат ключа

По окончании использования получатель обязан вернуть ключ в срок, указанный в ПЛ. При возврате происходит:

1. Проверка состояния ключа (отсутствие повреждений, чистота).
2. Подпись получателя в графе «Подпись получателя (возврат)».
3. Подпись ОАП в графе «Подпись ответственного (приём)».
4. Обновление статуса в электронном реестре.

Особенности при экстренных ситуациях

Если требуется немедленная выдача ключа (например, в случае срочного реагирования), допускается упрощённый порядок:

• Заполнение ПЛ «вручную» без предварительного запроса.
• Подпись ОАП и СМ в качестве подтверждения законности выдачи.
• После завершения операции – обязательное оформление официального запроса и последующее внесение данных в журнал.

Все такие случаи фиксируются в отдельном разделе «Экстренные выдачи» с указанием причины и приказа, на основании которого произведена выдача.

Ответственность за нарушение порядка

Нарушения могут включать:

• Отсутствие подписи получателя;
• Выдача без проверки состояния ключа;
• Несвоевременный возврат или утеря ключа.

За такие нарушения предусмотрена дисциплинарная ответственность в соответствии с Уставом внутренней службы (УИС) воинской части и Воинским уставом РФ. Возможные меры:

1. Замечание или выговор;
2. Штрафные санкции (если предусмотрено локальными нормативными актами);
3. Уголовная ответственность в случае умышленной кражи или передачи ключа посторонним лицам.

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте состояние замков и ключей – минимум раз в месяц.
• Ведите резервный журнал в бумажном виде на случай сбоя электронных систем.
• Обучайте персонал правилам оформления ПЛ и ответственности за их соблюдение.
• Используйте штрих-коды или RFID‑метки для ускорения инвентаризации.
• Проводите периодический аудит (раз в квартал) со стороны службы безопасности.

Пример заполненного Путевого листа (бумажный вариант)

Тщательное соблюдение описанного порядка получения и оформления путевых листов ключей от замков зажигания гарантирует:

• Контроль доступа к автотранспорту;
• Прозрачность и подотчётность в использовании служебного имущества;
• Снижение риска утраты или несанкционированного использования ключей;
• Соответствие нормативным требованиям Министерства обороны РФ.

Внедрение электронных систем учёта и регулярные проверки позволяют поддерживать высокий уровень дисциплины и оперативности в управлении автопарком воинской части.

Дата публикации: . Автор: военный аналитик, специалист по учёту автотранспорта.