Процедура уничтожения служебных документов в Вооружённых Силах РФ регламентируется Инструкцией по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации (Приказ Министра обороны РФ от № 170‚ ред. от ). Ниже представлен пошаговый алгоритм‚ который позволяет воинской части корректно подготовить документы к уничтожению‚ соблюсти все нормативные требования и оформить необходимую документацию.

Нормативная база

• Приказ Министра обороны РФ № 170 – основной нормативный акт‚ определяющий порядок приёма‚ обработки‚ учёта‚ хранения и уничтожения документов.
• Приложения к Инструкции (описания дел постоянного‚ временного хранения и по личному составу‚ акты о выделении к уничтожению).
• Методические рекомендации КонсультантПлюс и SPOK.BY по порядку отбора и оформления актов уничтожения.

Подготовительный этап: формирование описей дел

Перед тем как приступить к отбору документов к уничтожению‚ необходимо актуализировать описи дел за соответствующий период.

• Опись дел постоянного хранения – составляется за каждый отчётный год.
• Опись дел временного хранения (свыше 10 лет) – формируется аналогично‚ но включает дела со сроком хранения более десяти лет.
• Опись по личному составу – содержит дела‚ связанные с обслуживанием личного состава (приказы‚ личные карточки и т.д.).

Составление описей выполняеться ответственными лицами (секретариат‚ отдел кадров‚ архив) в соответствии с приложениями № 1‑3 к Инструкции.

Экспертиза ценности документов

После формирования описей проводится экспертиза ценности документов. Цель – выявить дела‚ которые:

• имеют истёкший срок хранения;
• утратили практическое значение;
• не обладают исторической‚ научной или иной ценностью.

Экспертиза осуществляется комиссией‚ включающей представителей юридического отдела‚ архива и ответственного за делопроизводство.

Отбор документов к уничтожению

Отбор производится после составления описей дел за соответствующие годы (см. п. 7.7 Инструкции). В результате формируется список дел‚ подлежащих уничтожению.

Основные шаги отбора:

1. Сверка каждой позиции описи с установленными сроками хранения (нормативные акты‚ классификаторы).
2. Отметка дел‚ срок хранения которых истёк.
3. Проверка отсутствия исторической или иной ценности (консультация с архивом‚ историческим отделом).
4. Внесение выбранных дел в предварительный перечень к уничтожению.

Составление акта о выделении документов к уничтожению

Акт о выделении (часто называют «акт уничтожения документов») оформляется по приложению № 4 к Инструкции. Его структура:

• Шапка – наименование воинской части‚ дата и номер приказа‚ которым утверждена инструкция.
• Состав комиссии – таблица с ФИО и должностью каждого члена (председатель‚ секретарь‚ эксперты).
• Перечень подлежащих утилизации документов – таблица с колонками: № п/п‚ наименование документа‚ номер дела‚ год издания‚ срок хранения‚ примечание.
• Способ уничтожения – указание выбранного метода (шредер‚ сжигание‚ утилизация через специализированную организацию и т.д.).
• Подписи – председателя комиссии‚ секретаря и всех членов комиссии.

При заполнении акта важно:

• использовать только данные из актуальных описей;
• указывать точные номера дел‚ если они внесены в описи;
• не оставлять пустых строк в табличной части.

Согласование и утверждение акта

После составления акт проходит следующие стадии согласования:

1. Согласование с юридическим отделом (проверка соответствия нормативным актам).
2. Согласование с архивом (подтверждение отсутствия исторической ценности).
3. Утверждение командиром воинской части или уполномоченным должностным лицом (приказ о destrucción документов).

Только после подписи приказа акт приобретает юридическую силу и может быть использован для фактического уничтожения.

Уничтожение документов

Способ уничтожения выбирается с учётом требований конфиденциальности и экологической безопасности. Наиболее распространённые варианты:

• Механическое измельчение (шредер) – подходит для бумажных документов средней конфиденциальности.
• Сжигание в специализированных печах – применяется для документов с повышенной степенью секретности.
• Передача на утилизацию в лицензированную организацию – используется при больших объёмах или отсутствии собственных средств уничтожения.

Во время уничтожения фиксируются:

• дата и время проведения процедуры;
• способ и место уничтожения;
• подписи ответственных лиц (комиссия‚ представитель службы охраны труда).

Контроль и учёт после уничтожения

После фактического уничтожения необходимо:

• внести запись в журнал учёта уничтожения документов (номер акта‚ дата‚ способ‚ количество листов);
• сохранить копию акта и приказа о уничтожении в деле части на срок‚ установленный для учётной документации (обычно 5 лет);
• проверить‚ что все документы‚ указанные в акте‚ действительно уничтожены (акт осмотра места уничтожения‚ фото‑/видеофиксация при необходимости).

Пример заполнения акта (фрагмент)

АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ
Воинская часть № 12345
Приказ МО РФ № 170 от (ред. от )
Состав комиссии:
Иванов И.И. – председатель‚ начальник отдела делопроизводства
Петров П.П. – секретарь‚ ведущий специалист архива
Сидорова С.С. – эксперт‚ юрист

Перечень подлежащих утилизации документов:
№ п/п | Наименование документа | № дела | Год издания | Срок хранения | Примечание
------|------------------------|--------|-------------|---------------|-----------
1 | Приказ о построении | 01-2020| 2020 | 5 лет | Истёк срок
2 | Журнал учета ТМЦ | 07-2015| 2015 | 10 лет | Истёк срок
... | ... | ... | ... | ... | ...

Способ уничтожения: механическое измельчение в шредере модели «Destroyer‑500».
Подписи: ___________________ ___________________ ___________________

Соблюдение представленного алгоритма гарантирует:

• полное соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству;
• отсутствие правовых рисков‚ связанных с незаконным хранением или уничтожением документов;
• прозрачность и документальную подтверждённость всей процедуры.

Воинская часть‚ регулярно обновляющая описи‚ проводящая экспертизу ценности и оформляющая акты в соответствии с установленными формами‚ обеспечивает эффективное и безопасное управление жизненным циклом служебных документов.