Вопрос о том, имеет ли право начальник штаба воинской части (НШ) ставить свою подпись на документах, возникает у военнослужащих, сотрудников кадровых и юридических служб, а также у граждан, которым необходимо оформить доверенность, завещание или иные бумаги в военной части. Ответ зависит от нормативных актов, регулирующих делопроизводство в Вооружённых Силах РФ, и от конкретного вида документа.
Нормативная база
- Приказ Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации» – в пункте, посвящённом выдаче справок, прямо указано, что справки могут выдаваться только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.
- Раздел II. Перечень, формы документов воинского учёта, порядок их хранения, заполнения, выдачи и замены (КонсультантПлюс) – в пункте 19 отмечено, что запись заверяется подписью начальника штаба воинской части (начальника организации) и гербовой мастичной печатью.
- Приказ Минобороны РФ от № 275 – определяет органы дознания в ВС РФ, среди которых указаны commanders воинских частей и начальники военных учреждений, что косвенно подтверждает их право на удостоверение действий, связанных с документооборотом.
- Информация из правовых порталов (Правовед.RU, sud.ua) – доверенность, заверенная командиром воинской части, приравнивается к нотариальной; аналогично, заверение документов начальником штаба допускается, если такое право предоставлено приказом командира.
Когда начальник штаба может заверять документы
- По разрешению командира (начальника) воинской части. Согласно Инструкции по делопроизводству, НШ может выдавать справки и заверять документы только после получения явного указания командира. Это правило распространяется на:
- справки о прохождении службы, о состоянии здоровья, о наличии воинского учёта;
- записи в личных делах военнослужащих;
- документы, связанные с воинским учётом (например, выписки из расчётных листков, приказы о перемещении личного состава).
- При выполнении конкретных функций, предусмотренных должностной инструкцией НШ. В некоторых частях начальник штаба отвечает за ведение документации по кадровому учёту, по обеспечению боевой готовности, по работе с архивом. В этих случаях его подпись является обязательной для заверения:
- журналов учёта личного состава;
- планов и отчётов по боевой подготовке;
- документов по обеспечению материально-технического снабжения, если они относятся к его компетенции.
- В отсутствие командира (начальника) части. Если командир временно отсутствует (например, в командировке, на лечении), его обязанности могут быть возложены на начальника штаба по приказу. В такой период НШ приобретает те же полномочия, что и командир, включая право заверять документы.
Ограничения и условия
- Заверение документов НШ не заменяет нотариальное заверение в тех случаях, когда закон прямо требует нотариальной формы (например, сделки с недвижимостью, завещания, требующие государственной регистрации). Однако для внутренних военных нужд и для многих гражданско‑правовых действий (доверенности, заявления, справки) заверение НШ имеет полную юридическую силу внутри ВС РФ и признается гражданскими органами при условии наличия соответствующего разрешения командира.
- Документы, заверенные НШ, должны содержать:
- его подпись;
- расшифровку фамилии, имени, отчества;
- должность «начальник штаба воинской части»;
- дату заверения;
- при наличии – гербовую мастичную печать части (или печать штаба, если таковая предусмотрена).
- Если документ относится к компетенции других должностных лиц (например, главный юрисконсульт, главный инженер), заверение НШ может быть признано неправомерным без соответствующего согласования.
Практический пример
Военнослужащий части А нуждается в доверенности на получение зарплаты за супруга. Он обращается к начальнику штаба с просьбой заверенной доверенности. После получения у командира части письменного разрешения на выдачу таких документов, НШ ставит свою подпись, указывает должность, дату и ставит печать штаба. Полученная доверенность принимается в бухгалтерии части и в банке без дополнительного нотариального заверения.
Начальник штаба воинской части может заверять документы, но только в следующих случаях:
- если у него есть явное разрешение командира (начальника) воинской части;
- если заверение относится к его прямым должностным обязанностям (кадровое учёто, внутренняя документация, справки и т.п;);
- если он временно исполняет обязанности командира в соответствии с приказом.
Во всех остальных ситуациях заверение документов должно осуществляться командиром части либо иным уполномоченным лицом (главный юрисконсульт, главный инженер и др.), а для действий, требующих нотариальной формы, необходимо обращаться к нотариусу.