Работа делопроизводителя (делопроизводителя штаба‚ секретаря командира) в воинской части (строевой части) кардинально отличается от гражданского офис-менеджмента. Здесь нет места «1С:Документообороту» в привычном понимании‚ СРО или регистрации ДДУ. Основным законом являются Устав гарнизонной и караульной службы (УГКС)‚ Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ (утв. приказом Минобороны) и ВСН-1-07 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Документация. Общие требования к оформлению».

Ниже представлена подробная пошаговая инструкция по регистрации документов в строевой части с акцентом на заполнение журналов учета (формы К-1, К-20) и особенностях обработки секретной и открытой корреспонденции.

Нормативная база и подготовка рабочего места

Прежде чем регистрировать первый документ‚ делопроизводитель обязан изучить и иметь под рукой:

• Инструкцию по делопроизводству в ВС РФ (основной документ‚ регламентирующий порядок регистрации‚ сроки исполнения‚ учет).
• ВСН-1-07 (требования к реквизитам документов‚ штампам‚ формированию дел).
• План делопроизводства (Номенклатура дел) на текущий год‚ утвержденный командиром части.
• Журналы учета документов (бланки К-1‚ К-2‚ К-3‚ К-4‚ К-5‚ К-6‚ К-7‚ К-8‚ К-9‚ К-10‚ К-11‚ К-12‚ К-13‚ К-14‚ К-15‚ К-16‚ К-17‚ К-18‚ К-19‚ К-20), заведенные‚ пронумерованные‚ прошитые‚ запечатанные и подписанные командиром (начальником штаба).
• Штампы регистрации (прямоугольные для входящих/исходящих‚ треугольные для внутренних) с указанием номера части/подразделения.
• Справочник шифров/позывных (для секретной корреспонденции);

Классификация входящей корреспонденции: что регистрируем‚ а что нет

Не каждый бумажный носитель попадает в журнал регистрации входящих документов (К-1 / К-2).

Подлежит регистрации в Журнале учета входящих документов (К-1 для открытых‚ К-2 для секретных):

1. Письма‚ рапорты‚ донесения от вышестоящих органов‚ соседних частей‚ подчиненных подразделений.
2. Приказы‚ распоряжения‚ директивы‚ инструкции вышестоящих командиров.
3. Судебные решения‚ протоколы проверок‚ акты инспекций (военная прокуратура‚ ГВИ‚ ГК).
4. Договоры‚ контракты (после подписания командиром)‚ счета-фактуры‚ УПД (если не идет через отдельный бухгалтерский учет).
5. Заявления личного состава (на увольнение‚ к контракту‚ на жилье и т.д.) — регистрируются в К-1‚ затем передаются в кадровую часть/персональный отдел.
6. Гражданские обращения (Жалобы‚ предложения) — регистрируются в К-1 (отдельная серия или общая‚ по решению командира).

НЕ подлежит регистрации в К-1/К-2 (учет ведется иначе):

• Секретные документы спецсвязи (телеграммы‚ шифрограммы) — учет в Журнале учета секретных документов спецсвязи (К-3) и Журнале учета входящих секретных документов (К-2).
• Бланки строгой отчетности (военные билеты‚ талоны‚ чеки), учет в Журнале учета бланков строгой отчетности (К-4).
• Периодические издания‚ газеты‚ журналы‚ методическая литература — учет в Журнале учета периодических изданий (К-5).
• Документы‚ поступившие по факсу/email (если оригинал не требуется) — регистрируются в К-1 как входящие с пометкой «По факсу/Email»‚ оригинал ждет почтой.

Пошаговый алгоритм регистрации ВХОДЯЩИХ документов (Открытые — Журнал К-1)

Сценарий: Почтовый курьер принес мешок/пакет. Делопроизводитель принимает корреспонденцию.

Шаг 1: Вскрытие и осмотр (Первичная обработка)

1. Проверить целостность пломб/переплетов на мешках/конвертах.
2. Сверить вложение с приложением (перечнем вложений) или сопроводительным письмом.
3. Критически важно: Определить гриф секретности. Если на конверте гриф «СЕКРЕТНО»‚ «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО»‚ «ДСП» — документ идет в секретную часть (К-2‚ К-3)‚ обработка открытым делопроизводителем прекращается. Передача ответственному за секретную часть по росписи в К-3.
4. Проверить реквизиты (ВСН-1-07): дату документа‚ исходящий номер отправителя‚ подпись руководителя‚ печать. Если реквизитов нет, документ считается неоформленным‚ регистрируется «как есть»‚ но требует уточнения;

Шаг 2: Присвоение регистрационного номера (Внесение в Журнал К-1)

Нумерация сквозная за год. Колонки журнала К-1 (форма установлена ВСН/Инструкцией):

Шаг 3: Проставление штампа регистрации

На первом листе документа (или на конверте‚ если документ неразрывный) проставляется прямоугольный штамп установленного образца:

┌─────────────────────────────────────┐
│ ВОЕННАЯ ЧАСТЬ № 12345 │
│ ПОСТУПИЛО № 145 │
│ ГРИФ Открыто │
│ ИСПОЛНИТЕЛЬ Нач. штаба │
│ СРОК │
└─────────────────────────────────────┘

Штамп ставится красным/синим чернилами так‚ чтобы не перекрывать текст документа.

Шаг 4: Маршрутизация (Согласование/Исполнение)

1. Документ (или копия) передается командиру части / начальнику штаба на визу (ознакомление и постановка резолюции).
2. После резолюции («Начальнику штаба»‚ «Отчету»‚ «Доклад к…»‚ «В дело №…») делопроизводитель вносит исполнителя в колонку 10 Журнала К-1.
3. Документ передается исполнителю под роспись в журнале К-1 (кол. 11) или в Журнале учета передачи документов на исполнение (К-6).

Регистрация ИСХОДЯЩИХ документов (Журнал К-7 для открытых‚ К-8 для секретных)

Исходящие документы регистрируются после подписания командиром (начальником штаба) и перед отправкой.

Пошаговый процесс:

1. Подготовка проекта: Исполнитель готовит проект (письмо‚ рапорт‚ приказ). Делопроизводитель проверяет оформление по ВСН-1-07 (реквизиты‚ шрифт‚ поля‚ нумерация страниц).
2. Согласование: Проект проходит согласование (юрист‚ финансы‚ штаб), визы в правом верхнем углу обратной стороны последнего листа или на листе согласования.
3. Подписание: Документ подписывает командир части или уполномоченное лицо (начальник штаба по поручению).
4. Регистрация (Колонки К-7):
   • № п/п: Сквозной за год.
   • Дата регистрации: Дата подписания (или дата регистрации‚ если подписано ранее).
   • Вид документа: Приказ‚ Рапорт‚ Письмо‚ Донесение‚ Уведомление.
   • Исх. номер: Присваивается делопроизводителем (сквозной за год для каждого вида или общий — по решению командира‚ чаще всего общий). Формат: № 123/с (буква «с» — исходящий‚ или код вида: «п» — приказ‚ «р» — рапорт).
   • Кому адресовано: Полное наименование получателя (Командир 58 ОА‚ Военная часть 12345).
   • Тема/Содержание: Кратко.
   • Кол-во листов / Приложений: 2 л. / 1 прил.
   • Гриф секретности: Открыто / ДСП.
   • Способ отправки: Почта РФ (заказное/ценное)‚ Спецсвязь‚ Курьер‚ Электронно (ЭДО/ВЧ-Почта)‚ Лично.
   • Дата отправки / Подпись курьера/оператора: Фиксируется факт ухода.
5. Штамп регистрации: На оригинале (который уходит) и на копии (которая остается в деле/папке исполнителя) проставляется штамп:

   ┌─────────────────────────────────────┐
   │ ВОЕННАЯ ЧАСТЬ № 12345 │
   │ ИСХОДЯЩЕЕ № 89/с │
   │ ГРИФ Открыто │
   └─────────────────────────────────────┘
    

6. Отправка: Оригинал в конверт (заказное/ценное письмо)‚ передача в почтовую часть/спецсвязь/ЭДО. В журнал К-7 вносится дата отправки и роспись принявшего (оператора связи‚ курьера).

Внутренние документы (Приказы‚ Распоряжения‚ Протоколы) — Журналы К-9‚ К-10‚ К-11

Документы‚ не выходящие за пределы части‚ но имеющие юридическую силу.

Журнал К-9: Учет приказов по основной деятельности (Командира части)

• Нумерация: Сквозная за год (№ 1‚ № 2… № 500).
• Колонки: № приказа‚ Дата подписания‚ Тема (Кратко)‚ На кого подписан (должность/ФИО)‚ Срок действия‚ Примечание (в дело №…).
• Штамп на приказе: Прямоугольный «УТВЕРЖДАЮ / КОМАНДИР ЧАСТИ / ДАТА / №».
• Рассылка: Оригинал в дело (Номенклатура)‚ копии, адресатам под роспись в Журнале рассылки приказов (К-12).

Журнал К-10: Учет распоряжений (Начальника штаба / Командира)

• Оперативные документы. Нумерация сквозная за год.
• Срок исполнения обычно краткий. Контроль исполнения — в Журнале контроля исполнения поручений (К-13).

Журнал К-11: Учет протоколов совещаний‚ совещаний‚ заседаний комиссий

• Регистрируются протоколы‚ утвержденные председателем (командиром/начальником штаба).
• Обязательно: дата совещания‚ номер протокола‚ тема‚ состав участников‚ поручения (переносятся в К-13).

Контроль исполнения — «Сердце» делопроизводства (Журнал К-13)

Самый важный журнал для командира и начальника штаба. Ведется делопроизводителем.

Что вносится в К-13:

1. Поручения командира части / начальника штаба (из приказов‚ распоряжений‚ протоколов‚ устных поручений‚ зафиксированных на бумаге).
2. Входящие документы‚ требующие ответного действия (письма с вопросом‚ рапорты вышестоящим).

Колонки К-13 (суть):

• Дата поручения / вх. документа.
• Основание: Приказ № 123‚ Рапорт № 45/с‚ Устное поручение ком. части 20.07.
• Суть поручения / вопроса.
• Исполнитель (Подразделение‚ Должность‚ ФИО).
• Срок исполнения.
• Отметка об исполнении: Дата‚ № исх. документа (ответа)‚ кем подписан отчет.
• Подпись делопроизводителя / Нач. штаба о снятии с контроля.

Особенности работы с АСУ «Делопроизводство» (Электронный документооборот)

В современных частях параллельно с бумажными журналами ведется учет в АСУ.

• Двойная запись: Любое действие в бумажном журнале (К-1‚ К-7‚ К-9‚ К-13) дублируется в АСУ в течение дня (лучше, сразу).
• Скан-копии: Все входящие документы (К-1) и исходящие (К-7) обязательно сканируются и прикрепляются к карточке документа в АСУ. Оринал уходит в дело/исполнителю‚ скан — в базу.
• Электронная подпись (ЭП): Для внутренних документов и ЭДО используется ЭП (КЭП/УКЭП Минобороны). Делопроизводитель должен уметь проверять валидность подписи на входящих ЭДО.
• Номенклатура дел в АСУ: При регистрации в АСУ нужно сразу привязывать документ к коду дела из Номенклатуры (например‚ Индекс 1.1.1 — Плановая работа‚ 2.3.5 — Материально-техническое обеспечение). Это автоматизирует формирование дел в конце года.

Секретная корреспонденция: Ключевые отличия (К-2‚ К-3‚ К-8)

Делопроизводитель открытой части НЕ работает с текстом секретных документов. Его задача — учет носителей.

1. Прием: Только лично от курьера/оператора спецсвязи. Проверка пломб‚ номеров конвертов‚ соответствия ведомости вложений.
2. Журнал К-3 (Спецсвязь): Учет каждой телеграммы/шифрограммы (№ связи‚ дата/время приема‚ позывные‚ кол-во листов‚ гриф).
3. Журнал К-2 (Входящие секретные): Регистрация расшифрованных текстов или документов на бумажных носителях. Колонки аналогичны К-1‚ но добавляются: Номер конверта‚ Номер пломбы‚ Кому передан (ответственный за секретную часть).
4. Передача: Только под роспись в К-2 и К-3 ответственному за секретную часть (или командиру/начальнику штаба лично).
5. Исходящие секретные (К-8): Регистрация после подписания. Отправка только через спецсвязь или секретного курьера. В К-8 фиксируется: № связи‚ дата/время сдачи‚ позывной получателя.

Формирование дел (Конец года / Квартала)

Регистрация — это только начало. Делопроизводитель должен знать‚ КУДА (в какое дело) положить документ после исполнения.

Алгоритм раскладки по делам:

1. Взять исполненный документ (входящий/исходящий/внутренний).
2. Посмотреть Номенклатуру дел (План делопроизводства) на текущий год.
3. Найти рубрику (индекс дела)‚ соответствующую теме документа.
   • Пример: Письмо о ремонте казармы -> Рубрика «Капитальный и текущий ремонт» -> Дело № 14 (Индекс 4.2.1).
   • Пример: Рапорт о присвоении звания -> Рубрика «Личный состав. Присвоение воинских званий» -> Дело № 7 (Индекс 2.1.3).
4. Нанести на документ (карандашом или стикером) Индекс дела и номер дела.
5. Положить в соответствующую папку/обложку дела.
6. Внести запись в Журнал регистрации документов‚ подлежащих оформлению в дела (К-14) или вести учет внутри самой обложки дела (перечень документов дела).

Типичные ошибки делопроизводителя строевой части (Чек-лист «Чего НЕ делать»)

• Пропуск входящего документа без регистрации («Положи на стол начальнику штаба‚ он сам разберется»). Нарушение УГКС‚ потеря сроков.
• Расхождение номеров между бумажным К-1 и АСУ ДП.
• Отсутствие штампа регистрации на оригинале входящего документа.
• Несвоевременное снятие с контроля в К-13 (портят отчетность командира).
• Смешивание открытой и секретной корреспонденции в одном журнале или на одном столе.
• Неправильная нумерация приказов (пропуски номеров‚ сброс нумерации в середине года без приказа).
• Отсутствие скан-копий в АСУ для входящей почты.
• Игнорирование Номенклатуры дел — сваливание всех бумаг в одно дело «Разное».

Работа делопроизводителя в строевой части — это дисциплина‚ точность и знание Уставов. В отличие от гражданской жизни‚ где можно «переподписать» или «найти в почте»‚ в войсках потеря документа‚ пропуск срока исполнения поручения командира или ошибка в учете секретной корреспонденции влекут за собой служебные расследования‚ взыскания и потерю доверия командования.

Главное правило: «Документ не существует‚ пока он не зарегистрирован в журнале и не имеет штампа». Ведите журналы чисто‚ аккуратно‚ своевременно дублируйте в АСУ‚ не забывайте про контроль исполнения (К-13) — и ваш штаб будет работать как часы.

Справочник основных журналов (Бланки К) для быстрой навигации:

1. К-1 — Журнал учета входящих документов (открытые).
2. К-2 — Журнал учета входящих секретных документов.
3. К-3 — Журнал учета секретных документов спецсвязи.
4. К-4 — Журнал учета бланков строгой отчетности.
5. К-5 — Журнал учета периодических изданий.
6. К-6 — Журнал учета передачи документов на исполнение.
7. К-7 — Журнал учета исходящих документов (открытые).
8. К-8, Журнал учета исходящих секретных документов.
9. К-9 — Журнал учета приказов по основной деятельности.
10. К-10 — Журнал учета распоряжений.
11. К-11, Журнал учета протоколов совещаний/заседаний.
12. К-12 — Журнал рассылки приказов и распоряжений.
13. К-13 — Журнал контроля исполнения поручений и документов (Главный контрольный).
14. К-14 — Журнал регистрации документов‚ подлежащих оформлению в дела.
15. К-15, Журнал учета дел (Справочник сформированных дел).
16. К-16 — Журнал учета выдачи документов из дел (в пользование).
17. К-17 — Журнал учета уничтожения документов.
18. К-18 — Журнал учета передачи дел в архив.
19. К-19, Журнал учета входящих/исходящих телеграмм (открытых‚ если ведется отдельно).
20. К-20 — Журнал учета документов‚ подлежащих вечному хранению.