Ведение документации в воинской части — это строго регламентированный процесс, регулируемый Уставом внутренней службы Вооруженных Сил РФ, Инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ (утв. Приказом Минобороны РФ) и иными нормативными правовыми актами. Книга учета рабочих тетрадей (часто именуемая «Журналом учета бланков строгой отчетности», «Книгой учета журналов и тетрадей» или «Книгой учета документов строгой отчетности») является ключевым инструментом контроля за сохранностью, движением и своевременным списанием учетных форм, используемых в повседневной деятельности подразделения.

В данной статье подробно разбирается порядок заведения, оформления и ведения данной книги, основываясь на актуальных требованиях к воинскому делопроизводству на 2026 год.

Нормативно-правовая база

Основными документами, регламентирующими учет рабочих тетрадей и журналов в воинской части, являются:

• Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ (главы, касающиеся делопроизводства и охраны тайны/документов).
• Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ (утв. Приказом Минобороны РФ от № 760, с изм. и доп.) — основной документ, определяющий правила регистрации, учета, хранения и уничтожения документов.
• Приказ Минобороны РФ «Об утверждении перечня форм основных документов воинского учета…» (регулирует учет форм № 10, № 13 и др., если тетради используются для воинского учета).
• Внутренние распоряжения командира части о назначении ответственных лиц и утверждении форм внутренних журналов.

Что относится к «рабочим тетрадям» в воинской части?

Под понятием «рабочие тетради» в контексте учета строгой отчетности и внутреннего делопроизводства понимаются:

1. Журналы учета документов строгой отчетности (бланки форм № 10, № 13, воинские билеты, удостоверения и др.).
2. Тетради (журналы) дежурных по роте/батальону/части (КНБ-1, КНБ-2 и др.).
3. Тетради учета ключей и сигналов, тетради учета секретной документации (если не ведется в отдельном сейфе/хранилище).
4. Образцовые тетради для учета боеприпасов, ТМВ, ГСМ (если не используются автоматизированные системы).
5. Тетради учета приказа и распоряжений командира (книга приказа части/роты).
6. Рабочие тетради офицеров/прапорщиков для ведения личных дел, учета личного состава (если предусмотрено внутренними инструкциями).

Порядок заведения Книги учета

Форма и оформление

Единой утвержденной государственной формы «Книги учета рабочих тетрадей» для Вооруженных Сил не существует (в отличие от формы КН-1 для трудовых книжек в гражданских организациях). Форма разрабатывается самостоятельно воинской частью на основании типовых рекомендаций Инструкции по делопроизводству и утверждается приказом командира части.

Обязательные реквизиты титульного листа:

• Наименование воинской части (в/ч №…).
• Наименование документа: «Книга учета рабочих тетрадей (журналов) строгой отчетности / внутреннего учета».
• Период ведения (с «___» ________ 20__ г. по «___» ________ 20__ г.).
• Ф.И.О., воинское звание, должность лица, ответственного за ведение (обычно начальник канцелярии/делопроизводства или старшина части/роты).
• Подпись ответственного лица и командира части (начальника штаба) с расшифровкой и датой.
• Отметка о пронумерованных и прошитых листах (например: «В книге 50 (пятьдесят) пронумерованных и прошитых листов»).
• Печать воинской части (при наличии).

Прошивка и нумерация

Книга учета является документом строгой отчетности. Её листы должны быть:

• Пронумерованы сквозной нумерацией (ручкой или печатью нумератора) на каждом листе.
• Прошиты нитью (шнуром), концы которой выведены на последний лист или на обложку.
• Запеканы (проклеены) бумажной полоской (проклейкой) размером не менее 4х6 см.
• На проклейке ставится подпись ответственного лица и печать части (или штамп «Утверждаю…»). Надпись: «Прошито, пронумеровано и запекано ___ (цифрами и прописью) листов».

Структура внутреннего содержания (Колонки книги)

Рекомендуемая таблица колонок для внутренних листов Книги учета:

Процедура учета движения тетрадей

Поступление на учет (Приход)

Все тетради/журналы, поступившие в часть (из типографии, изготовленные самостоятельно, полученные от старшего командования), подлежат обязательной регистрации в Книге учета в день поступления.

• Проводится внешний осмотр: соответствие форме, наличие нумерации листов, прошивки, проклейки.
• В Книге учета заносятся данные по всем колонкам раздела «Приход».
• Ответственный за делопроизводство ставит подпись в колонке «Принял».

Выдача на использование (Расход/Передача во временное пользование)

Выдача тетради ответственному лицу (старшине роты, дежурному офицеру, кладовщику) оформляется:

• Записью в Книге учета (колонки «Кому выдана», «Дата выдачи», «Подпись получившего»).
• Под росписью в самом журнале/тетради (на обложке или специальном листе «Выдача/Возврат»).
• Выдача производится строго против подписи получателя. Передача «через третьих лиц» без росписи в Книге учета недопустима.

Сдача и списание (Возврат в учет/Архив/Уничтожение)

По окончании заполнения тетради, истечении срока ее действия или при передаче дела в архив:

1. Ответственное лицо сдает тетрадь в канцелярию/делопроизводство.
2. Проводится проверка: полнота заполнения, наличие всех подписей, соответствие количества листов заявленному.
3. В Книге учета заполняются колонки: «Дата сдачи», «Основание списания», «Куда сдана», «Подписи».
4. Списание на уничтожение оформляется Актом комиссии (утв. приказом командира), в Книге учета ставится отметка «Уничтожена Актом №… от…».
5. Сдача в архив части — оформляется описью передаваемых дел.

Особенности учета бланков воинского учета (Формы № 10, № 13 и др.)

Если под «рабочими тетрадями» подразумеваются журналы учета бланков воинского учета (форма № 13, карточки формы № 10), к ним применяются особые правила:

• Книга учета бланков специального воинского учета форма 13 должна содержать: номер бланка, фамилию военнообязанного, дату поступления, дату выдачи/расхода, основание расхода, подпись получившего.
• Карточки формы № 10 (воинский учет в организации/части) учитываются в Журнале учета карточек формы № 10.
• Бланки являются документами строгой отчетности. Их утрата влечет служебное расследование и материальную/дисциплинарную ответственность.

Контроль и проверки

За правильностью ведения Книги учета рабочих тетрадей осуществляют контроль:

• Ежедневно/Еженедельно: Начальник штаба (заместитель командира по учебно-методической работе) или старшина части.
• Ежемесячно: Командир части (или уполномоченный офицер) при проверке состояния делопроизводства.
• Планово/Внепланово: Высшее командование, воинская прокуратура, органы военной полиции (при проверке учета ОС, БП, секретных документов).

Чек-лист для проверяющего:

• Наличие титульного листа со всеми реквизитами и подписями.
• Сквозная нумерация листов, прошивка, запекание, печать на проклейке.
• Отсутствие пробелов, зачисток, карандашных записей (только шариковая ручка синего/черного цвета).
• Своевременность записей (в день операции).
• Наличие подписей получивших/сдавших лиц во всех графах.
• Соответствие данных Книги учета фактическому наличию тетрадей в подразделениях (инвентаризация).
• Наличие приказа о назначении ответственного лица за ведение данной Книги.

Сроки хранения и архивирование

Сроки хранения Книги учета рабочих тетрадей определяются Номенклатурой дел воинской части, утверждаемой командиром части на основании типовых номенклатур Минобороны РФ.

• Обычно: 5 лет (для журналов учета документов строгой отчетности, дежурных тетрадей).
• Для журналов учета бланков воинского учета (форма 13) и карточек формы 10 — 50 лет или до передачи в государственный архив (в соответствии с законодательством об архивном деле и воинском учете).

После истечения срока хранения в действующем делопроизводстве Книга учета передается в архив воинской части по описи. Уничтожение производится только по решению экспертной комиссии части с составлением Акта уничтожения.

Типичные ошибки и нарушения

1. Отсутствие прошивки/проклейки/печати на Книге учета — признак недопуска к ведению.
2. Ведение «на отрывках» или в тетради в клетку без оформления как документа строгой отчетности.
3. Записи карандашом или стирание/зачистка ошибок (допускается только перечеркивание ошибочной записи тонкой линией с надписью «Исправлено верно», подписью и датой).
4. Просрочка регистрации (запись через день/неделю после выдачи/сдачи тетради).
5. Расхождение данных Книги учета с фактическим наличием тетрадей в ротах/службах.
6. Отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение данной конкретной Книги учета.

Ответственность за нарушение правил учета

Нарушение правил ведения Книги учета рабочих тетрадей, утрата бланков строгой отчетности, несвоевременная регистрация влекут за собой:

• Дисциплинарную ответственность (ст. 192 ТК РФ, ст. 21 Устава ВС РФ) — выговор, строгий выговор, снижение в должности, лишение воинского звания (для офицеров).
• Материальную ответственность (ст. 238 ТК РФ, Указ Президента РФ № 1237) — возмещению ущерба в полной величине, если утрата документов привела к финансовым потерям или утечке сведений.
• Уголовную ответственность (ст. 285 УК РФ — злоупотребление должностными полномочиями; ст. 293 УК РФ — халатность; ст. 337 УК РФ, нарушение правил ведения документов, если это повлекло тяжкие последствия).

Книга учета рабочих тетрадей в воинской части — это не просто формальность, а главный инструмент обеспечения документационной безопасности и управляемости подразделением. Грамотное ее оформление (прошивка, нумерация, печать), своевременная и полная регистрация каждого движения тетради (приход, выдача, возврат/списание), наличие «живых» подписей ответственных лиц и регулярный контроль со стороны командования гарантируют отсутствие претензий со стороны проверяющих органов и сохранность важнейшей первичной документации части.

Рекомендуется ежегодно (при смене года или заведения новой книги) проводить инструктаж для всех ответственных лиц (старшин рот, дежурных, кладовщиков) по правилам работы с Книгой учета и оформлению самих рабочих тетрадей/журналов.

Примечание: Данная статья носит обобщающий характер. Точные формы, колонки, сроки хранения и наименования документов должны закрепляться во внутренних локальных актах конкретной воинской части (Приказы командира, Номенклатура дел, Инструкция по делопроизводству части) в строгом соответствии с Приказом Минобороны РФ № 760 и актуальными Уставами ВС РФ.