Документооборот является «кровеносной системой» любой воинской части. Грамотное ведение книг и журналов регистрации обеспечивает управляемость, правовую силу документов и возможность их оперативного поиска. На основании действующих нормативных правовых актов (в т.ч. Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ и Методических рекомендаций Генерального штаба) ниже представлен подробный обзор правил ведения книг регистрации документов.
Нормативная правовая база
Порядок приема, учета, оформления, регистрации, контроля исполнения, хранения и уничтожения служебных документов регламентируется следующими ключевыми актами:
- Инструкция по делопроизводству в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях Вооруженных Сил РФ (утверждена приказом Минобороны, часто упоминаемая как Инструкция № 70 или аналогичные акты текущего года).
- Методические рекомендации Генерального штаба ВС РФ по вопросам воинского учета и делопроизводства.
- Приказы Минобороны РФ по утверждению форм первичных учетных документов и журналов (например, Форма № 25 по ОКУД 6002213).
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и «О воинской обязанности и военной службе» (в части воинского учета).
Основные виды книг и журналов регистрации
В воинской части ведется иерархическая система журналов. Их можно разделить на три ключевые группы:
Журналы общего делопроизводства (Служебная документация)
Являются обязательными для любого структурного подразделения, ведущего самостоятельный документооборот.
| Код/Наименование | Назначение | Ключевые реквизиты записи |
|---|---|---|
| ОД-06 Журнал регистрации входящих документов | Учет всех поступивших в часть служебных документов (приказы, директивы, письма, рапорты, доводки из вышестоящих органов, соседних частей, граждан). | Дата поступления, регистрационный номер, от кого поступил, краткое содержание, исполнитель, срок исполнения, отметка об исполнении. |
| ОД-07 Журнал регистрации исходящих документов | Учет всех подписанных и отправляемых документов (приказы командира, рапорты вышестоящему руководству, ответы на запросы, справки). | Дата подписания, регистрационный номер, кому направлен, краткое содержание, подпись отправившего, способ отправки (почта, курьер, ЭДО). |
| Книга учета приказов и директив (или Специальная книга учета приказов) | Специализированный журнал для нумерации и учета распорядительных документов командира части (приказов, директив, распоряжений). | Номер приказа, дата, /тема, кем подписан, tirage (количество экземпляров), отметка о разосланке. |
Журналы воинского учета (ВУ-журналы)
Ведутся в штабе части (или у ответственного за воинский учет офицере) для взаимодействия с военкоматом.
- ВУ-13 Журнал регистрации расписок в приеме документов воинского учета — учет полученных от военкомата или переданных ему расписок (призывников, запасников).
- ВУ-14 Книга учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву, заявивших об изменениях состояния здоровья — фиксация сведений о здоровье военнообязанных.
- Журнал регистрации исходящих документов воинского учета — контроль отправки отчетов, справок, списков на сверку в военный комиссариат.
- Журнал учета карточек граждан, подлежащих воинскому учету (Форма-10) — контроль за наличием и движением личных карточек.
Книги регистрации первичных учетных документов (Материально-техническое обеспечение)
Критически важны для финансового и имущественного контроля.
- Книга регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов (Форма № 25 по ОКУД 6002213) — главный журнал материального учета. Применяется для учета всех оформленных в части первичных документов по движению имущества (накладные ТОРГ-12, акты приема-передачи, списания, перемещения, инвентаризации). Обеспечивает контроль их возвращения после исполнения (подписания ответственными лицами, бухгалтерией).
- Инвентарный журнал учета дел, книг и журналов, находящихся на архивном хранении — учет архивных дел при сдаче в архив части или вышестоящий архив.
Особенности ведения Книги регистрации первичных документов (Форма № 25)
Данная форма является унифицированной и обязательной к применению. Ее ведение решает три стратегические задачи:
- Полнота отражения хозяйственных операций: ни один документ о движении имущества (поступление, списание, перемещение между складами/подразделениями) не должен остаться незарегистрированным.
- Контроль исполнения (возврата): колонка «Отметка о возвращении/исполнении» позволяет командиру части (начальнику МТО, заматериальной части) видеть, какие накладные «висят» у ответственных лиц или в бухгалтерии без подписей.
- Подтверждение факта отправки: при проверках (военной прокуратуры, обследования, аудита) запись в Книге № 25 служит доказательством того, что документ был оформлен и направлен в установленные сроки.
Порядок заполнения Формы № 25 (основные колонки):
- Порядковый номер — сквозная нумерация за год.
- Дата регистрации, день поступления документа на регистрацию (не дата документа!).
- Вид и номер документа (накладная №…, акт №…, ведомость №…).
- Дата документа.
- Содержание операции (кратко: «Поступление БПЛА», «Списание ГСМ», «Перемещение обмундирования»).
- Кто подписал/исполнил (ФИО ответственного лица, кладовщика, начальника склада, бухгалтера).
- Дата возвращения исполненного документа в регистрирующий орган (штаб, МТО).
Процедура регистрации документов: пошаговый алгоритм
Согласно Инструкции по делопроизводству, процесс регистрации включает следующие этапы:
- Прием и первичная обработка: Секретарь/делопроизводитель проверяет документ на соответствие требованиям (наличие реквизитов, подписей, печатей, вложений).
- Присвоение регистрационного номера:
- Входящим — по порядку в Журнале ОД-06 (нумерация сквозная за год).
- Исходящим — по порядку в Журнале ОД-07 (нумерация сквозная за год).
- Приказам — отдельная сквозная нумерация в Книге учета приказов.
- Первичка (Форма 25) — отдельная сквозная нумерация за год.
- Простановка штампа регистрации: На документе ставится штамп с указанием индекса части, даты и регистрационного номера.
- Распределение (для входящих): Командир (начальник органа) ставит резолюцию «Кому/На исполнение/Срок». Документ передается исполнителю под роспись в журнале или на листе контроля.
- Контроль исполнения: Регулярная (ежедневная/еженедельная) проверка журналов на предмет просроченных документов. Внесение отметок об исполнении.
- Составление дел: Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел части.
Требования к оформлению и техническому состоянию журналов
- Прошивание и нумерация: Все журналы и книги перед началом работы должны быть прошиты, пронумерованы (каждая страница), запечатаны печатью части и подписаны командиром (или уполномоченным лицом) с указанием даты начала и окончания ведения.
- Заполнение: Только чернилами черного, синего или фиолетового цвета (для архивных документов — только черные). Исправления не допускаются; ошибки перечеркиваются тонкой линией, правильный текст пишется рядом, заверяется подписью ответственного и датой.
- Электронный документооборот (ЭДО): При ведении журналов в АСУ (автоматизированных системах управления) или ЭДО (например, АСУ «Делопроизводство», «МТО») обеспечивается электронная регистрация с ЭЦП. Распечатки журналов за период (месяц, квартал, год) прошиваются, нумеруются и хранятся как бумажные оригиналы.
Хранение и уничтожение
Сроки хранения устанавливаются Номенклатурой дел воинской части, утверждаемой командиром на основании типовых номенклатур Минобороны.
- Журналы регистрации входящих/исходящих документов (ОД-06, ОД-07): Обычно — 5 лет (затем подлежат уничтожению по акту комиссии).
- Книги учета приказов и директив: Постоянное хранение (передача в архив ВС РФ или федеральный архив).
- Книга регистрации первичных документов (Форма № 25): 5 лет после последней записи (с учетом сроков хранения соответствующих первичных документов).
- Журналы воинского учета (ВУ-13, ВУ-14 и др.): Сроки определяются приказами Генштаба/Минобороны, как правило, 10–50 лет или постоянное хранение для отдельных форм.
Уничтожение производится комиссией по экспертизе документов по акту установленного образца после истечения сроков хранения и отсутствия необходимости в документах (проверки, судебные разбирательства).
Типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Разрыв нумерации (пропуски номеров) или двойная нумерация. | Нарушение цепочки доказательств, вопросы проверяющих органов, невозможность найти документ. | Строгая сквозная нумерация за календарный год. Контроль секретарем/делопроизводителем ежедневно. |
| Отсутствие отметок об исполнении в журналах контроля (ОД-06, Форма 25). | Потеря контроля за сроками, просрочка исполнения приказов, рапортов, возврат первички. | Ежедневная/еженедельная работа заматериальной части/начальника штаба по журналу контроля. Внесение отметки «Исполнено» с датой и подписью сразу при возврате документа. |
| Ведение «параллельных» журналов (один для проверок, другой — реальный). | Уголовная ответственность (подделка документов), потеря доверия руководства. | Ведение только одного официального журнала на вид учета. Использование АСУ для исключения «ручного» дублирования. |
| Несвоевременная сдача исполненных документов в дело/архив. | Потеря документов, хаос в делах, нарушение сроков хранения. | Ежемесячное/ежеквартальное формирование дел по номенклатуре. Сдача в архив части в установленные сроки. |
| Использование неутвержденных форм журналов. | Документы не имеют юридической силы, замечания при обследовании. | Использование только форм, утвержденных приказами Минобороны (ОКУД) или типовыми формами из Инструкции по делопроизводству. |
Резюме: Ключевые принципы успеха
Эффективная система регистрации документов в воинской части строится на трех «китах»:
- Единообразие: Один журнал на один вид учета, единые правила нумерации за год.
- Своевременность: Регистрация в день поступления/подписания. Недопустимо накопление «незарегистрированной» бумаги.
- Контролируемость: Журнал — это не просто архив записей, а рабочий инструмент командира и начальников служб для управления сроками и исполнителями.
Важно: Актуальные образцы форм (ОД-06, ОД-07, Форма № 25, ВУ-журналы) и типовые номенклатуры дел необходимо запрашивать в штабе части или на официальных ресурсах Минобороны РФ (портал «Миллитари», КонсультантПлюс, Гарант с доступом к военным нормативным актам), так как формы периодически обновляются (актуально на 2026 год).
Данная статья носит справочный характер. При организации делопроизводства в конкретной воинской части необходимо руководствоваться действующими приказами Минобороны РФ, Инструкцией по делопроизводству и Уставом Внутренней Службы Вооруженных Сил РФ.