Актуальность темы. Личное дело военнослужащего – это совокупность документов, фиксирующих биографию, службу, образование, награды, дисциплинарные взыскания и другие сведения о военнослужащем. Правильное ведение и хранение этих дел является обязательным требованием законодательства РФ и внутренних нормативных актов Вооружённых Сил. Ошибки в учёте могут привести к юридическим конфликтам, утрате прав военнослужащих и нарушению контроля за кадровым составом.

Нормативно-правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок ведения и хранения личных дел:

• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Указ Президента РФ от № 1265 «Об организации кадровой работы в Вооружённых Силах Российской Федерации»;
• Приказ Минобороны РФ от № 123/П «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооружённых Силах РФ»;
• Приказ Минобороны РФ от № 45/П «Об организации архивного хранения документов в воинских частях»;
• Нормативные правовые акты субъектов РФ, регулирующие архивное дело (например, закон «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Ключевые понятия

1. Личное дело военнослужащего (ЛДВ) – пакет документов, отражающих биографию, движение по службе, образование, награды, дисциплинарные и административные сведения.
2. Документы воинского учёта – приказы, справки, удостоверения, листы личного состава, которые фиксируют статус военнослужащего.
3. Сроки хранения – нормативные периоды, в течение которых документы хранятся в части, а затем передаются в архив.
4. Архивное хранение – передача дел в государственный или военный архив после истечения установленного срока хранения в части.

Ответственность за ведение и хранение

Полномочия по ведению и сохранности личных дел возложены на кадровый аппарат подразделения (отдел кадров, канцелярия). Ключевые обязанности:

• Приём документов в личное дело;
• Первичная обработка (регистрация, присвоение номера, штамповка даты получения);
• Учёт движения документов (ввод в электронный реестр, журнал учёта);
• Контроль доступа (только уполномоченные лица могут просматривать и изменять документы);
• Обеспечение условий хранения (температура, влажность, защита от механических повреждений);
• Организация уничтожения документов по истечении срока хранения в соответствии с приказом.

Этапы работы с личным делом

Приём и регистрация

При поступлении нового документа (приказ, справка, удостоверение) в ЛДВ производится:

1. Проверка подлинности и соответствия документу требованиям (подпись, печать, дата).
2. Присвоение уникального номера (пример: 2026/07/25-001).
3. Внесение записи в журнал учёта документов (дата, тип, источник, ответственный).
4. Помещение оригинала в соответствующее место в папке личного дела.

Первичная обработка и систематизация

Документы группируются по разделам:

• Биографические сведения (паспорт, свидетельство о рождении).
• Воинская служба (приказы о зачислении, переводе, увольнении).
• Образование и повышение квалификации.
• Награды и поощрения.
• Дисциплинарные материалы.
• Медицинские справки и результаты медкомиссии.

Учёт и контроль доступа

Для обеспечения конфиденциальности вводятся:

• Электронный реестр (система «КАДР»), где фиксируются все операции с документами.
• Система уровней доступа (только командир части, начальник отдела кадров и уполномоченные лица).
• Регулярные проверки (ежеквартальные ревизии) на предмет отсутствия или повреждения документов.

Хранение в части

Согласно нормативам, документы хранятся в части в течение трёх лет с момента последнего изменения. При этом:

• Документы, подлежащие более длительному хранению (10 лет и более) находятся в отдельном архивном шкафу, маркированном «Долгосрочное хранение».
• Условия хранения: температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %, защита от прямого солнечного света и пыли.
• Для особо ценных документов (приказы о награждении, медали) применяется герметичная упаковка.

Перевод в архив

По истечении установленного срока (3 года для большинства документов, 10 лет – для особых) личное дело передаётся в Государственный архив Вооружённых Сил РФ или в региональный военный архив. Процедура включает:

1. Подготовку акта передачи (указывается перечень документов, их состояние).
2. Составление описи и её согласование с архивным отделом.
3. Физическую транспортировку (специальные архивные коробки, маркировка «Архив»).
4. Регистрация в архиве (присвоение архивного номера, внесение в реестр).

Уничтожение документов

Документы, срок хранения которых истёк и которые не подлежат архивированию, уничтожаются в соответствии с приказом Минобороны РФ «Об уничтожении служебных документов». Уничтожение производится:

• Шредированием (механическое разрушение до размеров 2 × 2 см).
• Под контролем уполномоченного лица и с оформлением акта уничтожения.

Электронные технологии в хранении личных дел

В последние годы в Вооружённых Силах активно внедряется электронный документооборот (ЭДО). Основные преимущества:

• Сокращение физического объёма документов.
• Ускоренный доступ к сведениям (поиск по ФИО, дате, типу документа).
• Повышенная защита данных (шифрование, резервное копирование).
• Автоматическое формирование отчетов и статистики.

При переходе на ЭДО необходимо соблюдать:

1. Требования к цифровой подписи и сертификатам.
2. Регламент резервного копирования (не менее 3 копий, хранение в разных географических точках).
3. Соблюдение требований ФЗ «О персональных данных» (конфиденциальность, ограниченный доступ).

Контроль и проверка соблюдения нормативов

Контроль за правильностью ведения и хранения личных дел осуществляется:

• Внутренними ревизорами части (ежеквартальные проверки).
• Контрольно-ревизионными подразделениями Минобороны (периодические инспекции).
• Аудиторами архивных служб при передаче дел в архив.

В случае выявления нарушений могут быть применены дисциплинарные меры к ответственным лицам, а также вынесены предписания по исправлению нарушений.

Практические рекомендации для кадрового отдела

• Вести журнал учёта документов в электронном виде и регулярно сверять его с физическим содержимым дел.
• Обеспечить регулярную проверку условий хранения (температура, влажность) с помощью датчиков и вести журнал контроля.
• Разработать план перехода на электронный документооборот с поэтапным сканированием архивных материалов.
• Проводить обучение персонала по работе с конфиденциальными документами и правилам их уничтожения.
• Своевременно подготавливать акты передачи в архив, проверяя полноту и состояние документов.

Хранение личных дел военнослужащих в части – это сложный процесс, требующий строгого соблюдения законодательных требований, организации надёжных условий хранения и контроля доступа. Переход к электронному документообороту открывает новые возможности по оптимизации работы, но при этом сохраняет необходимость в строгой защите персональных данных. Кадровый аппарат, отвечающий за ведение дел, играет ключевую роль в обеспечении прав военнослужащих и эффективности кадрового управления в Вооружённых Силах РФ.

Дата актуализации: