Поиск архивных сведений о службе в уже не существующей воинской части требует знания, куда обращаться, какие сведения необходимы и как оформить запрос. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на актуальной информации из открытых источников и рекомендациях федеральных архивов.

Подготовка исходных данных

Прежде чем обращаться в архив, соберите как можно больше информации о воинской части и о конкретном военнослужащем:

• Название части (полное наименование, номер, род войск).
• Период службы (год начала и окончания, либо конкретные даты).
• Должность, звание, специальность (если известны).
• Фамилия, имя, отчество военнослужащего (в оригинале и в вариантах транслитерации);
• Место призыва/набора (военкомат, город, область).
• Номер личного дела или военный билет (если имеется).

Эти данные помогут архивистам быстро локализовать нужный фонд и сократить время ожидания ответа.

Определение, какой архив хранит документы

В зависимости от времени службы и подчинённости части документы могут находиться в разных хранилищах:

До 1941 года (РККА, РИА)

Документы личного состава Русской императорской армии и РККА до 1941 года хранятся в:

• Российский государственный военный архив (РГВА) – фонды РККА 1918‑1941 гг.
• Российский государственный архив древних актов (РГАДА) – для дореволюционного периода (при необходимости).

1941 года – настоящее время (ВОВ и после)

Для частей, действовавших во время Великой Отечественной войны и позже, основной источник – Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО).

• Фонды личного состава, наградных листов, приказов, боевых журналов.
• Если часть относилась к внутренним войскам, НКВД/МВД – также проверяйте фонды РГВА (они содержат документы войск НКВД, МВД, МГБ).

После расформирования части (после 5 лет с момента убытия)

Согласно информации Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов:

• До 5 лет после убытия части – документы находятся в штабе воинской части (или её правопреемнике) по месту прохождения службы.
• После 5 лет – документы передаются в ЦА МО РФ и его филиалы.

Региональные и ведомственные архивы

Если часть была локальной (например, garrison в определённом городе) или относилась к конкретному ведомству (пограничные войска, внутренние войска, флот), полезно обратиться в:

• Региональные государственные архивы (например, Управление государственной архивной службы Новосибирской области);
• Ведомственные архивы: Центральный архив Федеральной пограничной службы РФ (ЦА ФПС РФ), архивы флота, войск связи и т.д.

Военкоматы регионального уровня также могут хранить копии приписных листов и учётных карточек.

Формирование запроса в архив

Запрос можно подать:

• Электронно через официальный сайт архива (если есть форма обратной связи).
• По почте (заказное письмо с уведомлением о вручении).
• Лично в читальном зале (при наличии возможности посетить архив).

Образец запроса в ЦАМО

[Ваше ФИО]
[Ваш адрес: индекс, город, улица, дом, квартира]
[Контактный телефон]
[E‑mail]

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации
142100, Московская область, г. Красногорск, ул. Архивная, д. 1

«___» __________ 2026 г.

Запрос о предоставлении архивных сведений

Прошу предоставить копии документов, касающихся службы гражданина
[Фамилия Имя Отчество], [год рождения], призванного [военкомат, город, область],
в воинской части [полное наименование части, номер, род войск] с [дата] по [дата].

В частности, интересуют:
- личное дело (если имеется);
- приказ о зачислении/увольнении;
- наградные листы и характеристики;
- боевой журнал или сведения о участии в боевых действиях (если applicable).

Прилагаю копию паспорта (страница с данными) и, при наличии, копию военного билета.

Прошу уведомить о возможности предоставления запрашиваемых материалов,
о сроках исполнения запроса и о необходимости оплаты услуг (если требуется).


С уважением,
[Подпись]

При отправке по электронной почте замените блок «[Ваше ФИО]» и т.д. на свои данные, а текст поместите в тело письма. Прикрепите скан‑копию паспорта и, если есть, военного билета.

Что указать в запросе к РГВА

Если часть относится к РККА до 1941 года или к войскам НКВД/МВД, используйте аналогичный шаблон, но адресуйте запрос в:

Российский государственный военный архив (РГВА) -25212, г. Москва, ул. Адмирала Макарова, д. 29

В тексте запроса укажите, что интересуют документы личного состава РККА (или войск НКВД) за конкретный период и часть.
Запрос в региональный архив
В региональном архиве достаточно указать:

Наименование части и её дислокацию (город, район).
Период службы.
ФИО военнослужащего.
Просьба предоставить копии приказов, личных карточек, наградных листов.

Что делать после получения ответа
Архив может прислать один из следующих вариантов:

Подробные копии документов – проверьте их на соответствие запросу, при необходимости сделайте дополнительные уточнения.
Отказ из‑за отсутствия данных – уточните, в каком именно фонде проводился поиск, и попросите указать альтернативные хранилища (например, РГВА, местный военкомат).
Указания, куда обратиться дальше – следуйте рекомендациям архива (часто это переход к другому центральному или региональному архиву).

Полученные материалы можно дополнительно сопоставить с открытыми базами данных:

ОБД «Мемориал» – сведения о потерях и наградах.
«Память народа» – электронные копии наградных документов и информация о местах службы.
Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД) – указатели и описания фондов ЦАМО СССР.
Карты боевых действий и дневники частей (часто доступны в цифровых коллекциях военных исторических обществ).

Полезные ссылки и контакты
Ниже приведены актуальные адреса и веб‑ресурсы, которые могут пригодиться в поиске:

Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО) – http://ca;mil.ru (официальный сайт, раздел «Обращения граждан»).
Российский государственный военный архив (РГВА) – http://rgva.ru.
Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов – http://archive.gov.ru (раздел «Военные архивы»).
ОБД «Мемориал» – https://obd-memorial.ru.
«Память народа» – https://pamyat-naroda.ru.
Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД) – http://ebid.ru.
Центральный архив Федеральной пограничной службы РФ (ЦА ФПС РФ) – http://fpsarchive.ru (адрес: 143413, Московская область, г. Пушкино).

Советы по повышению шансов на успех

Точно указывайте воинское звание и должность – это упрощает поиск в личных делах.
Если известен номер части (например, 23‑я гвардейская стрелковая дивизия), включайте его в запрос.
При запросе в ЦАМО уточняйте, интересуют ли вас документы до 1941 года или после, поскольку фонды разделены по периодам.
Сохраняйте копии всех отправленных запросов и подтверждений их получения (скриншоты, почтовые квитанции).
Если ответ задерживается более 30 дней, отправьте повторное письмо с пометкой «Напоминание» и ссылкой на предыдущее обращение.
При работе с региональными архивами уточняйте часы работы и необходимость предварительной записи в читальный зал.


Следуя данной инструкции, вы значительно увеличите вероятность обнаружения нужных военных документов, даже если воинская часть уже расформирована. Удачного поиска!