Отделение кадров (часто называемое Отделом кадров или Службой кадров в зависимости от штатной численности и типа воинской части) — это ключевой структурный элемент органа управления воинской частью, обеспечивающий кадровое сопровождение жизнедеятельности военного формирования. Его деятельность регламентируется Уставом Внутренней службы Вооруженных Сил РФ, приказами Министра обороны, директивами Главного управления кадров (ГУК) Минобороны России и иными нормативными правовыми актами.

Правовая основа и место в системе управления

Деятельность отделения кадров строится на следующих основополагающих документах:

• Устав Внутренней службы ВС РФ — определяет общие правила организации службы и обязанности должностных лиц.
• Приказ Минобороны РФ № 330 (и актуализирующие его приказы) — «Об организации кадровой работы в Вооруженных Силах Российской Федерации».
• Директивы и методические рекомендации ГУК Минобороны России, задают единые стандарты ведения кадрового учета, документации и отчетности.
• Федеральный закон № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» и ФЗ № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», правовая база для правовых отношений с личным составом.
• Трудовой кодекс РФ — регулирует отношения с гражданским персоналом (работниками воинской части).

В штатной структуре воинской части отделение кадров, как правило, входит в состав штаба (управления) и подчиняется непосредственно заместителю командира части по кадровой работе (начальнику штаба — начальнику отделения кадров) или командиру части.

Штатно-численное обеспечение и должностные лица

Состав отделения кадров формируется в соответствии с штатным расписанием воинской части. Типичная структура включает:

1. Начальник отделения кадров (старший офицер, чаще всего старшина/прапорщик или офицер — майор/подполковник в крупных частях). Несет персональную ответственность за состояние кадровой работы, ведение учета, сохранность документов и исполнение решений командира.
2. Заместитель начальника отделения кадров (при наличии в штате) — курирует отдельные направления (учет офицеров/прапорщиков, учет сержантов/рядового состава, работа с гражданским персоналом, архив).
3. Старший инженер (инженер) по кадровой работе / Инспекторы по кадрам — офицеры/прапорщики, ведущие делопроизводство по конкретным категориям личного состава (офицерский состав, прапорщики/мичманы, сержанты/рядовой состав, контрактники, призывники).
4. Сотрудники по работе с гражданским персоналом (кадровики-цивили) — ведут трудовые книжки, оформляют трудовые договоры, рассчитывают заработную плату, взаимодействуют с Пенсионным фондом (СФР) и налоговыми органами.
5. Архивариус / Ответственный за секретариат и архив — обеспечивает хранение, учет и выдачу личных дел, служебных характеристик, листовок учета и иных строгой отчетности документов.

Важно: Согласно перечню воинских должностей, в органах управления частями предусмотрены должности: помощник командира, офицер для особых поручений, начальник приемной, заместитель начальника приемной, что может перекрываться с функциями кадрового обеспечения в малых частях.

Основные функции и задачи

Деятельность отделения кадров охватывает полный жизненный цикл военнослужащего (гражданского сотрудника) в части: от зачисления в списки до исключения из них.

Кадровый учет и документационное обеспечение

• Ведение единого кадрового учета личного состава (офицеры, прапорщики/мичманы, сержанты/рядовой состав, курсанты, призывники, контрактники).
• Формирование, ведение и хранение личных дел военнослужащих (ЛД), служебных характеристик, автобиографий, анкет, листовок учета личного состава.
• Оформление приказов (распоряжений) командира части по основным кадровым вопросам: зачисление/исключение из списков, присвоение/повышение воинских званий, назначение/освобождение от воинских должностей, назначение ежемесячного денежного содержания, награждение, предоставление отпусков, направление на обучение/лечение.
• Ведение книг учета приказов и контроль за своевременным ознакомлением личного состава с приказами под роспись.

Комплектование и работа с контрактниками

Одной из приоритетных задач, подчеркиваемых в современных директивах ГУК, является обеспечение комплектования воинской части личным составом как в мирное, так и в военное время.

• Согласование штатных расписаний и анализ комплектованности по воинским должностям и воинским званиям.
• Организация работы по отбору и зачислению на военную службу по контракту (взаимодействие с пунктом набора, проведение первичного отбора кандидатов, сбор пакетов документов).
• Продление контрактов, расторжение контрактов (по основаниям ст. 51 ФЗ № 76-ФЗ).
• Работа с призывниками: прием, размещение, оформление документов на вступление в воинскую службу, направление на ВВК.

Воинский учет и взаимодействие с военкоматами

• Ведение воинского учета личного состава (учетные карточки, ведомости).
• Своевременное сообщение в военные комиссариаты (военкоматы) по месту жительства о зачислении/исключении военнослужащих из списков части.
• Оформление военных билетов (для призывников/мобилизационного ресурса) и удостоверений военнослужащих.
• Подготовка данных для планирования мобилизационного развертывания.

Аттестация и профессиональное развитие

• Организация и проведение аттестации военнослужащих (офицерского состава, прапорщиков/мичманов) в установленные сроки.
• Подготовка материалов к заседаниям аттестационных комиссий части и вышестоящих комиссий.
• Учет прохождения военнослужащими курсов повышения квалификации, переподготовки, обучения по военно-специальностям (ВУС).
• Ведение реестров кандидатов на замещение вакантных воинских должностей (кадровый резерв).

Социально-правовое обеспечение и материальное снабжение

• Подготовка пакетов документов для назначения ежемесячного денежного содержания (ЕДВ), надбавок, доплат, выплат за гос. тайну, за выслугу лет, за воинское звание и др.
• Оформление права на жилищное обеспечение (начисление очередности, получение НЖЛ, сертификатов, оплата аренды жилья).
• Работа с вопросами пенсионного обеспечения (сбор документов для ПФР/СФР, подтверждение выслуги лет, вредности/опасности условий службы).
• Оформление государственного страхования жизни и здоровья военнослужащих.
• Предоставление путевок в санатории, организацию отдыха семей военнослужащих.

Работа с гражданским персоналом (работниками воинской части)

В соответствии с ТК РФ и приказами Минобороны, отделение кадров (или специализированный сектор) ведет полный цикл кадрового делопроизводства для гражданских лиц:

• Прием на работу (сбор документов: трудовая книжка (кроме первичного трудоустройства), страховое свидетельство СНИЛС, документы воинского учета, образование, медкнижка).
• Оформление трудовых договоров (срочных/бессрочных), доп. соглашений.
• Ведение трудовых книжек (электронных и бумажных), личных карточек учетной формы Т-2.
• Расчет заработной платы, отпускных, больничных (взаимодействие с финансово-экономическим отделом/бухгалтерией).
• Аттестация гражданского персонала, повышение квалификации.
• Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, за прогулы, несоответствие должности и т.д.).

Защита государственной тайны и режимная работа

• Оформление допусков к гостайне (взаимодействие со службой безопасности части/ФСБ).
• Учет лиц, допущенных к гостайне, ведение журналов учета носителей гостайны.
• Контроль за соблюдением режима секретности при работе с личными делами (содержат сведения, составляющие гостайну или иную охраняемую законом тайну).

Взаимодействие с вышестоящими органами (ГУК Минобороны России)

Отделение кадров является низовой звеньев системой Главного управления кадров (ГУК) Минобороны России. Взаимодействие осуществляется через:

• Управления кадров округов (флотов), объединений (армий, корпусов), garnisonов.
• Направление ежемесячной, квартальной и ежегодной отчетности (ведомости комплектованности, движение личного состава, отчеты по контрактам, жилью, пенсиям).
• Согласование проектов приказов по присвоению высших воинских званий, назначению на старшие воинские должности.
• Участие в проверках (плановых/внеплановых) ГУК и управлений кадров по состоянию кадровой работы, ведению делопроизводства, сохранности архивов.
• Получении методической помощи и разъяснений по применению новых нормативных актов (например, изменения в порядке расчета ЕДВ, жилищного обеспечения, электронного документооборота).

Структура ГУК (1-е, 3-е управления и др.) курирует отдельные направления: 1-е управление — вопросы офицерского состава и присвоения званий, 3-е управление — исторически курировало вопросы наград, писем, учета (с 1942-1943 гг.), в современности — вопросы призыва, мобилизации, работы с ВВК и др.

Автоматизация и современные технологии

На современном этапе (по состоянию на 2026 год) работа отделения кадров немыслима без использования автоматизированных систем:

• АСУ «Кадры» / АСУ «Военный учет» / Единая информационная система Минобороны — ведение электронных личных дел, формирование приказов, ведомостей, отчетов в электронном виде.
• Электронный документооборот (ЭДО) — взаимодействие с вышестоящими штабами, ГУК, военкоматами, СФР, налоговой через защищенные контуры связи (ЗКС, ВПКС).
• Автоматизированные рабочие места (АРМ) кадровика — сканирование документов, электронная подпись (ЭП/КЭП) для подписания приказов и отчетности.
• Интеграция с Госуслугами и ЕПГУ для предоставления государственных услуг военнослужащим и членам их семей (получение справок, запись на прием к врачу, оформление пособий).

Начальник штаба (или зам. командира по связи и АСУ) несет ответственность за техническое обеспечение и защиту информации в этих системах, а кадровики, за достоверность вносимых данных.

Организация архивного дела и секретариата

Критически важный аспект — сохранность документов строгой отчетности и личных дел.

• Создание экспертизы акта по отбору документов к уничтожению или хранению.
• Сдача дел в архив воинской части (при роспуске/передислокации части — в центральные архивы Минобороны/РОСАРХИВ).
• Выдача справок, выписок, дубликатов документов (по запросам судов, прокуртуры, следственных органов, СФР, бывших военнослужащих).
• Соблюдение сроков хранения: личные дела — 75 лет (до 2002 г.) / 50 лет (после 2002 г.) и т.д.

Типичные проблемы и направления совершенствования

1. Кадровый голод: нехватка квалифицированных кадровиков (офицеров/прапорщиков) в самих отделениях кадров, высокая текучесть гражданского персонала-кадровиков.
2. Ошибки в ЕДВ и жилищном обеспечении: связаны с несвоевременным внесением данных в АСУ, ошибками в приказах, расхождениями между бумажными и электронными носителями.
3. Работа с контрактниками: сложности в отборе мотивированных кандидатов, оформлении документов на родственников (свидетельства о браке/рождении, справки о составе семьи).
4. Кибербезопасность: защита персональных данных военнослужащих (ФЗ-152) при работе в АСУ и ЭДО.
5. Мобилизационная готовность: актуализация данных воинского учета, готовность к развертыванию пункта набора/мобилизационного пункта на базе части.

Отделение кадров воинской части, это не просто «канцелярия», а сложный управленческий механизм, от качественной работы которого зависит боеготовность части, социальная защищенность военнослужащих и их семей, законность кадровых решений командира. В условиях перехода ВС РФ на преимущественно контрактную основу комплектования, внедрения цифровых технологий и повышения требований к защите персональных данных, роль профессионального кадрового обеспечения неуклонно растет. Успешная работа отделения кадров невозможна без тесного взаимодействия с командой части, штабом, финансово-экономическим отделом, службой безопасности, медицинским пунктом и вышестоящими органами управления кадров (ГУК Минобороны России).

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ (Устав ВС РФ, ФЗ № 76, ФЗ № 53, ТК РФ), приказов Минобороны России, директив ГУК Минобороны России и открытых источников информации по состоянию на .