Ведение кадрового делопроизводства в военной части и организация воинского учета в гражданских организациях — это две тесно связанные сферы, которые требуют от специалистов отдела кадров предельной внимательности и строгого соблюдения нормативно-правовых актов. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно организовать работу с кадровыми документами, какие формы являются обязательными, а также как избежать штрафов при проверке военкомата.

Организация воинского учета: с чего начать?

Предположим, организация только начинает вести воинский учет. В первую очередь, кадровик должен уведомить военкомат и оформить основные документы по установленным требованиям. Пошаговая инструкция по ведению военного учета в организации, подготовленная экспертами, включает несколько базовых этапов, без которых работа будет считаться незаконной.

Для того чтобы все процессы были прозрачными, руководство должно соблюдать должный порядок: включить пункт о доплате за ведение воинского учета в должностную инструкцию ответственного сотрудника и закрепить его в системе оплаты труда.

Базовый пакет документов для старта

Чтобы навести порядок в воинском учёте, кадровику необходимо сформировать следующий чек-лист документов:

1. Письмо в военкомат о постановке на учёт.
2. Приказ о назначении ответственных за ведение воинского учёта.
3. Инструкция (должностная) ответственным за воинский учёт.
4. Личные карточки сотрудников, подлежащих учету.

Должностная инструкция ответственного за воинский учет

Важно грамотно составить образец должностной инструкции ответственного за ведение воинского учета. В этом документе необходимо четко прописать, какие обязанности ответственного нужно отразить, а также объяснить, как определить количество ответственных за воинский учет в компании (это зависит от численности сотрудников). В инструкции должны быть отражены:

• Порядок взаимодействия с местным военным комиссариатом;
• Обязанности по ведению карточек;
• Порядок хранения и заполнения бланков;
• Ответственность за несвоевременное предоставление сведений.

Формы документов воинского учета и их заполнение

Воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется по специальным карточкам гражданина, подлежащего воинскому учету. Согласно методическим рекомендациям о порядке оформления документов, личная карточка заполняется на основании:

• Паспорта гражданина РФ;
• Военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета);
• Удостоверения призывника;
• Документа об образовании, а также других необходимых документов.

В пункте 25 (в военном комиссариате или ином органе, осуществляющем воинский учет) проставляются отметки о приеме офицера запаса на воинский учет и снятии его с воинского учета. Это делается штампами размером 35 x 30 мм в соответствующих графах по установленным образцам.

Обязательные и необязательные журналы учета

Существуют как обязательные, так и необязательные документы для кадровика. Согласно НПА, ведение нижеуказанных журналов необязательно, однако на практике они значительно облегчают работу:

• Журнал учета листков-сообщений и корешков к ним;
• Журнал входящей-исходящей документации;
• Журнал направления граждан в военный комиссариат.

К необязательным документам также относят локальные нормативные акты о структурных подразделениях, некоторые виды служебных записок и иные внутренние формы.

Специфика кадровых документов внутри воинской части

Если речь идет не о гражданской организации, а непосредственно о кадровых документах военной части, то здесь действуют свои строгие правила. В Вооруженных Силах используются следующие основные виды служебных документов: приказы, директивы, приказания, указания, постановления, положения, руководства, наставления, инструкции, уставы.

Формы документов, ведущихся в роте

На уровне подразделения (роты) ведется своя внутренняя документация. К основным формам относятся:

1. Книга приема и сдачи дежурства по войсковой части (роте).
2. Книга записи больных роты.
3. Книга осмотра (проверки) вооружения, военной техники и боеприпасов роты.

Актуальные требования 2026 года

Должностная инструкция кадровика (образец-2026) должна быть составлена с учётом актуального профстандарта. Важно включить в документ все обязанности, связанные с воинским учетом. Для уточнения порядка действий лучше обратиться в местный военкомат, так как региональные особенности могут вносить свои коррективы в работу.

Помните, что за нарушение правил ведения воинского учета предусмотрены административные штрафы. Поэтому своевременное обновление методических рекомендаций, правильное заполнение карточек и регулярный аудит кадровой документации — залог успешной работы отдела кадров в 2026 году.