Вопрос отражения периода военной службы в трудовой книжке остается одним из самых обсуждаемых в кадровой практике. Несмотря на кажущуюся простоту, ошибки в оформлении могут привести к проблемам при расчете стажа, назначении пенсии или проверках ГИТ. В этой статье подробно разберем правовую базу, порядок заполнения, различия между бумажной и электронной трудовой книжкой, а также ответим на частые вопросы на основе актуального законодательства и судебной практики.

Правовая основа: что регулирует процесс?

Основными нормативными актами, регулирующими внесение записей о военной службе, являются:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…» (п. 21).
• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».
• Постановление Правительства РФ от № 957 (утвердило образец военного билета и порядок выдачи документов).

Суть нормы (п. 21 Правил № 225): в трудовую книжку помимо сведений о работе вносятся записи о времени военной службы, службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе и т.д. Запись вносится по месту работы (работодателем) на основании документов, подтверждающих прохождение службы.

Кто и когда обязан вносить запись?

Обязанность работодателя

Согласно разъяснениям Роструда и судебной практике, обязанность работодателя вносить в трудовую книжку работника запись о времени военной службы предусмотрена законодательством. Это делается:

1. При первичном приеме на работу (если у человека еще нет трудовой книжки — она заводится, и первая запись часто бывает именно об армии).
2. При последующем приеме на работу, если в трудовой книжке такой записи нет (например, утеряна, не внесена ранее).

Работник пишет заявление о внесении записи (хотя законом заявление прямо не предписано, на практике оно служит основанием для акта приема и защиты работодателя).

Роль военной части (военкомата)

Важный нюанс: прямой обязанности у должностных лиц органов военного управления по внесению записей о прохождении военной службы в трудовую книжку нет (если таковая имелась у гражданина до поступления на службу). Военная часть вносит отметки в военный билет. Внесение записи в трудовую книжку со стороны командования рассматривается как «акт доброй воли», но не как законная обязанность.

Порядок оформления записи (Образец 2024–2026 гг.)

Запись вносится в раздел III «Сведения о работе» (основной раздел). Нумерация ставится сквозная.

Алгоритм заполнения граф:

Пример записи (визуально):

| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|-------------|------------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------|
| 5 | | Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с по | По военному билету серии 45 № 123456, выданному военкоматом |
| | | (срочная военная служба), воинская часть 12345. | Ленинского района г. Москвы г. |

Особенности службы по контракту

Порядок оформления службы по контракту идентичен срочной службе. В графе 3 указывается:

«Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации по контракту с [дата начала] по [дата окончания]».

Основанием служит военный билет (с отметками о заключении контрактов) или приказ о увольнении со службы (копия, заверенная в части). Этот период засчитывается в страховой стаж (ст. 11 ФЗ-400 «О страховых пенсиях»).

Бумажная vs Электронная трудовая книга (ЭТК) — Критическое различие!

Это один из самых частых источников ошибок с 2020 года.

Резюме для кадровика: Если у сотрудника бумажная ТК — вносите запись об армии. Если ЭТК —

Что делать, если запись не внесена вовремя?

Ситуация: сотрудник работает годами, а записи об армии в ТК нет.

• Действие: Работодатель вносит запись в день обнаружения пропуска (дате в графе 2 ставится текущая дата оформления).
• Основание: Военный билет сотрудника (просмотр оригинала, копия в личное дело).
• Ретроактивность: Нельзя ставить прошедшую дату (дату призыва) в графе 2. Это будет считаться подлогом/недостоверной записью. Период службы указывается только в тексте графы 3.

Документы-основания: что принимать от сотрудника?

Согласно ст. 66 ТК РФ и п. 21 Правил № 225, основанием являются документы, выдаваемые по месту службы:

1. Военный билет — главный документ. Смотрим раздел «Сведения о прохождении военной службы» (страницы 10-11 старого образца, соответствующие разделы нового). Там стоят штампы о призыве и увольнении.
2. Свидетельство о прохождении военной службы — выдается вместо военного билета (например, офицерам в запасе, получившим удостоверение, или при утере билета).
3. Копия приказа о призыве / увольнении — заверенная в военкомате или воинской части (если билет на руках нет).

Не принимаются: справки от командира части (не оформленные по установленному образцу), ксерокопии без заверения, устные рассказы.

Частые ошибки и риски проверок ГИТ

• Ошибка 1: Запись «Принят на работу в Вооруженные Силы РФ…». Неправильно. Армия — это не трудовые отношения. Только формулировка «Служба в Вооруженных Силах РФ…».
• Ошибка 2: Проставление даты призыва в Графу 2 (Дату записи). Неправильно. Дата записи = дата приема на гражданскую работу / дата обнаружения пропуска.
• Ошибка 3: Внесение записи в ЭТК (СТД-Р). Технически невозможно/ошибочно. Данные не улетят в СФР, зато создадут «мусор» в базе.
• Ошибка 4: Отказ во внесении записи со ссылкой на «нет обязанности». Незаконно. Работодатель обязан это сделать при наличии бумажной ТК.
• Ошибка 5: Отсутствие ссылки на военный билет в Графе 4. Нарушение правил ведения.

Практический чек-лист для кадрового специалиста

1. [ ] Уточнить у сотрудника при приеме: «Есть ли военный билет? Проходили службу?»
2. [ ] Проверить: у сотрудника бумажная ТК или ЭТК?
3. [ ] Если бумажная ТК: запросить военный билет (оригинал для просмотра, копию в дело).
4. [ ] Составить запись в Разделе III по образцу (Графа 3: «Служба в ВС РФ с… по…»).
5. [ ] В Графе 4 сослаться на военный билет (серия, номер, кем выдан, дата).
6. [ ] Поставить текущую дату в Графе 2.
7. [ ] Проставить подпись ответственного лица, печать организации (если предусмотрена локальными актами).
8. [ ] Если ЭТК: запись в СТД-Р НЕ делаем. Копию военного билета кладем в личное дело для подтверждения стажа при будущем пенсионном деле.

Оформление «военной части» в трудовой книжке — это исключительно прерогатива и обязанность гражданского работодателя в отношении бумажной трудовой книжки. Ключевые правила просты: правильная формулировка в графе 3 («Служба в ВС РФ…»), текущая дата в графе 2, ссылка на военный билет в графе 4. Для владельцев электронных трудовых книжек этот этап пропускается, но документы сохраняются для Пенсионного фонда. Грамотное оформление гарантирует сотруднику корректный страховой стаж и защищает организацию от штрафов при проверках Государственной инспекции труда.

Статья подготовлена на основе положений Постановления Правительства РФ № 225, ФЗ № 53-ФЗ, разъяснений Роструда и судебной практики на 2024–2026 гг. Информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.