Оформление записи о прохождении военной службы — обязательная процедура при приеме на работу гражданина, который ранее служил в рядах Вооруженных Сил РФ. Если служба проходила в военной части 26388, кадровый сотрудник должен соблюдать строгие правила заполнения трудовой книжки, установленные Постановлением Правительства РФ от № 645 («Правила ведения и хранения трудовых книжек») и Приказом Минтруда России от № 69 («Инструкция по заполнению трудовых книжек»).
Ниже представлена пошаговая инструкция, как безошибочно внести запись о службе в в/ч 26388, какой наименование указывать в графе 3, что писать в графе 5 и какие документы нужны для основания.
Нормативная база и общие принципы
Согласно п. 13 Правил (Постановление № 645), сведения о трудовой деятельности работника, для которого работа является основной и продолжается более 5 дней, вносятся в трудовую книжку; Военная служба по призыву или по контракту засчитывается в общий трудовой стаж (ст. 11 ФЗ-173 «О трудовых пенсиях»), поэтому запись о ней обязательна.
Ключевые принципы:
- Запись вносится только на основании первичного документа — военного билета (военного удостоверения).
- Запрещено зачеркивать или исправлять записи в разделе «Сведения о работе» (п. 1.2 Инструкции № 69). Если ошибка допущена, оформляется запись об отмене неверной и вносится новая правильная.
- Наименование организации (военной части) указывается полным официальным названием с сокращением в скобках (п. 3.1 Инструкции).
Подготовка документов перед внесением записи
Перед тем как сделать запись, работодатель (кадровый специалист) должен получить от сотрудника следующий пакет:
- Военный билет (военное удостоверение), оригинал для проверки и копия для хранения в личном деле. Обратите внимание на разворот «Сведения о прохождении военной службы»: там указаны даты прибытия/убытия, воинское звание, должность, номер части.
- Заявление от сотрудника — свободной формы с просьбой внести запись о военной службе в трудовую книжку (образец ниже).
- Приказ (распоряжение) руководителя организации — о внесении записи в трудовую книжку о прохождении военной службы. Основанием для приказа является заявление сотрудника и военный билет.
Образец заявления от сотрудника:
Заявление Директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от Петров П.П. Прошу внести запись в мою трудовую книжку о прохождении военной службы по призыву с по в воинской части 26388 (г. Городской, Область) на основании военного билета серии 12 № 345678. Приложение: копия военного билета. «___» _____________ 202_ г. Подпись _____________ /Петров П.П./
Пошаговый алгоритм заполнения раздела «Сведения о работе»
Запись о военной службе оформляется так же, как и запись о приеме на гражданскую работу, но с учетом специфики ВС РФ.
Графа 1: Порядковый номер
Ставится следующий по порядку номер записи (на единицу больше предыдущего).
Графа 2: Дата
Указывается дата приказа (распоряжения) руководителя о внесении этой записи (день, месяц, год арабскими цифрами). Не дата призыва и не дата демобилизации.
Графа 3: Наименование организации (Военной части) — САМОЕ ВАЖНОЕ
Согласно п. 3.1 Инструкции № 69: «в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии)».
Для воинской части 26388 запись должна выглядеть так:
или полное официальное название, если известно из устава/штатного расписания, например:
123-я отдельная бригада специального назначения Вооруженных Сил Российской Федерации (в/ч 26388)
Важно: Не пишите просто «Армия», «Минобороны», «В/ч 26388» без слова «Военная часть». Название должно быть официальным. Если точное полное название неизвестно (оно часто засекречено), допустимо и стандартное: «Военная часть 26388 (в/ч 26388)». Место дислокации (город) в графе 3 не указывается (оно может быть секретным).
Графа 4: Наименование документа, основания
Указывается документ, на основании которого вносится запись сейчас (приказ текущей организации), а не призывной билет.
Графа 5: Трудовая функция (должность, профессия, специальность)
Здесь вносится запись о принятии на службу и увольнении (завершении службы) две отдельные строки (или одна, если принято в организации, но для службы — всегда две: «Принят» и «Уволен/Завершил службу»).
Строка 1 (Прием на службу):
Строка 2 (Завершение службы):
Нюансы графы 5:
- Должность и воинское звание берутся строго из военного билета (разворот «Сведения о прохождении военной службы»).
- Если служба проходила в разных подразделениях в/ч 26388 или сменялись звания, каждая смена оформляется отдельной строкой со ссылкой на приказ/распоряжение командира части (если есть копии) или просто по факту по военному билету.
- Основанием для увольнения (завершения службы) указывается статья Федерального закона от № 53-ФЗ «Военная обязанность и военная служба» (ст. 51, истечение срока, ст. 23 — здоровье, ст. 52 — возраст и т.д.).
Пример полностью заполненного фрагмента трудовой книжки
| Графа 1 № записи | Графа 2 Дата | Графа 3 Наименование организации | Графа 4 Наименование, дата и номер документа | Графа 5 Трудовая функция |
|---|---|---|---|---|
| 12 | Военная часть 26388 (в/ч 26388) | Приказ № 125-ОД от г. | Принят на срочную военную службу в воинскую часть 26388 на должность стрелка мотострелкового отделения, воинское звание рядовой | |
| 13 | Приказ № 125-ОД от г. | Завершил срочную военную службу в воинской части 26388 в звании ефрейтора по истечении срока срочной службы (ст. 51 ФЗ № 53-ФЗ) |
Примечание: Дата в графе 2 для обеих строк, дата приказа текущего работодателя. Графа 3 для строки увольнения оставляется пустой (или ставится тире), так как это продолжение записи об одном работодателе.
Особенности для воинской части 26388 (частые вопросы)
А что, если полное название части засекречено?
Это стандартная ситуация для многих частей (особенно спецназа, РЭБ, связи). Роструд в разъяснениях указывает: если полное наименование является гостайной, в графе 3 указывается общепринятое официальное сокращенное название — «Военная часть № [номер] (в/ч № [номер])». Для 26388 это: «Военная часть 26388 (в/ч 26388)». Это абсолютно законно и принимается Пенсионным фондом (СФР).
Служба проходила в нескольких частях (в т.ч. 26388)
Если сотрудник служил в в/ч 26388, а затем был переведен в другую часть (или пришел из другой), оформляются отдельные записи (блоки) для каждой части с указанием периодов прибытия/убытия. В графе 3 каждой записи — название соответствующей части.
Как указать работу в электронной трудовой книжке (ЭТК)?
С 2020 года ведется ЭТК. Данные о военной службе передаются в СФР (бывший ПФР) через отчет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности).
- В СЗВ-ТД заполняется блок «Сведения о работодателе»: Тип работодателя — «Военная часть», Наименование — «Военная часть 26388», Код вида деятельности — 84.22 (Военная оборона).
- В блоке «Сведения о трудовой деятельности»: Вид операции — «Прием на работу» (дата призыва), затем «Конец работы» (дата демобилизации). Причина — «Завершение срочной военной службы» (код 37 по Приказу Минтруда № 743н).
- Должность и звание — по военному билету.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Пишут в графе 3 «Министерство обороны РФ» или «Главное управление…».
Правильно: Только конкретная воинская часть — «Военная часть 26388». - Ошибка: Ставят дату призыва в графе 2.
Правильно: Дата приказа текущего работодателя о внесении записи. - Ошибка: Не указывают воинское звание в графе 5.
Правильно: Звание обязательно (оно подтверждает стаж и может влиять на пенсию). - Ошибка: Зачеркивают неверную запись.
Правильно: Только запись об отмене (п. 39 Инструкции № 69): «Запись № N от такой-то даты недействительна. Вносится новая запись…». - Ошибка: Не сдают СЗВ-ТД в СФР за период службы (если сотрудник уже уволен из текущей работы, а запись о службе внесена ранее).
Правильно: СЗВ-ТД сдается в срок до дня следующего за днем приема на работу (внесения записи).
Чек-лист для кадрового специалиста
- [ ] Получен оригинал военного билета (проверены даты, звание, должность, номер части 26388).
- [ ] Сделана копия военного билета (развороты с фото и со сведениями о службе) в личное дело.
- [ ] Написано заявление от сотрудника.
- [ ] Издан приказ организации о внесении записи в трудовую книжку (вид деятельности: ведение кадровых документов).
- [ ] Внесена запись в бумажную трудовую книжку (графы 1–5) строго по образцу выше.
- [ ] Подписана запись ответственным лицом (кадровым) и сотрудником (в графе 5 подпись не ставится, но сотрудник знакомится с записью под роспись в журнале учета ТК).
- [ ] Сформирован и сдан в СФР отчет СЗВ-ТД с данными о военной службе (если ведется ЭТК).
- [ ] Сотрудник уведомлен о внесении записи (под роспись в журнале учета движения ТК).
Указание работы в военной части 26388 в трудовой книжке не отличается принципиально от оформления службы в любой другой воинской части. Главное — соблюдать формулировку в графе 3 («Военная часть 26388 (в/ч 26388)»), точно переносить воинское звание и должность из военного билета в графу 5 и оформлять всё на основании приказа текущего работодателя. Грамотное оформление гарантирует, что стаж службы будет зачтен в страховой стаж без вопросов со стороны Социального фонда России.
Совет: Если у сотрудника утерян военный билет, запись вносится на основании справки из архива воинской части или Центрального архива МО (ЦАМО), которую сотрудник должен заранее запросить.