ВЛ – это временный лист (документ, подтверждающий привлечение работника к дистанционной работе) либо иной кадровый документ, требуемый работодателем в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Оформление ВЛ может проходить полностью в онлайн‑режиме, если воспользоваться услугами квалифицированного юриста и современными цифровыми платформами (КЭДО, электронная подпись, сервисы типа VK HR Tek).

Почему стоит оформлять ВЛ удалённо?

• Экономия времени – процесс, который в офисе занимает недели, в онлайн‑режиме завершается за несколько часов.
• Отсутствие необходимости пересылать бумажные документы (курьер, почта, скан‑копии).
• Полная юридическая безопасность: подписи фиксируются датой и временем, а документы хранятся в защищённом архиве КЭДО.
• Удобство для сотрудника, который находится в другом городе или даже за границей.

Правовая база

Оформление дистанционного сотрудника регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 57, 65, 312.1, 312.2).
• Федеральный закон «Об электронных цифровых подпись» № 63‑ФЗ.
• Приказ ФНС РФ № ММВ‑7‑9/2025 н “Об использовании КЭДО при оформлении трудовых отношений”.
• Постановление Правительства РФ № 1085 от «О порядке представления сведений о приёме на работу в СФР».

Общий план действий

1. Выбор юриста‑консультанта.
2. Сбор и проверка пакета документов.
3. Подготовка и согласование шаблона ВЛ.
4. Подписание документов через КЭДО.
5. Регистрация ВЛ в кадровой системе и передача сведений в СФР.
6. Организация рабочего места и инструктаж.
7. Контроль и хранение документации.

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Выберите юриста, который работает удалённо

• Ищите специалиста, имеющего опыт в оформлении дистанционных трудовых отношений (например, адвокаты, работающие в юридических фирмах «ЮрЭксперт», «Право Онлайн»).
• Убедитесь, что у юриста есть электронная подпись (ЭП) и доступ к системе КЭДО.
• Заключите предварительный договор‑оферту (можно через сервис DocuSign или аналог) о предоставлении юридических услуг.

Шаг 2. Сбор и проверка документов от будущего удалённого сотрудника

Согласно ст. 65 ТК РФ, необходимый пакет включает:

• Паспорт (скан‑копия).
• СНИЛС.
• ИНН.
• Трудовая книжка (или выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП о трудовой деятельности).
• Документы об образовании.
• Военный билет (для военнообязанных).

Юрист отправляет сотруднику защищённую форму загрузки (например, в VK HR Tek или в сервисе «1С:Документооборот»). Система автоматически распознаёт данные (OCR) и вносит их в карточку сотрудника.

Шаг 3. Формирование шаблона ВЛ

В шаблоне должны быть прописаны обязательные пункты:

• Тип дистанционной работы (постоянная, временная, гибридная) – ст. 312.1 ТК РФ.
• Место выполнения работы (город/населённый пункт) – ст. 57 ТК РФ.
• Режим труда и отдыха, часы связи.
• Условия предоставления оборудования и компенсаций.
• Порядок передачи отчётности и каналов связи.
• Ссылка на локальные нормативные акты (ЛНА) работодателя.

Юрист вносит эти данные в шаблон, сохраняет его в КЭДО и делится ссылкой с работодателем и сотрудником.

Шаг 4. Подписание ВЛ через КЭДО

1. Оба участника (работодатель и сотрудник) открывают документ в личном кабинете КЭДО.
2. С помощью электронной подписи ставят подпись – система фиксирует дату и время.
3. После подписания документ автоматически сохраняется в архиве с уровнем защиты «секретный» (ISO 27001).

Если у сотрудника нет ЭП, юрист может оформить нотариальное заверение скана подписи и загрузить заверенный файл в КЭДО – это тоже считается юридически действительным.

Шаг 5. Оформление сопутствующих кадровых актов

• Приказ о приёме на работу (по шаблону, генерируется автоматически в системе).
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (если перевод из офиса в удалёнку).
• Уведомление в СФР по форме ЕФС‑1 с кодом «ДИСТ» (дистанционный режим). Срок – не позднее следующего рабочего дня.

Все эти документы также подписываются в КЭДО и отправляются в СФР через интегрированный модуль «Отчётность».

Шаг 6. Организация рабочего места и инструктаж

1. Работодатель предоставляет оборудование (ноутбук, монитор, средства защиты информации) либо компенсирует их использование.
2. Создаётся аккаунт сотрудника в корпоративных сервисах (1С‑Зарплата, корпоративный VPN, сервисы обмена файлами).
3. Через КЭДО отправляется инструктаж по охране труда и информационной безопасности. Сотрудник подтверждает ознакомление подписью.
4. Все подтверждения выгружаются в виде отчёта для возможных проверок Трудовой инспекции.

Шаг 7. Контроль и хранение документации

КЭДО обеспечивает:

• Сохранность документов минимум 50 лет (для документов, оформленных после 2003 г.) и 75 лет – для более старых.
• Доступ к документам в любой момент через личный кабинет.
• Автоматическое резервное копирование на несколько дата‑центров.

Шаг 8. Финальная проверка и закрытие заявки

После выполнения всех пунктов юрист формирует отчёт о завершении оформления ВЛ и отправляет его работодателю. В системе КЭДО статус меняется на «Завершено», а сотрудник получает уведомление о готовности всех кадровых справок (справка о доходах, трудовая книжка в электронном виде и т.д.).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить ВЛ без электронной подписи?

Да, но в этом случае потребуется нотариальное заверение сканов подписи. Такой документ также может быть загружен в КЭДО, однако процесс займет больше времени.

Сколько стоит юридическое сопровождение оформления ВЛ удалённо?

Стоимость варьируется от 8 000 руб. (стандартный пакет) до 25 000 руб. (полный сервис с подготовкой оборудования и инструктажем). Рекомендуется запросить коммерческое предложение у нескольких фирм.

Какие риски остаются при удалённом оформлении?

• Недостаточно точное указание населённого пункта выполнения работы – может стать основанием для расторжения договора.
• Отсутствие подтверждения получения инструктажей – потенциальный риск при проверке Трудовой инспекции.
• Неправильный код в форме ЕФС‑1 (не указан «ДИСТ») – штраф от 10 000 руб. до 50 000 руб.

Можно ли оформить ВЛ для сотрудника, находящегося за границей?

Для резидентов за границей рекомендуется использовать договор ГПХ (гражданско‑правовой) либо оформить длительную командировку. Трудовой договор с дистанционным режимом в таком случае невозможен (ст. 311 ТК РФ).

Как быстро можно получить готовый ВЛ?

При наличии всех документов и готового шаблона процесс в КЭДО занимает от 2 до 6 часов.

Оформление ВЛ через юриста удалённо – это сочетание правовой точности и современных цифровых технологий. Следуя приведённой пошаговой инструкции, вы сможете:

• Сократить срок оформления с нескольких недель до нескольких часов.
• Исключить бумажную волокиту и связанные с ней расходы.
• Гарантировать юридическую чистоту всех документов.
• Обеспечить прозрачность и удобство для сотрудника и работодателя.

Если у вас уже подключён сервис VK HR Tek или аналогичный КЭДО, обратитесь к вашему менеджеру за активацией модуля «Приём на работу». Если нет – оставьте заявку на сайте VK HR Tek и получите бесплатную консультацию.

Удачной автоматизации кадрового процесса!