.
На 25 июля 2026 года актуальность правильного ведения журналов только возросла в связи с цифровизацией воинского учета (переход на Единый реестр воинского учета) и ужесточением ответственности за нарушения. В этой статье мы подробно разберем, какие журналы обязательны, какие рекомендованы, как их оформлять и хранить, а также предоставим актуальные образцы заполнения.
Нормативная база: на чем строится ведение журналов
Основными документами, регламентирующими состав и правила ведения журналов, являются:
- Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 10, 11, 21;1).
- Инструкция по организации воинского учета, утвержденная Приказом Минобороны РФ от № 70 (далее — Инструкция № 70).
- Методические рекомендации Генерального штаба ВС РФ по применению Инструкции № 70.
- Постановление Правительства РФ № 732 (в части штрафных санкций).
Важно: Инструкция № 70 четко разграничивает журналы на обязательные (их отсутствие влечет штрафы) и рекомендованные/внутренние (необходимы для порядка, но форма устанавливается организацией самостоятельно).
Классификация журналов: обязательные и рекомендованные
Обязательные журналы (унифицированные формы)
Эти журналы имеют строго утвержденные формы. Отклонение от них недопустимо.
- Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе ВС РФ.
- Основание: п. 66 Инструкции № 70.
- Суть: Фиксирует результаты ежегодных проверок состояния воинского учета в организации (проводится комиссией с участием военкомата).
- Актуальность 2026: Действует редакция 1 от . Образец заполнения подготовлен экспертами КонсультантПлюс и другими справочно-правовыми системами.
- Книга учета бланков специального воинского учета (форма № 10).
- Суть: Учет строгой отчетности: воинские билеты, удостоверения запасника, извещения об отсрочке, справки вместо воинского билета.
- Правило: Каждый бланк пронумерован, учитывается поштучно. Фиксируются даты получения от военкомата, выдачи сотруднику, возврата, списания (порчи).
Рекомендованные (внутренние) журналы — «Семь журналов для порядка»
Практика и Методические рекомендации Генштаба советуют завести минимум 7 журналов для полноценного документооборота. Их формы не унифицированы, работодатель утверждает их в Учетной политике по воинскому учету или отдельным приказом.
| № | Наименование журнала | Назначение / Что фиксируется | Ключевые графы |
|---|---|---|---|
| 1 | Журнал регистрации входящей корреспонденции по воинскому учету | Письма, повестки, запросы, уведомления от военкомата, ГУ ВС, судов. | Дата/номер входящего, от кого, краткое содержание, исполнитель, отметка о выполнении. |
| 2 | Журнал регистрации исходящей корреспонденции по воинскому учету | Ответы в военкомат, уведомления о переезде/увольнении, списки для бронирования. | Дата/номер исходящего, адресат, тема, способ отправки (почта, ЭДО, вручение под роспись), исполнитель. |
| 3 | Журнал учета карточек граждан, подлежащих воинскому учёту (форма 10 / учетная карточка) | Контроль за наличием и актуальностью личных карточек воинского учета (форма № 10 или внутренняя). | ФИО, дата рождения, категория запаса, ВУС, дата открытия карточки, дата закрытия/передачи, место хранения. |
| 4 | Журнал учета листков-сообщений (направлений) и корешков к ним | Движение основного документа, листка-сообщения (призыв, учет, снятие с учета). | Номер листка-сообщения, дата получения от ВК, ФИО гражданина, дата вручения под роспись, дата возврата корешка в ВК. |
| 5 | Журнал доведения обязанностей по воинскому учету до сведений граждан | Подтверждение того, что сотрудники знают свои обязанности (ст. 21.1 53-ФЗ). | ФИО, дата ознакомления, подпись сотрудника, подпись ответственного лица, номер приказа о назначении ответственного. |
| 6 | Журнал учета уведомлений, направленных в военкомат (исходящие/входящие уведомления) | Отдельный контроль за сроками сдачи уведомлений (п. 15 ст. 21.1 53-ФЗ — 2 недели). | Вид уведомления (прием, увольнение, переезд и т.д.), ФИО, дата события, дата отправки, номер отправки, отметка о получении ВК. |
| 7 | Журнал учета выдачи/возврата воинских документов сотрудникам | Контроль за физическими документами (военные билеты, справки) на время работы. | ФИО, вид документа, серия/номер, дата выдачи (под роспись), дата возврата (под роспись), основание. |
Порядок оформления и заведения журналов (Чек-лист 2026)
Чтобы избежать претензий при проверке, соблюдайте единый стандарт оформления каждого журнала (как обязательного, так и внутреннего):
- Пронумеровать все страницы (сквозная нумерация от 1 до последней).
- Сшить и запечатать (последняя страница: «В журнале пронумеровано и сшито [N] листов», подпись ответственного, печать организации).
- Утвердить форму приказом директора (для внутренних журналов) или использовать утвержденную Минобороны форму (для обязательных).
- Назначить ответственного лицом приказом (обычно это сотрудник HR-отдела или секретарь, ответственный за воинский учет).
- Вести аккуратно: без зачисток и стираний. Ошибка зачеркивается одной линией, рядом пишется «Исправлено верно», ставится подпись и дата.
- Заполнять своевременно, в день возникновения события (получения письма, вручения повестки, увольнения сотрудника).
Особенности 2026 года: Цифровизация и Единый реестр
С 2024–2025 годов активно внедряется Единый реестр воинского учета (ЕРВУ). Это меняет подход к журналам:
- Электронный документооборот (ЭДО): Обмен данными с военкоматом все чаще происходит через Госуслуги/ЕРВУ/СБИС/Диадок. Журналы входящей/исходящей корреспонденции должны отражать электронные отправки (номер ЭДО, дата отправки, статус «Доставлено/Подписано»).
- Уведомления в 2 недели: Срок сдачи уведомлений о приеме/увольнении/переезде жестко контролируется автоматически. Журнал уведомлений становится главным доказательством соблюдения срока в случае сбоя системы.
- Бронирование: Журнал проверок бронирования (обязательный) теперь тесно связан с данными ЕРВУ. Проверяющая комиссия сверяет данные журнала с выгрузкой из реестра.
Совет: Даже при полном переходе на ЭДО, бумажные журналы (или их электронные аналоги с ЭЦП) хранить обязательно. Инспекторы военкомата при выездной проверке запрашивают именно физические журналы или их заверенные копии.
Хранение и сроки
Согласно архивным правилам и Инструкции № 70:
- Журнал проверок (обязательный): Хранится навсегда (или до ликвидации организации с передачей в архив).
- Книга учета бланков (форма 10): Хранится навсегда.
- Внутренние журналы (корреспонденция, листки-сообщения, уведомления, доведение): Хранятся не менее 5 лет после последней записи (рекомендуется 10 лет и более для истории организации).
После окончания срока хранения журналы подлежат экспертизе ценности с составлением акта и передачей в архив организации или государственный архив.
Ответственность за нарушения (Актуальные штрафы 2026)
Отсутствие журналов, неверное заполнение, несвоевременная сдача уведомлений (фиксируемых в журналах) влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ и ст. 21.1 53-ФЗ:
- Для должностных лиц: от 10 000 до 50 000 руб; (повышены в 2024–2025 гг.).
- Для юрлиц: от 100 000 до 500 000 руб.
- За повторное нарушение: дисквалификация должностного лица на 1–3 года или штраф до 1 млн руб. для организации.
Практика судов: Наличие аккуратно заведенных внутренних журналов часто является смягчающим обстоятельством или основанием для применения минимального штрафа, так как демонстрирует добросовестность работодателя.
Где взять актуальные образцы и бланки на 2026 год
Не скачивайте случайные шаблоны из интернета 2015 года. Используйте проверенные источники:
- Справочно-правовые системы: КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс (разделы «Воинский учет» -> «Образцы документов» -> «Журналы»). Там публикуются редакции 2026 года (например, Журнал проверок редакция 1 от ).
- Сайт Минобороны РФ / ГУ ВС по субъектам: Часто публикуют методические материалы и образцы форм.
- Сервисы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн): Встроенные модули «Воинский учет» генерируют журналы автоматически на основе введенных данных.
- Профильные порталы: «Мое дело», «Бухгалтерия.ру», «Нормативный акт» — публикуют пустые бланки в Word/PDF и примеры заполнения бесплатно.
Резюме: Алгоритм действий HR-специалиста сегодня
- Проведите аудит: Есть ли у вас Журнал проверок (обязательный) и Книга учета бланков (форма 10)?
- Утвердите пакет внутренних журналов (минимум 7 шт.) приказом с утверждением форм.
- Пронумеруйте, сшейте, запечатайте все журналы до начала записи.
- Внедрите ежедневный ритуал: утро — проверка входящей почты/ЭДО -> запись в журнал -> распределение задач.
- Настройте контроль сроков: календарь/таск-менеджер на 2 недели для уведомлений в военкомат.
- Подготовьтесь к проверке: раз в квартал сверяйте данные журналов с данными ЕРВУ/личными карточками.
Материал подготовлен на основе данных Инструкции № 70, ст. 21.1 ФЗ № 53-ФЗ, Методических рекомендаций Генштаба ВС РФ и судебной практики на .