Номенклатура – это систематизированный перечень документов, книг, журналов и иных материалов, находящихся в архиве или в текущем документообороте части. Правильное оформление номенклатуры позволяет быстро находить нужный документ, контролировать его состояние и соблюдать нормативные требования Министерства обороны РФ.
Зачем нужна номенклатура в воинской части?
- Упрощение поиска – каждый документ имеет уникальный номер и описание.
- Контроль за сохранностью – фиксируются даты поступления, перемещения и уничтожения.
- Соответствие нормативам – в уставных документах указаны требования к ведению архивов.
- Подготовка к проверкам – проверяющие органы быстро получают нужную информацию.
Основные элементы номенклатуры
- Номер записи – порядковый номер в реестре.
- Код документа – сочетание буквенно-цифрового кода, отражающего тип и подразделение.
- Наименование – полное название книги, журнала или дела.
- Ответственный – фамилия, должность лица, отвечающего за документ.
- Местонахождение – шкаф, ящик, полка, электронный ресурс.
- Примечание – особые условия хранения, ограничения доступа и т.п.
Как оформить номенклатуру в Microsoft Word
Подготовка шаблона
Для удобства рекомендуется создать шаблон, который будет использоваться всеми сотрудниками части. Шаблон может включать:
- Шапку с логотипом части и названием документа.
- Таблицу с фиксированными колонками (см. ниже).
- Поле для подписи ответственного лица.
Создание таблицы
В Word откройте Вставка → Таблица и задайте следующую структуру (пример – 8 столбцов):
| № | Код | Наименование | Дата | Ответственный | Местонахождение | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | К-01/23 | Книга «Военная тактика» | Иванов И.И. | Шкаф 2, ящик 5 | 352 | Только для чтения | |
| 2 | Ж-04/22 | Журнал «Военно-исторический вестник» №12 | Петров П.П. | Шкаф 1, ящик 3 | 48 | В электронном виде – архив |
Настройка стилей
Для единообразия оформите стили:
- 1 –
h1(название реестра). - 2 –
h2(разделы: книги, журналы, дела). - Таблица – стиль
Table Gridс выравниванием по центру в заголовочных ячейках. - Нумерация – автоматическая (пункт Нумерация в Word).
Автоматическое обновление даты
В ячейку «Дата» можно вставить поле { DATE @ "dd.MM.yyyy" }, чтобы при каждом открытии документа отображалась текущая дата.
Пример готового документа «Номенклатура дел, книг и журналов»
Книги
| № | Код | Наименование | Дата | Ответственный | Местонахождение | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | К-01/23 | «Военная тактика» | Иванов И.И. | Шкаф 2, ящик 5 | 352 | Только для чтения | |
| 2 | К-02/22 | «История войск РФ» | Смирнова А.А. | Шкаф 2, ящик 6 | 210 | Доступ ограничен |
Журналы
| № | Код | Наименование | Дата | Ответственный | Местонахождение | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ж-04/22 | «Военно‑исторический вестник» №12 | Петров П.П. | Шкаф 1, ящик 3 | 48 | Электронный архив | |
| 2 | Ж-07/23 | «Техника и вооружение» №7 | Кузнецов К.К. | Шкаф 1, ящик 4 | 60 | Только для офицеров |
Дела
| № | Код | Наименование | Дата | Ответственный | Местонахождение | Кол-во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Д-15/23 | Дело «План боевой подготовки» | Лебедев Л.Л. | Шкаф 3, ящик 2 | 128 | Конфиденциально | |
| 2 | Д-18/22 | Дело «Отчет о проведении учений» | Михайлова М.М. | Шкаф 3, ящик 3 | 85 | Открыто для всех |
Примечание: После заполнения реестра подпишите документ внизу и передайте в архивную службу.
Подпись ответственного:
_____________________ / Иванов И.И.
Практические рекомендации
- Регулярно обновляйте реестр – минимум раз в месяц проверяйте наличие всех позиций.
- Используйте защиту документа (пароль, ограничение редактирования), чтобы предотвратить случайные изменения.
- Храните резервную копию в электронном виде на защищённом сервере.
- Обучайте персонал – проведите инструктаж по заполнению и использованию номенклатуры.
- Соблюдайте классификацию – помечайте документы согласно уровню доступа (ОТ, С, К, Д).
Наличие правильно оформленной номенклатуры дел, книг и журналов – один из базовых элементов эффективного документооборота в любой воинской части. С помощью простого шаблона в Microsoft Word можно быстро создать удобный, наглядный и соответствующий нормативным требованиям реестр. Регулярное ведение и контроль за актуальностью данных обеспечат быстрый доступ к необходимой информации, упростят подготовку к проверкам и повысят уровень дисциплины в работе с документами.
Автор статьи: Ваш помощник. Дата публикации: 24 июля 2026 г.