Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Номенклатура дел — это основной системный документ‚ определяющий состав‚ структуру и сроки хранения дел‚ формируемых в ходе деятельности воинской части. Грамотное ведение номенклатуры — залог порядка в документообороте‚ соблюдения сроков хранения архивных документов и успешного прохождения проверок вышестоящих инспекций. В данной статье подробно разбираются правовая база‚ порядок составления‚ структура и нюансы ведения номенклатуры дел воинской части на 2026 год.

Нормативно-правовая основа (Актуально на 2026 год)

Главным документом‚ регламентирующим делопроизводство в ВС РФ‚ является:

Приказ Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (ИД-2017)».
Важно: Приказ в редакции от (с учетом последних изменений).

Ключевым приложением для темы является Приложение № 15 к ИД-2017, «Номенклатура дел‚ книг и журналов». Именно этот документ устанавливает единые правила формирования номенклатуры во всех воинских частях‚ соединениях‚ организациях и учреждениях ВС РФ.

Назначение и значение номенклатуры дел

Номенклатура дел выполняет следующие ключевые функции:

Систематизация: Упорядочивает хаотичный поток входящих‚ исходящих и внутренних документов.
Установление сроков хранения каждого дела (временного или постоянного).
Обеспечение поискового доступа к документам в течение всего срока их хранения.
Формирование архивного фонда части для последующей сдачи в архив (военный архив или архив ведомства).

Важно: Несмотря на внедрение АСУ «Делопроизводство» и электронного документооборота (ЭДО)‚ бумажная номенклатура дел (или ее электронный аналог в системе) остается обязательным документом‚ утверждаемым ежегодно.

Структура и правила составления номенклатуры (согласно Пп. 1-4 Прил. № 15)

Заголовок номенклатуры

В заголовке указывается:

Действительное наименование воинской части (например: 15-я отдельная гвардейская мотострелковая Александрийская ордена Кутузова бригада).
Если действительное наименование не присвоено (новые формирования‚ части особого назначения) — условное наименование или военная часть (в/ч № XXXXX).

Порядок расположения заголовков дел

Порядок определяется степенью важности документов‚ составляющих дела‚ и их взаимосвязью. Традиционно используется хронологико-систематический принцип (функционально-хронологический):

Делопроизводство и офисная работа.
Организационное строительство и штаты.
Боевой учет‚ личный состав‚ кадровые вопросы.
Боевой и мобилизационная готовность‚ учебно-боевая подготовка.
Материально-техническое обеспечение (МТО)‚ логистика‚ БМТ.
Финансовое обеспечение‚ денежное довольствие.
Медицинское обеспечение‚ санитарно-гигиенические вопросы.
Воспитательная работа‚ идеологическая работа‚ связь с общественностью.
Военная дисциплина‚ правопорядок‚ правовая работа.
Охрана государственной тайны‚ режимные объекты‚ криптографическая работа.
Комендантская служба‚ охрана‚ защита объекта.
Жизнеобеспечение (питание‚ жилье‚ бани-прачечные).
Капитальное строительство‚ ремонт‚ эксплуатация недвижимости.
Экология‚ пожарная безопасность‚ охрана труда.
Взаиморасчеты с лицами‚ не состоящими на воинской службе‚ и др.

Составление заголовков дел

Заголовок дела должен быть четким‚ лаконичным и точно отражать содержание документов внутри.

Если дело состоит из нескольких томов‚ составляется общий заголовок дела‚ а затем (при необходимости) — заголовки каждого тома‚ уточняющие содержание (например: «Дело № 45. Учебно-боевая подготовка. Том 1. Планы занятий. Том 2. Отчеты о прохождении обучения»).
Не допускается использование аббревиатур‚ не принятых в ВС РФ‚ и сленга.

Процедура утверждения и сроки действия

Ежегодное утверждение

Номенклатура дел составляется на календарный год (с 1 января по 31 декабря).

Срок составления: Обычно в ноябре-декабре текущего года на следующий год.
Утверждает: Командир воинской части (по представлению начальника секретаря/начальника канцелярии/архивариуса).
Согласовывает: Старший помощник командира по правовой работе (по вопросам секретности и правовой экспертизы)‚ начальник штаба (по оперативным вопросам).

Внесение изменений

В течение года по мере возникновения новых видов деятельности или отмены старых в номенклатуру вносятся изменения (дополнительные листы)‚ которые также утверждаются командиром части.

Типовая структура номенклатуры (Примерный перечень разделов)

Ниже приведен ориентировочный перечень разделов и дел‚ включаемых в номенклатуру (основано на Приложении № 18 к ИД-2017 и практике ведения делопроизводства). Точный состав дел определяется индивидуально для каждой части в зависимости от её штата‚ задач и профиля.

Раздел (Класс)	Примеры дел (Заголовки)	Типовый срок хранения
I. Делопроизводство и канцелярия	Номенклатура дел. Журналы учета входящих/исходящих документов. Отчеты о делопроизводстве. Актуализация справочников. Уничтожение документов (акты).	Постоянно / 10 лет
II. Организационное строительство	Штаты‚ штатные расписания. Приказы о присвоении наименований/номеров. Реорганизация‚ формирование‚ расформирование. История части (хроника).	Постоянно
III. Кадровый учет и личный состав	Личные дела офицеров/прапорщиков/сержантов/солдат (контракт/призыв). Личные карточки учета. Приказы о зачислении/исключении из списков. Награждение. Присвоение воинских званий. Квалификационные аттестации. Довольствие (листы расчета).	75 лет (личные дела) / 10-50 лет (остальное)
IV. Боевая готовность и УБП	Планы боевой работы‚ учения‚ сборы. Отчеты о готовности. Журналы боевой дежурства; Программы подготовки. Актовые документы проверок.	10-25 лет
V. Материально-техническое обеспечение	Имущественные книги (форма № 1‚ № 2). Акты приема-передачи‚ списания‚ инвентаризации. Журналы учета БМТ‚ ГСМ‚ АМБ. Нормы снабжения. Документы по кап. ремонту ВВТ.	10-25 лет (инв. акты ─ 75 лет при списании недвижимости)
VI. Финансовое обеспечение	Сметы‚ лимиты финансирования. Платежные поручения‚ кассовые ордера. Отчеты о исполнении бюджета. Документы по денежному довольствию (ведомости).	10-75 лет (зависит от вида)
VII. Медицинское обеспечение	Медицинские карты военнослужащих. Журналы учета больных/раненых. Санитарно-эпидемиологические заключения. Акты освидетельствования.	25-75 лет
VIII. Воспитательная и идеологическая работа	Планы воспитательной работы. Отчеты о мероприятиях. Работа с личным составом (беседы‚ лекции). Библиотека‚ музей части. Знаки различия‚ праздники‚ юбилеи‚ Книга Почета части.	5-10 лет (Музей/История ─ Постоянно)
IX. Военная дисциплина и правовая работа	Журналы учета правонарушений. Протоколы расследований. Материалы проверок. Документы по делам об административных правонарушениях. Обращения граждан.	10-25 лет
X. Режимная работа и ГТ	Документы по охране гостайны (учет‚ допуск‚ инструктажи). Криптографические документы (журналы учета ключей). Режимные объекты. Актуализация перечней сведений‚ составляющих гостайну.	Постоянно / 10-25 лет
XI. Комендантская служба и охрана	Журналы комендантского часа‚ дежурств. Планы охраны/защиты. Акты проверки инженерно-технических средств. Посты‚ караулы.	5-10 лет
XII. Жизнеобеспечение	Питание (меню‚ отчеты‚ акты приемки продуктов). Жилье (наряды‚ акты приемки жилья). Бани-прачечные. Водоснабжение‚ отопление.	5-10 лет
XIII. Кап. строительство и эксплуатация	Проектная документация. Акты сдачи-приемки объектов. Техпаспорта. Журналы строительного производства (КС-6‚ КС-11). Эксплуатация зданий.	Постоянно / 50-75 лет
XIV. Охрана труда‚ пожарная безопасность‚ экология	Оценка условий труда (СОУТ). Инструкции по ОТ. Журналы инструктажей. Плановые проверки. Акты обследования рабочих мест. Утилизация отходов.	10-50 лет (СОУТ ─ 50 лет)

Особенности ведения номенклатуры в современных условиях

Электронный документооборот (ЭДО) и АСУ «Делопроизводство»

При использовании автоматизированных систем номенклатура дел ведется в электронном виде. Однако:

Должна быть обеспечена возможность формирования бумажного экземпляра для утверждения командиром (с подписью и печатью).
Сроки хранения устанавливаются в метаданных электронных дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
При переводе дел в архив формируется описание дел к архиву на основе номенклатуры.

Учет книг и журналов

В номенклатуре (или в отдельном приложении к ней) обязательно отражаются книги и журналы строгой отчетности (журналы учета приказа‚ распоряжений‚ входящих/исходящих документов‚ журналы учета ГТ‚ журналы инвентаризаций и т.д.). Для каждого журнала указывается: номер‚ название‚ срок ведения (год)‚ ответственное лицо‚ место хранения.

Секретные дела

Дела‚ содержащие сведения‚ составляющие государственную тайну‚ или иную охраняемую законом тайну‚ выделяются в отдельный раздел номенклатуры (или ставят пометку «Секретно»‚ «Для служебного пользования»). Учет ведется в отдельных журналах с соблюдением режима доступа.

Типичные ошибки при составлении номенклатуры

Копирование «шаблона» без адаптации: В номенклатуре остаются дела‚ которые в данной части не образуются (например‚ дела капитального строительства в полевой части без стационарной базы)‚ или отсутствуют актуальные (например‚ дела по работе с беспилотниками‚ новыми видами ВВТ).
Неверные сроки хранения: Установление сроков «на глаз» без ссылки на Росархив/Минобороны. Риск: преждевременное уничтожение ценных документов или захламление архива мусором.
Нечеткие заголовки: «Дело по снабжению»‚ «Разные бумаги». Правильно: «Дело № 12. Обеспечение части горюче-смазочными материалами на 2026 год».
Игнорирование электронных документов: Отсутствие в номенклатуре дел‚ формируемых только в ЭДО (например‚ электронные приказы‚ отчеты в АСУ).
Просроченное утверждение: Номенклатура на 2026 год утверждена в феврале 2026 года. Это нарушает принцип проспективности.

Практический алгоритм работы секретаря/архивариуса

Анализ документооборота за текущий год: Какие дела открывались‚ какие документы поступали/создавались‚ какие новые виды деятельности появились.
Сверка с типовым перечнем (Прил. № 18 ИД-2017) и номенклатурой прошлого года: Что оставить‚ что исключить‚ что добавить.
Согласование с функциональными должностными лицами: Начальник штаба (оперативка)‚ начальник тыла/МТО (логистика)‚ начальник финансовой службы‚ врач части (медицина)‚ старший помощник по правовой работе (режим/правовая работа)‚ политрук/замполит (воспитка).
Формирование проекта номенклатуры: Заполнение таблицы (Номер дела‚ Заголовок‚ Срок хранения‚ Индекс/Шифр‚ Ответственный исполнитель).
Подписание и утверждение: Проект -> Согласующие -> Командир части (Приказ/Распоряжение об утверждении).
Размещение: Один экземпляр у секретаря/архивариуса‚ по копии у ответственных исполнителей (начальников служб/роты)‚ в АСУ «Делопроизводство».
Контроль исполнения: Ежемесячный/квартальный контроль за открытием дел по номенклатуре‚ соблюдением оформления (обложки‚ перечни документов внутри дел).

Сдача дел в архив: Роль номенклатуры

По истечении года (или срока хранения в части) дела сшиваются‚ оформляются обложки (форма № 1-л/Арх или установленная ВС РФ)‚ составляется Описание дел к архиву. Номенклатура дел служит основой для составления Описания. Номера дел в Описании должны строго соответствовать номерам в номенклатуре. Несоответствие — частая причина возврата архива из архива ВС РФ или ведомственного архива.

Резюме

Номенклатура дел воинской части, это не формальность‚ а управленческий инструмент. Ее качество напрямую влияет на:

Готовность части к внеплановым проверкам (ГИ‚ Военная прокуратура‚ Общественный контроль).
Скорость поиска документов при рассмотрении обращений военнослужащих‚ ветеранов‚ судебных запросов.
Правовую защищенность интересов Министерства обороны и конкретных военнослужащих (пенсионные дела‚ травмы‚ награждения‚ имущественные споры).

Следуйте Приказу № 170 (ИД-2017)‚ учитывайте специфику своей части‚ согласовывайте проект с профильными службами и утверждайте вовремя — и делопроизводство будет работать как часы.

Дисclaimer: Данная статья носит информационно-справочный характер. При составлении номенклатуры обязательно руководствуйтесь действующим текстом Приказа Минобороны РФ № 170 (ИД-2017) в актуальной редакции‚ а также методическими рекомендациями Главного управления делопроизводства и архивов Минобороны РФ.