Номенклатура – это систематизированный перечень наименований дел, документов, журналов, книг и иных материалов, которые находятся в воинской части, с указанием сроков их хранения, места размещения и ответственного за их ведение․

Зачем нужна номенклатура?

• Обеспечивает быстрый поиск и доступ к необходимой информации․
• Гарантирует соблюдение нормативных сроков хранения и уничтожения документов․
• Упрощает контроль над документооборотом со стороны командования и органов контроля․
• Снижает риск потери или порчи важной документации․

Правовая основа

Нормативные акты, регламентирующие формирование и ведение номенклатуры дел в воинских частях:

1. Приказ Минобороны РФ «Об организации делопроизводства в Вооружённых Силах РФ» (приложение N 1 к приказу)․
2. Приказ Министра обороны РФ от 23 октября 2018 г․ № XXX «Об утверждении сроков хранения документов»․
3. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»․

Основные разделы номенклатуры

Документы командного и оперативного характера

Бухгалтерская и налоговая документация

• Бухгалтерские регистры – срок хранения 5 лет․
• Налоговые декларации – срок хранения 5 лет․
• Акты сверки с поставщиками – срок хранения 3 года․

Персональные (кадровые) документы

Сюда входят личные дела военнослужащих, приказы о назначении, награждения, медицинские карты и др․

• Личное дело – хранить до 50 лет после увольнения․
• Медицинские карты – 30 лет․
• Приказы о награждении – 10 лет․

Техническая и материально-техническая документация

Документы, связанные с обслуживанием и эксплуатацией техники, вооружения, средств связи и т․д․

• Технические паспорта техники – 10 лет после вывода из эксплуатации․
• Журналы технического обслуживания – 5 лет․
• Документы по ремонту и модернизации – 7 лет․

Документы по охране труда и безопасности

• Акты обследования пожарной безопасности – 5 лет․
• Протоколы инструктажей – 3 года․
• Документы по радиационной, химической и биологической защите – 10 лет․

Как формируется номенклатура?

1. Сбор информации․ Сотрудники всех подразделений предоставляют перечень своих документов․
2. Классификация․ Документы группируются по типу (оперативные, бухгалтерские, кадровые, технические и т․д․)․
3. Назначение кодов․ Каждому виду дел присваивается уникальный код (например, 1‑01, 2‑04), что упрощает поиск в электронных системах․
4. Определение сроков хранения․ Сроки берутся из нормативных актов и учитывают особенности конкретного документа․
5. Утверждение․ Номенклатура согласовывается с начальником части и утверждается приказом․
6. Внедрение․ Осуществляется ввод в действие: создаются папки, электронные каталоги, назначаются ответственные лица․

Ответственные за ведение номенклатуры

• Начальник части․ Утверждает номенклатуру и отвечает за её соблюдение․
• Начальник отдела управления (делопроизводства)․ Осуществляет ежедневный контроль, ведёт реестр и следит за сроками хранения․
• Комендант архива․ Проводит инвентаризацию, организует уничтожение просроченных документов․
• Ответственные за отдельные разделы․ (например, бухгалтер, кадровик, технический специалист) – следят за своевременным внесением новых дел в номенклатуру․

Практические рекомендации

Используйте электронные системы

Современные военные части переходят на электронный документооборот․ При этом номенклатура сохраняется в виде метаданных в системе (название, код, срок хранения, место хранения)․

Регулярно проверяйте сроки хранения

Раз в полгода проводите ревизию реестра, отмечайте документы, срок которых истёк, и готовьте их к уничтожению в соответствии с приказом․

Обучайте персонал

Проводите инструктажи по работе с номенклатурой, объясняйте важность правильного оформления и своевременного внесения новых дел․

Делайте резервные копии

Для электронных документов создавайте резервные копии на надёжных носителях и храните их в отдельном месте (например, в центральном архиве части)․

Пример типовой номенклатуры дел в воинской части

Оперативные документы
 1‑01 Приказы командования (оперативные) – 10 лет
 1‑02 Планы боевых учений – 5 лет
 1‑03 Журналы боевых действий – 7 лет


Административные документы
 2‑01 Приказы о назначении и переводе – 10 лет
 2‑02 Приказы о награждении – 10 лет
 2‑03 Протоколы совещаний – 5 лет
Кадровые документы
 3‑01 Личные дела военнослужащих – 50 лет
 3‑02 Медицинские карты – 30 лет
 3‑03 Приказы о увольнении – 10 лет

Бухгалтерские документы
 4‑01 Бухгалтерские регистры – 5 лет
 4‑02 Налоговые декларации – 5 лет
 4‑03 Акт сверки с поставщиками – 3 года

Технические документы
 5‑01 Технические паспорта техники – 10 лет
 5‑02 Журналы технического обслуживания – 5 лет
 5‑03 Документы по ремонту – 7 лет

Охрана труда и безопасность
 6‑01 Протоколы инструктажей – 3 года
 6‑02 Акт обследования пожарной безопасности – 5 лет
 6‑03 Документы по радиационной защите – 10 лет

Номенклатура в войсковой части – это фундаментальный инструмент управления документами, который позволяет поддерживать порядок, соблюдать законодательные требования и обеспечивать оперативный доступ к информации․ Правильное формирование, ведение и контроль за сроками хранения номенклатуры повышают эффективность работы части, снижают риск административных нарушений и способствуют сохранению исторического наследия воинского подразделения․

Помните: без чёткой номенклатуры невозможно обеспечить надёжный документооборот в современных условиях, когда часть информации хранится в электронном виде, а другая – в бумажных архивах․