Номенклатура – это официально утверждённый перечень дел, книг и журналов, которые обязаны вести все воинские части в соответствии с Приказом Министра обороны РФ от № 170 (редакция от ) и приложениями к Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (ИД‑2017).
Правовая основа
- Приказ Минобороны РФ № 170 от (с изменениями от ) – утверждает Инструкцию по делопроизводству в ВС РФ.
- Приложения к Инструкции (ИД‑2017):
- Приложение N 11 – Книга учёта приказов и директив.
- Приложение N 12 – Книга учёта изданий.
- Приложение N 15 – Номенклатура дел, книг и журналов.
- Приложение N 16 – Карточка выдачи дел, книг, журналов, изданий и других материалов.
- Согласно пункту 1.1 Инструкции, «дело» – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности части.
Основные понятия
| Термин | Определение |
|---|---|
| Дело | Совокупность документов (приказов, распоряжений, актов, справок и пр.), объединённых по теме, объекту или процессу. |
| Книга | Форма регистрационно‑учётного документа, в которой фиксируются сведения о поступлении, выдаче, перемещении и хранении документов (например, книга учёта приказов). |
| Журнал | Регистратор, в котором фиксируются события, связанные с документооборотом (журнал учёта переходящих служебных документов, журнал учёта изданий и др.). |
Классификация номенклатуры (Приложение N 15)
Номенклатура дел, книг и журналов делится на несколько разделов, каждый из которых имеет свой код и наименование. Ниже представлена типовая структура, используемая в большинстве воинских частей.
Дела
- Дела административно‑хозяйственного характера
- 01 – Дела по обеспечению жизнедеятельности части (питание, жильё, транспорт).
- 02 – Дела по материально‑техническому обеспечению (закупки, складирование, учёт имущества).
- 03 – Дела по кадровому обеспечению (приём, перевод, увольнение, аттестация).
- Дела боевой подготовки
- 10 – Планирование и проведение учений.
- 11 – Учёт боевой техники и вооружения.
- 12 – Документы по подготовке личного состава.
- Дела финансово‑бюджетного обеспечения
- 20 – Бюджетные планы, отчёты, расчёты.
- 21 – Дела по финансовому контролю.
- Дела по охране труда и технике безопасности
- 30 – Инструкции, акты проверок, протоколы.
- Дела по юридическому обслуживанию
- 40 – Дела по правовой поддержке, судебным делам, договорным отношениям.
Книги
| Код книги | Наименование | Назначение |
|---|---|---|
| К‑01 | Книга учёта приказов и директив | Регистрация всех приказов, директив, распоряжений, изданных в части. |
| К‑02 | Книга учёта изданий | Учёт журналов, газет, бюллетеней, инструкций, методических материалов. |
| К‑03 | Книга учёта материальных ценностей | Регистрация поступления, перемещения и списания имущества; |
| К‑04 | Книга учёта личного состава | Ведение сведений о приёме, переводе, увольнении военнослужащих. |
Журналы
- Журнал учёта переходящих служебных документов (Приложение N 11) – фиксирует входящие и исходящие документы, их реквизиты, сроки исполнения.
- Журнал учёта изданий (Приложение N 12) – отражает поступление, выдачу и списание печатных изданий, журналов, бюллетеней.
- Журнал учёта командных указаний (приложение N 13) – регистрирует указания командования, их исполнение и контроль.
Порядок формирования и регистрации дел
- Определение темы/объекта – руководитель подразделения формулирует задачу и определяет, к какому разделу номенклатуры относится документ.
- Создание дела – в журнале переходящих документов фиксируется номер дела, наименование, дата создания, ответственный исполнитель.
- Группировка документов – все связанные документы (приказы, акты, справки) помещаются в папку с проставленным картотечным номером (см. Приложение N 16).
- Регистрация в книге учёта – в зависимости от типа документа (приказ, издание) вносится запись в соответствующую книгу (К‑01, К‑02 и т.д.).
- Контроль сроков хранения – в номенклатуре указываются нормативные сроки (от 1 года до 50 лет) в зависимости от категории документа. По истечении срока документ либо передаётся в архив, либо уничтожается согласно приказу об уничтожении.
Сроки хранения и передача в архив
| Категория документа | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Приказы и директивы | 5 лет (по окончании действия) + 10 лет в архиве | Сохраняются в архиве до 50 лет, если не указано иное. |
| Бухгалтерские и финансовые отчёты | 10 лет | Передаются в архив финансового управления. |
| Кадровые документы | 5 лет после увольнения + 10 лет в архиве | |
| Издания (журналы, газеты) | 1 год (по актуальному выпуску) + 5 лет в архиве | Хранятся в библиотеке части. |
| Документы по охране труда | 5 лет | После проверки – в архив отдела безопасности. |
Ответственность за ведение номенклатуры
- Командир части – несёт общую ответственность за соблюдение требований делопроизводства, своевременную подготовку и передачу дел в архив.
- Начальник отдела делопроизводства – контролирует формирование, регистрацию и хранение дел, книг и журналов; ведёт карточки выдачи (Приложение N 16).
- Ответственные исполнители – обязаны своевременно подавать документы в соответствующее дело, фиксировать их в журналах и обеспечивать их сохранность.
Формы и образцы
Все формы, используемые в номенклатуре, утверждены приказом Минобороны и доступны в электронных справочниках (например, в системе «Документооборот ВС РФ»). Ключевые формы:
- Форма N 1 – Приказ командира войсковой части.
- Карточка выдачи дел, книг, журналов, изданий (Приложение N 16) – фиксирует дату выдачи, получателя, номер книги/журнала, срок хранения.
- Журнал учёта переходящих служебных документов (Приложение N 11) – таблица с колонками: №, дата, исходящий/входящий, реквизиты, исполнитель, срок исполнения.
Практические рекомендации
- Ежемесячный контроль – проверяйте соответствие реального содержания дел их номенклатурным кодам.
- Автоматизация – используйте электронные системы (ЭДО) для ускорения регистрации и поиска документов.
- Обучение персонала – регулярно проводите инструктажи по правилам заполнения журналов и книг.
- Проверка сроков хранения – создайте календарный план пересмотра сроков и подготовки документов к передаче в архив.
- Контроль доступа – ограничьте доступ к конфиденциальным делам только уполномоченными лицами.
Номенклатура дел, книг и журналов – фундаментальная часть системы делопроизводства в воинской части. Точное соблюдение её требований обеспечивает:
- Прозрачность и прослеживаемость всех служебных документов;
- Своевременное исполнение приказов и распоряжений;
- Соблюдение нормативных сроков хранения и архивирования;
- Ответственность руководителей за организацию документооборота.
Регулярный контроль, правильное оформление карточек выдачи и использование утверждённых форм позволяют поддерживать высокий уровень управленческой эффективности и соответствовать требованиям законодательства РФ.
Дата актуализации: г. | Источник: Приказ Минобороны РФ № 170 от (ред. ), ИД‑2017, Приложения N 11‑N 16.