Учебник ЗГТ (Законодательство, Графики, Технологии) представляет собой практический справочник, в котором собраны нормативные требования, образцы форм и пошаговые инструкции по ведению воинского учета. Ниже – подробный разбор того, что такое номенклатура дел, какие книги и журналы обязаны вести воинские части, как их оформить, зарегистрировать и хранить.
Что такое номенклатура дел?
Номенклатура дел – это перечень всех папок, книг, журналов и электронных реестров, используемых в организации, с указанием их наименования, номера, даты создания и ответственного лица. По своей функции номенклатура дел является «картой» документооборота, позволяющей быстро находить нужный документ и контролировать сроки его хранения.
В воинской части номенклатура дел включает:
- Обязательные журналы воинского учёта (по Инструкции 70 и методическим рекомендациям Генштаба).
- Рекомендованные журналы, упрощающие контроль (журнал учёта вещевого имущества, журнал учёта личного состава и т.п.).
- Бухгалтерскую и налоговую документацию (по приказу от г.).
- Внутренние регистры (журнал входящих/исходящих документов, журнал учёта служебных командировок и др.).
Зачем нужна номенклатура дел?
- Обеспечивает единую систему учёта и упрощает проверку со стороны военкоматов, Генштаба и Росархива.
- Позволяет быстро определить, какие документы подлежат сохранению, архивированию или уничтожению.
- Упрощает передачу дел при реорганизации, переезде или смене командования.
Нормативно‑правовая база
Ведение номенклатуры дел и обязательных журналов регулируется следующими нормативными актами:
- Инструкция № 70 «О порядке ведения воинского учёта в воинских частях» (утверждена Приказом Минобороны РФ от г.).
- Методические рекомендации Генштаба ВС РФ (обновлены в 2024 г.) – детализируют формы журналов, порядок их пронумерования и опломбирования.
- Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении формы номенклатуры дел организации» – определяет структуру и обязательные реквизиты.
- Приказ Минфина РФ от № 210н «О бухгалтерской номенклатуре дел» – применяется к бухгалтерии части.
Ключевые требования
| Требование | Содержание |
|---|---|
| Пронумеровать и опломбировать | Все журналы и книги должны иметь сквозную нумерацию и печать с подписью ответственного. |
| Регистрация в журнале входящих | Каждый документ фиксируется в журнале входящих с указанием даты, номера и получателя. |
| Сроки хранения | Воинские документы – 5 лет после закрытия дела; бухгалтерские – 10 лет; архивные – бессрочно. |
| Утверждение номенклатуры | Приказом командира части, подписанным генеральным директором (если часть находится в составе организации). |
Обязательные и рекомендованные журналы воинского учёта
Согласно Инструкции 70, в каждой воинской части обязаны вести следующие журналы:
3.1 Обязательные журналы
- Журнал учёта личного состава (форма 10‑К) – фиксирует приход, уход, переводы, увольнения.
- Журнал учёта вооружения, военной техники и другого имущества (форма НБ‑03) – запись о поступлении, списании, перемещении.
- Журнал учёта служебных командировок (форма 10‑К/1) – даты, цели, маршруты.
- Журнал учёта входящих и исходящих документов – регистрация всех официальных бумаг.
- Журнал учёта боевых знамён и символов – контроль за хранением и перемещением.
3.2 Рекомендованные (дополнительные) журналы
- Журнал учёта медицинского обслуживания личного состава.
- Журнал учёта учебных занятий и тренировок.
- Журнал учёта материально‑технического обеспечения (расходные материалы, топливо).
- Электронный реестр «Сводная номенклатура дел» – упрощает интеграцию с автоматизированными системами.
Как оформить, зарегистрировать и хранить журналы
4.1 Оформление журнала
- Выбрать утверждённую форму (например, НБ‑03, 10‑К). Формы доступны на официальном портале Минобороны.
- Заполнить шапку журнала:
- Наименование части (полное официальное название).
- Номер и дата приказа, утверждающего журнал.
- Ответственное лицо (начальник отдела кадров, бухгалтер и т.п.).
- Пронумеровать листы сквозной нумерацией (начиная с 001). Нумерацию фиксируют в журнале «Реестр нумерации».
- Опломбировать журнал печатью части и подписью ответственного.
4.2 Регистрация в номенклатуре дел
Для каждой книги/журнала в номенклатуре указываются следующие реквизиты (см. приложение 2 к Приказу Росархива):
| № п/п | Наименование документа | Форма | Номер (внутренний) | Дата создания | Ответственный |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Журнал учёта личного состава | 10‑К | Ж‑ЛС‑001 | Начальник отдела кадров | |
| 2 | Журнал учёта вооружения | НБ‑03 | Ж‑ВО‑001 | Начальник отдела техники |
4.3 Хранение
- Все журналы хранятся в закрытом шкафу с ограниченным доступом (только уполномоченные лица).
- Сроки хранения – согласно нормативам (см. таблицу в пункте 2).
- По истечении срока – передача в архив или уничтожение (по приказу командира).
- Электронные версии (PDF) хранятся в защищённом сервере с резервным копированием.
Пример заполнения номенклатуры дел (форма от 11 марта 2024 г.)
Ниже – пошаговый пример, как заполнить форму номенклатуры дел, используемую в большинстве воинских частей.
5.1 Шапка формы
Наименование организации: Воинская часть 12345 г. Москва Подразделение: 1‑й батальон Дата утверждения: Приказ №: 2024/45 от Ответственный за ведение номенклатуры: старший лейтенант Петров И.И.
5.2 Таблица номенклатуры
| № | Наименование книги/журнала | Форма | Рег. № | Дата начала учёта | Ответственный |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Журнал учёта личного состава | 10‑К | Ж‑ЛС‑001 | Начальник отдела кадров | |
| 2 | Журнал учёта вооружения и техники | НБ‑03 | Ж‑ВО‑001 | Начальник отдела техники | |
| 3 | Журнал входящих документов | — | Ж‑ВХ‑001 | Старший офицер канцелярии | |
| 4 | Бухгалтерская номенклатура дел | — | Б‑НД‑001 | Главный бухгалтер |
5.3 Подпись и печать
В конце формы ставится подпись командира части и печать. После этого документ вносится в сводную номенклатуру дел организации и хранится в архиве кадровой службы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужна ли номенклатура для ИП?
- Закон не обязывает индивидуального предпринимателя вести номенклатуру так строго, как юридическое лицо, однако наличие простой «карты» документов упрощает бухгалтерию и проверку.
- Можно ли вести номенклатуру в электронном виде?
- Да. При этом необходимо обеспечить цифровую подпись, резервное копирование и соответствие требованиям ФЗ «Об архивном деле».
- Что делать, если журнал потерялся?
- Сразу оформить акт о потере, составить дубликат журнала (при наличии копий) и внести изменения в номенклатуру. При необходимости – подать заявление в военкомат.
- Сколько копий обязательных журналов нужно хранить?
- Обычно – одна оригинальная бумажная копия и одна электронная копия. При необходимости могут быть сделаны дополнительные копии для подразделений.
- Какие сроки уничтожения документов?
- Воинские документы – 5 лет после закрытия дела; бухгалтерские – 10 лет; архивные – бессрочно; Уничтожение производится только по приказу командира с подписью ответственного за архив.
Номенклатура дел, книг и журналов – ключевой элемент системы воинского учёта. Правильное оформление, регистрация и хранение журналов позволяют:
- Соблюдать нормативные требования Инструкции 70 и методических рекомендаций Генштаба.
- Обеспечить прозрачность документооборота при проверках и ревизиях.
- Сократить риск потери или искажения данных о личном составе, имуществе и финансовой деятельности.
Следуйте рекомендациям, приведённым в этом учебнике, используйте образцы форм и не забывайте регулярно обновлять номенклатуру в соответствии с изменениями законодательства.
Помните: нормативные документы обновляются ежегодно. Проверяйте актуальность форм и сроков хранения в официальных источниках Минобороны РФ и Росархива.