Несекретное делопроизводство является основой документооборота любой воинской части. Оно обеспечивает правовую силу приказов‚ распоряжений‚ отчетов и иных служебных документов‚ регулирующих повседневную жизнь и боевую готовность подразделения. Грамотная организация этого процесса — залог управляемости части‚ сохранности документации и исполнительской дисциплины.

Нормативная база и правовое регулирование

Деятельность по несекретному делопроизводству в Вооруженных Силах РФ регламентируется комплексом нормативных правовых актов. Ключевыми документами являются:

• Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ (разделы‚ касающиеся документооборота и делопроизводства);
• Приказ Министра обороны РФ (утверждающий Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ);
• ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Национальная система стандартов. Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство. Общие требования к организации делопроизводства в организациях» (применяется с учетом специфики ВС);
• Внутренние приказы командира части‚ регламентирующие график работы канцелярии‚ номенклатуру дел‚ сроки хранения и порядок передачи в архив.

Организационная структура: кто ведет делопроизводство?

Согласно уставу‚ в каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. Форма его организации зависит от объема документооборота и штатной структуры части:

Варианты организации:

1. Отдельное структурное подразделение (Канцелярия / Отдел делопроизводства). Создается в крупных частях (полки‚ бригады‚ дивизии‚ штабы) при значительном объеме документов. Во главе стоит начальник канцелярии (старший секретарь/делопроизводитель).
2. Строевой‚ общий‚ административно-хозяйственный отдел (отделение‚ часть). В частях среднего размера функции делопроизводства возлагаются на общий отдел (ОЧ/АХО)‚ где выделяется группа секретарей/делопроизводителей.
3. Назначение ответственного лица приказом командира. В малых подразделениях (роты‚ отдельные взвода‚ базы хранения)‚ где штатами не предусмотрено отдельное подразделение или отдел‚ приказом командира (начальника) воинской части назначается лицо‚ ответственное за ведение несекретного делопроизводства. Часто это старшина части‚ дежурный по части или специально обученный военный/гражданское лицо.

Основные задачи и функции несекретного делопроизводства

Задачи несекретного делопроизводства (далее — делопроизводства) определяются уставом и инструкцией. Ключевые направления:

• Обеспечение единого порядка подготовки‚ оформления‚ регистрации‚ исполнения‚ учета‚ хранения и уничтожения служебных документов.
• Создание и ведение единой номенклатуры дел (плана делопроизводства) на год.
• Организация документооборота: входящий‚ внутренний‚ исходящий.
• Контроль за исполнением приказов‚ распоряжений‚ поручений командира и старших начальников.
• Архивное дело: формирование дел‚ их экспертиза по срокам хранения‚ передача в архив части или в государственный архив.
• Обеспечение режима доступа к документам (хотя это несекретное делопроизводство‚ доступ к служебным документам регламентируется).

Порядок работы со служебными документами (Жизненный цикл документа)

Входящий документооборот

1. Поступление: почта‚ курьерская связь‚ электронные каналы (АСУ «Документ»‚ СЭД)‚ факс‚ личное вручение.
2. Первичная обработка: проверка комплектности‚ целостности‚ наличия подписей и печатей.
3. Регистрация: в Журнале учета входящих документов (форма № 1 или аналог) с присвоением регистрационного номера и даты. Примечание: регистрация рапорта‚ заявления‚ донесения производится в соответствующем журнале в кабинете несекретного делопроизводства.
4. Визирование/Маршрутизация: проставление виз командира (начальника) на экземпляре проекта‚ остающемся в деле воинской части‚ ниже текста и подписи. Направление на исполнение ответственным исполнителям.
5. Контроль исполнения: отслеживание сроков‚ напоминание исполнителям‚ докладывание командиру о просроченных документах.

Внутренний документооборот

Осуществляется через рапорты‚ донесения‚ служебные записки‚ акты‚ протоколы‚ справки‚ подготовленные внутри части. Регистрируются в журналах внутреннего документооборота или едином журнале (при малом объеме).

Исходящий документооборот

1. Подготовка проекта: исполнителем на бланке части или по форме приказа/распоряжения.
2. Согласование/Утверждение: подпись командира (начальника) или уполномоченного лица.
3. Регистрация: в Журнале учета исходящих документов.
4. Исполнение (отправка): почта‚ связь‚ электронная передача‚ курьер‚ личное вручение под роспись.
5. Архивирование: помещение копии (экземпляра) в соответствующее дело с отметкой об исполнении.

Номенклатура дел и формирование архива

Ежегодно до 1 декабря разрабатывается и утверждается командиром номенклатура дел на грядущий год. Она структурируется по разделам:

• Раздел I: Организационно-распорядительные документы (приказы‚ распоряжения‚ директивы‚ планы).
• Раздел II: Документы по боевой подготовке‚ мобилизации‚ боевому дежурству.
• Раздел III: Документы по воспитательной работе‚ военно-политической работе.
• Раздел IV: Документы по материально-техническому обеспечению‚ АХО.
• Раздел V: Кадровые документы (личные дела‚ служебные списки — часто выделяются в секретную часть или хранятся отдельно по решению командира).
• Раздел VI: Документы по медицинскому‚ ветеринарному обеспечению.
• Раздел VII: Документы по финансовому обеспечению.
• Раздел VIII: Документы по вопросам правопорядка‚ безопасности‚ противопожарной охраны.

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с типовыми номенклатурами Министерства обороны и Росархива (1 год‚ 5 лет‚ 10 лет‚ 50 лет‚ 75 лет‚ постоянное). По истечении срока хранения дела подлежат экспертизе и уничтожению или передаче в архив.

Контроль за состоянием делопроизводства

Командиры кораблей (частей) должны систематически контролировать состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами; Контроль осуществляется тремя основными способами:

1. Лично командирами (начальниками): проверка журналов регистрации‚ исполнения приказов‚ состояния дел‚ соблюдения сроков.
2. Специально назначенными лицами: замполитом‚ начальником штаба‚ старшиной части‚ офицером по делопроизводству штаба.
3. Специально назначенными комиссиями: для плановых проверок (квартальных‚ полугодовых‚ годовых) или внеплановых (после смены командира‚ в ходе проверок вышестоящих инспекций).

Особое внимание командира должно быть обращено на постоянную готовность несекретного делопроизводства к работе в условиях перевода с мирного на военное время.

Готовность к работе в особом периоде (перевод на военное время)

Это критически важный аспект. В планах перевода части на военное время должен быть предусмотрен раздел «Организация делопроизводства». Он включает:

• Расширенный штат канцелярии (привлечение резервистов‚ гражданских лиц).
• Заготовку бланков приказов‚ боевой документации‚ журналов полевого образца.
• Планы эвакуации архива и текущих дел (паковка‚ маркировка‚ транспорт).
• Организацию документооборота в полевых условиях (курьерская связь‚ радиообмен документами).
• Обеспечение тайны (перевод части документов в секретный режим‚ уничтожение несекретных по спискам).

Автоматизация и электронный документооборот (СЭД/АСУ)

Современное несекретное делопроизводство немыслимо без систем электронного документооборота (СЭД) и автоматизированных систем управления (АСУ «Документ»‚ «АСУ КЦВС» и др.).

• Преимущества: скорость прохождения документов‚ прозрачность контроля исполнения‚ поиск по атрибутам‚ экономия бумаги.
• Требования: использование сертифицированных средств электронной подписи (ЭП)‚ соблюдение требований ФСТЭК/ФСБ к защите информации (даже несекретной‚ но служебной)‚ ведение параллельного бумажного учета для документов‚ требующих «мокрой» подписи и печати (приказы о приеме в службу‚ увольнении‚ наградении и др.).
• Гибридный режим: на текущий момент (2026 г.) в большинстве частей действует гибридный режим: учет в СЭД + бумажная регистрация ключевых документов в журналах.

Типичные нарушения и меры по их устранению

Несекретное делопроизводство — это «нервная система» воинской части. От качества работы канцелярии‚ секретарей и ответственных лиц зависит своевременность принятия решений‚ законность приказов‚ сохранность прав личного состава и боеготовность подразделения. Ключевыми факторами успеха являются: строгое соблюдение уставных требований‚ непрерывное обучение кадров делопроизводства‚ внедрение современных ИТ-средств с соблюдением информационной безопасности и ежедневный личный контроль командира за исполнительской дисциплиной.

Статья подготовлена на основе Устава внутренней службы ВС РФ‚ Инструкции по делопроизводству в ВС РФ и действующих приказов Минобороны РФ. Актуально на .