Ведение документооборота в Вооруженных Силах Российской Федерации, это строго регламентированный процесс, от которого зависит боеготовность, дисциплина и законность командования. Одним из ключевых документов учета личного состава является Книга временно отсутствующих. Данная статья подробно разбирает назначение, правовую базу, правила заполнения и хранения этого документа на 2026 год.
Правовое основание и нормативная база
Ведение Книги временно отсутствующих регулируется комплексом нормативных правовых актов. Главным документом, определяющим правила делопроизводства, является:
- Приказ Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации». Данный документ устанавливает единые стандарты ведения учета, формы журналов и книг, порядок их прошивки, нумерации и хранения.
- Приказ Министра обороны РФ от № 170 (ред. от ) — регламентирует порядок обеспечения воинских частей бланками, книгами и журналами. Заявки на обеспечение направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года. В исключительных случаях (при отсутствии централизованного снабжения) изготовление и закупку осуществляют воинские части самостоятельно.
Важно: В соответствии с п. 5 плана мероприятий по укреплению воинской дисциплине (стр. 36 типовых планов), ведение «Книги временно отсутствующих» является обязательной мерой по учету и розыску военнослужащих, самовольно оставивших воинскую часть.
Назначение и функции книги
Книга временно отсутствующих — это строгий отчетный документ, предназначенный для:
- Учета перемещения личного состава: Фиксация фактов убытия и прибытия военнослужащих в командировки, отпуска, на лечение, учебу и по другим основаниям.
- Контроля за сроками отсутствия: Оперативное выявление просрочек по возвращению в часть.
- Работы по предупреждению самовольного ухода: Согласно методическим рекомендациям («В помощь молодому офицеру»), учет лиц, самовольно оставивших воинскую часть, ведется в штабе воинской части в Книге временно отсутствующих отдельным разделом.
- Обеспечения дежурств: У дежурного по части (роте) должна быть актуальная выписка или доступ к данным о том, кто из личного состава отсутствует, для правильного составления рапортов и управления частью.
Структура и правила оформления (на 2026 год)
Единой утвержденной формы (бланка) с номером ГОСТ для «Книги временно отсутствующих» не существует, она ведется в виде прошитой и занумерованной книги (обычно формата А4 или А3) по образцу, утверждаемому командиром воинской части на основании Инструкции по делопроизводству (Приказ № 170 от 2017 г.).
Обязательные реквизиты титульного листа:
- Наименование воинской части (условное наименование/воинский номер).
- Название документа: «Книга временно отсутствующих».
- Период ведения (с «___» ________ 20__ г. по «___» ________ 20__ г.).
- Подпись командира части (начальника штаба) и печать (при наличии).
- Сведения о прошивке: «В книге ___ листов, прошито, занумеровано, запечатано (подписано)».
Структура внутренних страниц (колонки):
Рекомендуемый перечень колонок (может расширяться по решению командира):
| № п/п | Наименование колонки | Примечания |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | Сквозная нумерация за год |
| 2 | Дата убытия | Число, месяц, год |
| 3 | Воинское звание, Фамилия, Имя, Отчество | Полностью |
| 4 | Должность / Воинская специальность | |
| 5 | Основание убытия (приказ, распоряжение, отпускной билет, командировочное удостоверение) | Номер, дата документа |
| 6 | Цель убытия / Место назначения | Командировка, отпуск, лечение, учеба, частные дела и т.д. |
| 7 | Срок отсутствия (дата возвращения по документу) | Плановая дата возвращения |
| 8 | Фактическая дата возвращения | Заполняется при прибытии |
| 9 | Примечания (просрочка, продление, СОУ и т.д.) | Отметки о мерах, принятых к возвращению |
| 10 | Подпись принявшего (дежурного по части/штабу) | При возвращении |
Отдельный раздел для самовольно отсутствующих (СОУ):
В конце книги выделяется отдельный раздел для учета военнослужащих, самовольно оставивших воинскую часть. В него вносятся:
- Дата и время обнаружения отсутствия (по данным утреннего/вечернего верования).
- Данные военнослужащего.
- Принятые меры: сообщение командиру, составлению плана розыска (п. 5 плана мероприятий), направлению извещений родственникам, в полицию и пр.
- Дата задержания/возвращения и основание (приказ о зачислении в списки, протокол полиции и т.д.).
Порядок ведения и ответственные лица
В> В штабе воинской части (Главный журнал):
Ответственный: Помощник начальника штаба по личному составу (или старшина штаба). Ведется централизованно по всем подразделениям; Вносится на основании приказов по части, командировочных удостоверений, отпускных билетов.
На дежурстве по воинской части (Рабочая копия/Выписка):
У дежурного по части должен находиться актуальный перечень отсутствующих (выписка из книги или отдельный журнал дежурного) для рапортирования командиру (начальнику дежурства) о численности личного состава, фактически присутствующего в расположении.
В роте (батарее):
Командир роты (старшина роты) ведет учет отсутствующих своего подразделения. Данные сверяются со штатной книгой ежедневно (утром и вечером) при веровании.
Отличие от «Книги учета военнослужащих, находящихся в командировке и отпуске»
В практике часто возникает путаница между двумя документами. Существенные отличия:
| Характеристика | Книга временно отсутствующих | Книга учета в командировке и отпуске |
|---|---|---|
| Объем учета | Все категории отсутствующих: командировки, отпуска, больничные, учеба, СОУ, арест, стража, выход по частным делам. | Только командировки и отпуска (в гарнизоне/по прибытии). |
| Цель | Общий оперативный учет и контроль дисциплины (в т.ч. СОУ). | Контроль за соблюдением сроков командировок/отпусков, учет прибывших в гарнизон. |
| Место ведения | Штаб части, дежурство по части, роты. | Обычно у дежурного по гарнизону / штаба гарнизона. |
| Колонки | Универсальные для всех оснований. | Специфические: адрес пребывания в отпуске, телефон, номер билета. |
Типичные ошибки и нарушения при ведении (по материалам проверок)
- Отсутствие прошивки и нумерации: Листы просто сшиты степлером или лежат в папке. Это делает документ недействительным с правовой точки зрения.
- Несвоевременное внесение записей: Внесение данных о убытии спустя дни после приказа. Риск: военнослужащий считается «присутствующим», но его нет на месте.
- Отсутствие отметок о возвращении: Колонка «Фактическая дата возвращения» пустая на протяжении месяцев.
- Смешение с журналом дежурства: Записи об отсутствующих делаются в «Книге приема и сдачи дежурства» (формы № 1 по Приказу № 170), что недопустимо — это разные документы.
- Игнорирование раздела СОУ: При самовольном уходе запись не вносится в отдельный раздел книги, не составляется план розыска (п. 5 плана мероприятий).
- Использование старых бланков/форм: Несоответствие требованиям Приказа № 170 от 2017 г. (Инструкция по делопроизводству).
Обеспечение бланками и хранение
Согласно Приказу Минобороны РФ от № 170:
- Заявки на закупку/изготовление книг подаются ежегодно к 1 августа.
- Книги изготавливаются типографическим способом или на печатных устройствах части (лазерная печать) на бумаге формата А4/А3.
- Срок хранения: в соответствии с Перечнем стандартных сроков хранения документов (утвержденным приказом Минобороны), книги учета личного состава хранятся не менее 5 лет (в зависимости от вида учета — до 10 или 50 лет для личных дел, но сама книга учета — обычно 5-10 лет после завершения). Точный срок уточняется в Номенклатуре дел воинской части.
- По истечении срока хранения книги подлежат экспертизе и уничтожению по акту комиссии.
Практический алгоритм действий дежурного/начальника штаба
- Утро (после утреннего верования): Сверка списка отсутствующих по Книге с реальным положением дел. Получение от рот выписок/рапортов об отсутствующих.
- В течение дня: Внесение записей о новом убытии (по приказам, билетам) в день издания приказа/выдачи билета.
- Контроль сроков: Ежедневно проверять колонку «Срок отсутствия». За 3-5 дней до окончания срока — контрольная связь с военнослужащим/командировкой/больницей.
- Обнаружение просрочки: Немедленное сообщение командиру части (начальнику штаба). Внесение отметки в колонку «Примечания». Начало мероприятий по розыску (план п. 5).
- Возвращение: При прибытии военнослужащего, внесение фактической даты, основания (приказ о зачислении), подписи дежурного/начальника штаба.
- Конец года: Закрытие книги, подпись ответственного и командира, передача в архив части.
Книга временно отсутствующих — это не просто формальность, а главный инструмент оперативного управления личным составом и обеспечения воинской дисциплины. Грамотное ее ведение позволяет:
- Исключить «потерю» людей в документах.
- Своевременно выявлять нарушителей сроков отсутствия.
- Обеспечить законность приказов о зачислении/исключении из списков.
- Представить в судебные/следственные органы достоверные доказательства в делах о СОУ (ст. 337 УК РФ).
Командиры воинских частей и начальники штабов должны лично контролировать состояние этого документа, обеспечивая его соответствие Инструкции по делопроизводству (Приказ № 170 от 2017 г.) и актуальным задачам службы на 2026 год.
Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов (Приказы Минобороны РФ № 170 от 2017 и 1999 гг.), судебной практики и методических рекомендаций по делопроизводству ВС РФ. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов необходимо руководствоваться действующими приказами командира части и нормативными документами Минобороны РФ.