Книга учёта горюче‑смазочных материалов (ГСМ) – один из основных документов, обеспечивающих контроль за наличием, движением и расходом топлива, масел и специальных жидкостей в подразделениях Вооружённых Сил. Её правильное ведение гарантирует своевременное обеспечение техники, соблюдение нормативов расхода и предотвращение хищений.

Нормативная база

• Приказ Министра обороны РФ от № 135 «Об особенностях организации и ведения бухгалтерского учёта в бюджетных учреждениях Вооружённых Сил Российской Федерации»;
• Методические рекомендации по учёту ГСМ, утверждённые Главным управлением тыла и обеспечения (ГУТЭ) Министерства обороны;
• Внутренние приказы и указания командования соединений (воинских частей) о порядке применения эксплуатационных норм расхода горючего;
• Стандартные формы журналов и книг учёта, изготавливаемые в соответствии с действующими нормативными документами (см. ukroblik.com.ua и аналогичные ресурсы).

Назначение книги учёта ГСМ

Книга служит для:

• фиксации фактического наличия ГСМ на складах и в автотранспортных средствах;
• учёта поступления (поставок, перемещений между подразделениями) и списания (расхода, утилизации, потерь);
• контроля соблюдения установленных нормативов расхода топлива и масел;
• подготовки отчётности для службы горючего и смазочных материалов (СГСМ) и финансово‑экономических подразделений;
• обеспечения прозрачности при проведении инвентаризаций и аудиторских проверок.

Структура книги учёта ГСМ

Типовая форма книги состоит из следующих разделов (каждый из них оформляется отдельной таблицей или листом):

1. Титульный лист – указываются наименование воинской части, подразделения, период учёта (год, квартал), фамилия и должность ответственного лица (начальник СГСМ или его заместитель).
2. Реестр наименований ГСМ – перечень всех видов топлива, масел, специальных жидкостей, которые учитываются в части (например: АИ‑92, ДТ, масло трансмиссионное ТМ‑5, масло моторное М‑10, антифриз, тормозная жидкость и т.д.).
3. Таблица учёта наличия на начало периода – остатки на складах и в технике по каждому наименованию (количество, единицы измерения, номер партии, дата поступления).
4. Таблица учёта поступления – дата, номер накладной, поставщик, количество, цена (если требуется), примечание.
5. Таблица учёта расхода (списания) – данные из путевых листов, талонов на выдачу ГСМ, актов списания по нормативам, акты о перерасходе или недостаче.
6. Таблица учёта остатка на конец периода – вычисляется как: остаток на начало + поступление – расход.
7. Заключительный раздел – подписи ответственных лиц, печать части, дата сдачи книги в архив.

Порядок ведения книги учёта ГСМ

1. Ежедневное внесение данных – после каждой операции (заправка техники, получение топлива на склад, списание по нормативам) ответственный сотрудник делает запись в соответствующую таблицу.
2. Использование первичных документов – путевые листы, талоны на выдачу ГСМ, накладные, акты приёма‑передачи, акты списания. Все они должны быть приложены к книге или храниться в отдельном деле с перекрёстной ссылкой.
3. Еженедельная сверка – начальник СГСМ проверяет соответствие данных книги фактическим остаткам на складах и в технике, отмечая расхождения в журнале замечаний.
4. Ежемесячная и квартальная отчётность – на основании книги формируются отчёты о расходе ГСМ по машинам, подразделениям и всей части; эти отчёты направляются в службу тыла и финансово‑экономический отдел.
5. Архивное хранение – книга хранится не менее 5 лет в соответствии с требованиями к документам бухгалтерского учёта воинских частей.

Ответственные лица

• Начальник службы горючего и смазочных материалов (СГСМ) – организует учёт, контролирует своевременность и правильность записей, проводит инструктаж персонала.
• Заведующий складом ГСМ – отвечает за приём, хранение и выдачу материалов, ведёт первичные документы (накладные, акты).
• Водители и механики – оформляют путевые листы и талоны на выдачу ГСМ, которые служат основанием для записей в книгу.
• Бухгалтерская служба части – сверяет данные книги с бухгалтерскими записями, готовит отчётность для вышестоящих органов.

Особенности учёта разных видов ГСМ

Пример записи в книге учёта ГСМ (фрагмент)

Операция: Заправка автотранспорта
Документ: Путевой лист № 4521
Наименование ГСМ: Дизельное топливо (ДТ)
Количество: 120 л
Остаток на начало дня: 3 450 л
Остаток после операции: 3 330 л
Ответственный: ст. сержант Иванов А.В.
Подпись: ___________________

Контроль и аудит

Проверка правильности ведения книги осуществляется:

• службой внутреннего аудита части (ежемесячно);
• службой тыла и обеспечения (квартально);
• внешними проверяющими органами (Контрольно‑ревизионное управление Министерства обороны, ревизионные комиссии).

При выявлении расхождений составляется акт, в котором указываются причины (ошибка в первичном документе, хищение, естественная убыль) и принимаются меры (дисциплинарное взыскание, возмещение ущерба, корректировка норм расхода).

Книга учёта горюче‑смазочных материалов является неотъемлемой частью системы материально‑технического обеспечения воинской части. Её правильное ведение обеспечивает:

• гарантированную готовность техники к выполнению боевых и учебных задач;
• экономию бюджетных средств за счёт предотвращения потерь и перерасхода;
• прозрачность и подотчётность при распределении и использовании ГСМ;
• соответствие требованиям законодательства и нормативных актов Министерства обороны.

Соблюдение установленного порядка заполнения книги, регулярная сверка с первичными документами и активное участие всех ответственных лиц позволяют поддерживать высокий уровень материального обеспечения и повышать боевую готовность подразделений.