Книга учета посетителей воинской части — это строго регламентированный документ первичного учета, предназначенный для фиксации фактов прибытия и убытия лиц, не состоящих в личном составе данной воинской части, на ее территорию. Ведение данного журнала является обязательным требованием Устава гарнизонной и вахтовой службы Вооруженных Сил Российской Федерации (УГВС РФ), утвержденного Приказом Министра обороны РФ от № 700 (с изменениями).

Нормативная правовая база

Основными документами, регулирующими порядок ведения книги учета посетителей, являются:

• Устав гарнизонной и вахтовой службы РФ (УГВС РФ) — раздел, касающийся режима доступа на территорию воинской части (Глава 4, статьи 30-35).
• Инструкция по охране государственной тайны в Вооруженных Силах РФ — в части допуска посторонних лиц на секретные объекты.
• Внутренний распорядок воинской части, локальный нормативный акт, утверждаемый командиром части, детализирующий процедуры пропускного режима.
• Приказ командира воинской части о назначении ответственных лиц за ведение книги и утверждении образца бланка (если используется нестандартная форма).

Цели и задачи ведения книги

Главная цель — обеспечение пропускного и охранного режима. Конкретные задачи:

1. Идентификация: Установление личности посетителя и оснований его визита.
2. Контроль: Учет времени прибытия и убытия для исключения несанкционированного пребывания на территории.
3. Безопасность: Обеспечение commandant’s office (комендатуры) и дежурных смен информацией о лицах, находящихся в части, в т.ч. в ЧС (чрезвычайных ситуациях) или при угрозе террористических актов.
4. Юридическое значение: Документ служит доказательством факта присутствия лица в части в определенное время (для расследований, проверок, подтверждения алиби и т.д.).

Кто подлежит учету (обязательная регистрация)

В книгу учета посетителей вносятся данные о всех лицах, не числящихся в личном составе данной воинской части, а именно:

• Военнослужащие других воинских частей и организаций (в т.ч. прибывающие в командировку, на учебу, к врачу).
• Гражданские лица (работники гражданских специальностей, подрядчики, поставщики, курьеры).
• Родственники и знакомые военнослужащих (приезжающие в гости, на передачу передач/переводов).
• Представители СМИ, общественных организаций, прокуртуры, следственных органов, судов.
• Инспекторы, аудиторы, ревизоры вышестоящих штабов и ведомств.
• Лица, прибывающие по призыву (призывники) или на заключение контракта (кандидаты).

Форма бланка и обязательные реквизиты

Единой государственной формы (ГОСТ) для этой книги не существует, однако УГВС РФ устанавливает минимальный набор обязательных колонок. Обычно используется формат А4 или А3, прошитый, пронумерованный, запечатанный печатью части и подписанный командиром (или начальником штаба/командиром гарнизона).

Пример структуры страницы книги:

Дополнительные колонки (по решению командира части):

• Номер пропуска/одноразового пропуска (если выдан).
• Наличие предметов/груз (для водителей/снабжения).
• Отметка о прохождении инструктажа по технике безопасности/пожарной безопасности.
• Температура тела (в периоды эпидемий/пандемий).

Процедура оформления записи (Пошаговый алгоритм)

Процедура выполняется дежурным вахты (вахтенным) или дежурным по части в пункте пропуска (КПП).

1. Предъявление документов: Посетитель предъявляет документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ, военный билет, удостоверение офицера, служебное удостоверение, водительское удостоверение — для идентификации).
2. Проверка оснований: Дежурный проверяет наличие разрешения командира части, вызова, приказа о командировке, доверенности на получение груза или иного документа, дающего право въезда. Без основания въезд не разрешается.
3. Заполнение колонок: Дежурный заполняет все колонки ручкой с чернилами черного или синего цвета (желательно гелевой или шариковой, не стираемой). Заполнение карандашом запрещено.
4. Подпись посетителя: Посетитель ставит свою подпись в соответствующей колонке, подтверждая правильность введенных данных и ознакомление с правилами пребывания в части.
5. Подпись дежурного: Дежурный ставит свою подпись, подтверждая факт пропуска.
6. Выдача пропуска/значка: При необходимости выдается одноразовый пропуск или значок «Посетитель», который посетитель обязан вернуть при убытии.
7. Фиксация убытия: При выезде посетитель снова подходит к КПП, дежурный находит его запись по № п/п или ФИО, вносит время убытия, забирает пропуск/значок, посетитель и дежурный подписываются в колонке «Время убытия» (или ставят вторую подпись рядом).

Особенности ведения в специальных случаях

Въезд транспортных средств

Если посетитель прибыл на личном или служебном автотранспорте, в книгу (или в отдельный «Журнал учета въезда/выезда транспортных средств») вносятся:

• Гос. регистрационный знак (номер) автомобиля.
• Марка/модель авто;
• ФИО водителя (если водитель не является посетителем, он также вписывается отдельно).
• Наличие груза / цель въезда авто.

Групповые визиты (делегации, спорткоманды, экскурсии)

Допускается ведение совместного списка (приложения к книге) с указанием ФИО всех членов группы, но в основной книге ставится одна запись от лица ответственного руководителя группы (начальника делегации, тренера). При этом ответственный руководитель несет персональную ответственность за сохранность имущества и поведение всех членов группы.

Работа подрядчиков и посторонних рабочих

Для лиц, постоянно работающих в части по гражданско-правовым договорам (капитальный ремонт, уборка территории, питание), ведется отдельный журнал или выделяется отдельный раздел в книге. Им могут выдаваться постоянные пропуска на определенный срок (до года), но факт ежедневного въезда/выезда фиксируется в книге учета посетителей (или в журнале СКУД, дублируемом бумажным носителем).

Ночное время и режимы повышенной готовности

В ночное время (с 22:00 до 06:00, если иное не установлено приказом командира) и при режимах «Усиленная охрана», «Высокая готовность» процедура идентификации усиливается: обязательное осмотр сумок/багажа, проверка по базам данных (при наличии СКУД), обязательное уведомление дежурного офицера/командира дежурства о каждом въезде.

Требования к хранению и ответственности

Оформление книги

• Книга должна быть прошита, пронумерована (каждая страница).
• На последней странице или обложке делается запись о прошивке: «В книге пронумеровано и прошито [число] листов», заверяется подписью командира части (начальника штаба) и печатью части.
• На ьном листе указывается: название части, номер книги (если их несколько), дата начала и окончания ведения.

Срок хранения

Согласно архивным правилам (Росархив, ведомственные инструкции Минобороны), книги учета посетителей хранятся в архиве воинской части в течение 5 лет после окончания ведения (последней записи). По истечении срока подлежат уничтожению по акту экспертной комиссии с изъятием листов, содержащих сведения, подлежащие более длительному хранению (например, по делам проверок).

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения книги (пропуски записей, исправления корректором/стирателем, отсутствие подписей, утрата книги) влечет за собой:

• Дисциплинарную ответственность (ст. 192 ТК РФ, Устав ВС РФ) для виновных должностных лиц (дежурных, командиров дежурств, начальников штабов) — выговор, строгий выговор, снижение в должности.
• Служебное расследование при выявлении фактов несанкционированного доступа лиц, не зафиксированных в книге.
• Уголовную ответственность (ст. 293 УК РФ — халатность, ст. 339 УК РФ — неисполнение присяги) — в случае тяжких последствий (терракт, кража оружия, гибель людей) ввиду недопущения нарушителя, который не был зафиксирован.

Электронные системы контроля доступа (СКУД) и бумажная книга

В современных частях широко внедрены автоматизированные СКУД (турникеты, контроллеры, биометрия, RFID-карты).

Электронная база данных является основным инструментом оперативного учета, но бумажный журнал — это юридически значимый первичный документ, не зависящий от электропитания, серверов и программного обеспечения. В суде или при проверке прокуратуры требуют именно оригинал бумажной книги с «живыми» подписями.

Порядок взаимодействия:

1. Посетитель регистрируется в СКУД (скан паспорта, фото, выдача временной карты).
2. Дежурный дублирует ключевые данные в бумажной книге (ФИО, время, цель, подписи).
3. При сбое СКУД бумажная книга остается единственным подтверждением факта въезда.

Типичные ошибки, которых следует избегать

• Заполнение «заранее» или «позже»: Запись должна делаться в момент фактического въезда/выезда. Предзаполнение или заполнение в конце суток недопустимо;
• Исправления: Зачеркивания, исправители, стирание запрещены. Если ошибка — зачеркивается одной чертой (текст читаем), рядом пишется верный вариант, ставится подпись дежурного и дата исправления.
• Отсутствие подписи посетителя: Дежурный не имеет права ставить подпись за посетителя. Если посетитель неграмотен или не может подписать, делается отметка «Перечеркнул(а) [ФИО дежурного], подпись не ставил(а) по причине [причина]».
• Неполные данные: «Пришел к другу», «Пришел по делам» — недопустимо. Нужно конкретное подразделение, ФИО адресата, цель (передача передачи, получение справки, ремонт КС и т.д.).
• Утеря книги: Хранение книги в недоступном для дежурного месте или передача посторонним лицам.

Резюме: Чек-лист для командира части / Начальника штаба

При ежедневной (или еженедельной) проверке книги обращайте внимание на:

1. Наличие ьного листа с записью о прошивке и печати.
2. Последнюю запись — соответствует ли дата/время реальности (нет ли «пробелов» по времени).
3. Читаемость почерка, заполнение всех колонок.
4. Наличие двух подписей (посетителя и дежурного) при въезде и при выезде.
5. Соответствие записей в книге данным СКУД (выборочная сверка).
6. Наличие приказа о назначении лиц, ответственных за ведение книги.
7. Своевременное перезаведение книги (обычно раз в год или при заполнении).

Книга учета посетителей воинской части — это не просто бюрократическая формальность, а ключевой элемент системы физической защиты и охраны воинской части. Грамотное, своевременное и честное ее ведение дежурными вахт, а жесткий контроль за этим процессом со стороны командиров дежурств, старшин и командования части — залог безопасности личного состава, сохранности вооружения, военной техники и материальных ценностей. Пренебрежение правилами ведения этой книги недопустимо и влечет строгую ответственность.

Статья подготовлена на основании Устава гарнизонной и вахтовой службы РФ (Приказ Минобороны № 700) и действующих ведомственных инструкций по делопроизводству и архивному делу в ВС РФ.