Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Книга учета личного состава воинской части — это основной первичный учетный документ, в котором систематизируются сведения о всех военнослужащих, входящих в штат (состав) данной воинской части (подразделения). Ведение данной книги регламентируется Уставом внутренней службы Вооруженных Сил РФ (УВВ), а также приказами Министра обороны РФ (в частности, Приказ № 300 и Приказ № 700), регулирующими кадровую работу и военный учет.

Нормативная правовая база

Деятельность по ведению книги учета личного состава строится на следующих ключевых документах:

Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ (УВВ), главы, касающиеся кадрового обеспечения и отчетности.
Приказ Министра обороны РФ от № 300 «Об утверждении Инструкции по организации кадровой работы в Вооруженных Силах Российской Федерации» (вступил в силу , заменил старый Приказ № 490).
Приказ Министра обороны РФ от № 700 «Об утверждении Инструкции по организации ведения военного учета в Вооруженных Силах Российской Федерации».
Внутренние руководящие документы воинской части (приказы командира, журналы учета приказов).

Назначение и значение документа

Книга учета личного состава выполняет несколько критически важных функций:

Оперативный учет: Позволяет командиру и начальнику штаба (начальнику кадровой службы) в любой момент определить точное численное состояние части по категориям (офицеры, прапорщики/мичманы, сержанты/старшины, солдаты/матросы).
Правовая фиксация: Является официальным подтверждением факта нахождения военнослужащего в составе данной части (для назначения денежного содержания, начисления выслуги лет, предоставления отпусков, получения жилья).
Основа для отчетности: Данные из книги являются первичной основой для заполнения ежемесячных отчетов о численном состоянии (форма № 1-ВУ, форма № 2-ВУ и др.), а также для составления боевого отчета.
Контроль движений: Отражает все перемещения: прибытие, отбытие, направление в командировки, госпитали, отпуска, аресты, исключение из списков.

Форма бланка и правила оформления

Внешний вид и заполнение титульного листа

Книга изготавливается в твердой переплетной обложке (обычно кожзаме или твердой бумаге). На переплете и на титульном листе указываются:

Наименование воинской части (полное и сокращенное, например: в/ч 12345).
Название документа: «Книга учета личного состава».
Период ведения (например: «с 01 января 2024 г. по 31 декабря 2024 г.»).
Номер тома (если книга ведется в нескольких томах по категориям личного состава).
Подпись командира части и печать штата (штампа части).

Структура внутренних страниц (колонки)

Стандартная таблица книги учета содержит следующие обязательные колонки (в соответствии с Приказом № 300 и типовыми формами):

№ п/п	Фамилия, имя, отчество	Дата рождения	Воинское звание	Воинская должность (по штату)	Дата присвоения звания	Основание для включения в списки (№ приказа, дата)	Дата исключения из списков	Основание для исключения (№ приказа, дата, куда ушел)	Примечания (отпуск, больничный, КД, арест и т.д.)
1	Иванов Иван Иванович	Старший лейтенант	Командир взвода	Приказ № 15 от	—	—	Ежегодный отпуск с 01.07 по

Важно: Нумерация строк сквозная на весь год. При исключении военнослужащего строка не зачеркивается, а заполняются колонки «Дата исключения» и «Основание». Последующие прибывшие записываются в следующие свободные строки.

Процедура внесения изменений (Прибытие / Отбытие)

Включение в списки личного состава (Прибытие)

Военнослужащий включается в списки личного состава с дня фактического прибытия в часть для начала исполнения обязанностей (или с дня издания приказа о зачислении, если он прибыл ранее).

Алгоритм действий:

Командир части издает приказ о зачислении в списки личного состава (основание: приказ вышестоящего штаба, распоряжение о перечислении, призывное извещение и т.д.).
Начальник кадровой службы (адъютант) вносит запись в Книгу учета в день издания приказа.
В колонку «Основание для включения» указывается номер и дата приказа командира части.
Сразу же заводится Личное дело военнослужащего и Военный билет/Удостоверение передается в кадровую службу для учета.

Исключение из списков личного состава (Отбытие)

Исключение производится с дня фактического отбытия или с дня наступления события (смерть, уход в отставку, перевод в запас).

Основания для исключения (Приказ № 300, ст; 45-50):

Перевод в другую воинскую часть (по приказу вышестоящего штаба).
Увольнение с военной службы (по возрасту, по состоянию здоровья, истечение срока контракта, потеря доверия и т.д.).
Направление на учебу в ВУВ (исключается со списков текущей части, зачисляется в ВУВ).
Смерть или признание безвестно отсутствующим/умершим судом.
Арест (военнослужащий исключается из списков части и зачисляется в списки стражблюда/СИЗО).
Длительное лечение (более 3-4 месяцев, по решению ВЛЭК — перевод в запас или исключение).

В Книге учета в строке военнослужащего заполняются колонки «Дата исключения» и «Основание для исключения» (№ приказа, дата, куда ушел).

Учет временных отсутствий (Командировки, Отпуска, Лечение)

Ключевой принцип: Военнослужащие, находящиеся в командировках, отпусках, на лечении в госпиталях (до 3-4 месяцев), на сборах — НЕ ИСКЛЮЧАЮТСЯ из Книги учета личного состава данной части. Они остаются в списках.

В колонке «Примечания» делается отметка: «В командировке по прик. № 50 от г. (г. Москва)», «В ежегодном отпуске с 01.06 по г.», «На стационарном лечении в гос. № 1234 с г.».
По возвращении отметка зачеркивается (один штрих, чтобы читать) и ставится дата возвращения.
Эти лица учитываются в общем численном состоянии части, но выделяются в отчетах как «в т.ч. отсутствующие по уважительным причинам».

Ответственные лица и контроль

Кто ведет книгу?

Непосредственное ведение Книги учета личного состава возложено на начальника кадровой службы (адъютанта) воинской части или уполномоченное им лицо (кадрового офицера/старшину кадровой службы).

Кто контролирует?

Начальник штаба, заместитель командира части (ежедневно/еженедельно).
Командир воинской части (при подписании отчетов, проверках).
Вышестоящие штабы и инспекции (во время проверок боевой готовности и кадровой работы).

Ежедневный рапорт

На основе данных Книги учета (и Журнала учета движений личного состава) начальник штаба ежедневно до 08:00 докладывает командиру части Рапорт о численном состоянии (форма установлена Приказом № 300).

Хранение, сдача в архив и сроки

Срок хранения в действующей части: Книга ведется календарным годом (с 1 января по 31 декабря). По истечении года она замыкается.
Замыкание книги: На последней заполненной странице ставится итоговая запись: «Книга замыкается на [число] военнослужащих. Из них: офицеры — Х, прапорщики — У, сержанты — З, солдаты — К». Подписывает начальник кадровой службы, начальник штаба, командир части. Проставляется печать части.
Сдача в архив: Завершенные книги сдаются в архив воинской части (или в Центральный архив МО при расформировании части) со сроком хранения 50 лет (согласно Перечню типовых управленческой документации, утверждаемому Росархивом/МО).
При расформировании/передислокации части книги сдаются в архив вышестоящего штаба или в ГВА МО.

Типичные ошибки и нарушения (на что обратить внимание при проверке)

Расхождения с приказами: Данные в книге не совпадают с текстом приказов о зачислении/исключении (ФИО, даты, номера приказов).
Просроченные записи: Внесение записей не в день издания приказа, а с задержкой на дни/недели.
Незакрытые движения: Военнослужащий ушел в командировку/отпуск/больницу, а отметка в колонке «Примечания» отсутствует или не снята по возвращении.
Потеря личных дел: Военнослужащий есть в Книге учета, но Личного дела нет (или наоборот).
Несвоевременное исключение: Военнослужащий уволен/переведен месяц назад, но в Книге учета все еще стоит как «присутствующий».
Нарушение формы: Использование нестандартных бланков, отсутствие переплета, простановка печати, сквозной нумерации.
Корректировки без оформления: Зачеркивания, исправитель, стирание. Допускается только один штрих с надписью «Исправлено верно», датой и подписью ответственного.

Автоматизация и электронный учет (АСУ «Кадры» / АИС «Военный учет»)

В современных условиях ведение бумажной Книги учета личного состава дублируется ведением электронных баз данных в автоматизированных систем (АСУ «Кадры», АИС «Военный учет», ЕРВУ).

Принцип «Единого источника»: Данные вносятся в АСУ один раз, на их основе формируются и печатаются отчеты, рапорты и выписки для Книги учета.
Печатная форма: Многие части переходят на распечатку страниц Книги учета из АСУ с последующим переплетом и подписанием (гибридный вариант), что исключает ошибки ручного заполнения.
Юридическая сила: На текущий момент бумажный оригинал, подписанный командиром и пронумерованный, остается первичным документом для проверяющих органов и суда, если не установлено иное нормативным актом о полном переходе на электронный документооборот с ЭЦП.

Резюме: Чек-лист для начальника кадровой службы

Ежедневно:

Сверить приказы за вчерашний день с записями в Книге.
Внести отметки о движении (командировки, отпуска, госпитали).
Подготовить данные для Рапорта о численном состоянии.

Еженедельно:

Провести сверку Книги учета с Журналом движений личного состава и Личными делами.
Проверить наличие всех приказов, указанных в колонках «Основание».

Ежемесячно (перед сдачей отчетности):

Полная сверка численного состояния по категориям (офицеры, прапорщики, сержанты, солдаты) с отчетом № 1-ВУ.
Выявление «висяков» (лиц, которые давно в отпуске/больнице/КД без движения).

Ежегодно (31 декабря):

Замкнуть книгу, составить итоговую ведомость.
Подписать книгу командиром, проставить печать.
Сдать в архив части по инвентарю.
Начать новый том на 1 января.

Книга учета личного состава — это не просто формальность, а «паспорт» воинской части в кадровом смысле. Грамотное, своевременное и аккуратное ее ведение гарантирует:

Исключение ошибок в денежном обеспечении военнослужащих.
Достоверность отчетности перед вышестоящим командованием.
Правовую защиту интересов военнослужащих (подтверждение выслуги лет, права на льготы, жилье).
Успешное прохождение проверок боевой готовности и кадровых аудитов.

Начальник кадровой службы должен владеть регламентом ведения книги идеально, так как именно этот документ является основой для принятия управленческих решений командиром части.

Статья подготовлена на основе Устава внутренней службы ВС РФ, Приказов Минобороны РФ № 300, № 700 и методических рекомендаций по кадровой работе. При ведении документа необходимо руководствоваться актуальными редакциями нормативных актов на момент работы.