Книга почетных посетителей — это официальный учетный документ, предназначенный для фиксации визитов высокопоставленных должностных лиц, ветеранов, представителей иностранных государств и иных лиц, заслуживающих особого почтения, в воинской части (на корабле)․ Ведение данной книги регламентируется уставом Вооруженных Сил РФ и соответствующими инструкциями (в частности, Приложение 4 к ст․ 61 Устава гарнизонной и караульной служб, Приложение № 16 к Инструкции по делопроизводству)․

Нормативная база и обязательность ведения

Согласно действующим нормативным правовым актам, Книга почетных посетителей ведется в следующих организационных структурах:

• Во всех полках (на кораблях 1 ранга);
• В отдельных воинских частях (на кораблях 2 и 3 ранга);
• В штабах дивизионов кораблей 4 ранга․

Наличие и правильное ведение этой книги является обязательным требованием для указанных категорий частей․ В книге оставляют записи почетные посетители в память о своем посещении воинской части (корабля)․

Внешний вид, формат и бланк

Книга представляет собой сшитый, пронумерованный и запечатанный (проклеенный) документ строгой учетной формы․ Основные параметры:

• Формат: Обычно А4 или А3 (в зависимости от издания/приказа)․
• Обложка: Твердая, цвет кожи или сургучи (часто красного или синего цвета) с золотым тиснением: «Книга почетных посетителей», название воинской части, номер части, годы ведения․
• Нумерация: Все листы пронумерованы сквозной нумерацией․
• Запевка: Последний лист запекается подписью командира части (начальника штаба) и печатью части с указанием общего числа пронумерованных листов․

Структура внутреннего бланка (образец заполнения страницы)

Типовая страница книги содержит следующие графы (колонки):

1. Порядковый номер записи (ставится последовательно)․
2. Дата посещения (число, месяц, год)․
3. Фамилия, имя, отчество посетителя (полностью)․
4. Должность, звание, название организации/ведомства (которой представляет посетитель)․
5. Цель визита / Мероприятие (например: «Ознакомление с бытом и боевой подготовкой части», «Участие в торжественном построении к Дню Победы», «Рабочее совещание» и т․д․)․
6. Подпись почетного посетителя (личностная подпись)․
7. Подпись сопровождающего лица / Командира части (лицо, принявшее посетителя)․

Порядок ведения и ответственные лица

Ответственность за ведение Книги почетных посетителей возлагается на начальника штаба воинской части (или дежурного по части в его отсутствие)․ Порядок работы с книгой:

• Книга хранится в штабе воинской части (в кабинете начальника штаба или дежурного по части) в доступном, но охраняемом месте․
• При прибытии почетного гостя дежурный по части (или адъютант командира) представляет книгу для подписи․
• Запись вносит сам почетный посетитель (либо сопровождающее лицо по его просьбе, если посетитель не может подписаться лично, с соответствующей пометкой)․
• Записи вносятся чернильной пастой (синего или черного цвета) или шариковой ручкой (исключено карандашом или гелевой ручкой стираемого типа)․ Исправления и зачистки не допускаются․ При ошибке строка перечеркивается тонкой линией, сверху пишется верный вариант, заверяется подписью ответственного и печатью (если есть)․

Контроль и сверка данных

Важным элементом документооборота является периодическая сверка данных․ Согласно сведениям из инструкций, записи в книге ежемесячно сверяются (сличаются) с данными учетных документов штаба воинской части, личными и учетно-послужными карточками, а также с журналами учета посещений (если ведутся параллельно)․ Это позволяет исключить фиктивные записи или утерю информации о визитах высоких чиновников․

Отличие от «Книги почета» и «Книги отзывов»

Необходимо четко разграничивать три документа, которые часто путают:

Где получить образец бланка (файл ․doc / ․pdf)

Готовый бланк «Книга почетных посетителей воинской части (корабля)» можно найти в открытых источниках или на официальных порталах Министерства обороны РФ (раздел «Нормативные документы» / «Бланки»)․ Обычно файл имеет небольшой размер (около 1,7 – 2,3 Кб для текстового шаблона)․

Рекомендуемые действия для получения бланка:

1. Обратиться в штаб воинской части (к старшему секретарю или начальнику канцелярии) — там обязательно есть утвержденный образец․
2. Найти в системе «КонсультантПлюс», «Гарант» или «Эталон» по запросу: «Приложение 4 к статье 61 Устава гарнизонной и караульной службы» или «Приложение № 16 к Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ»․
3. Скачать типовой шаблон с профильных сайтов (например, about․fammeo․ru, docs․mil․ru или агрегаторов бланков), запросив «Книга почетных посетителей воинской части образец ․doc»․

Хранение и архивирование

После заполнения всех страниц книга не уничтожается, а передается в архив воинской части (или в музей части, если он имеется) для вечного хранения․ Срок хранения, постоянный (как документ, отражающий историю части и визиты выдающихся личностей)․ Передача оформляется актом приема-передачи архивных документов․

Частые ошибки при оформлении

• Отсутствие запевки на последнем листе (число листов, подпись командира, печать, дата)․
• Пропуск номеров записей или нарушение хронологии․
• Заполнение карандашом или стираемой ручкой․
• Внесение записей не теми лицами, которые являются почетными посетителями (например, запись обычных гостей, родственников военнослужащих — для этого есть Книга отзывов)․
• Хранение книги в небезопасном месте (на видном месте без присмотра дежурного)․

Книга почетных посетителей — это не просто формальность, а важный исторический и учетный документ, подтверждающий статус и значение воинской части․ Грамотное ее ведение демонстрирует уровень культуры делопроизводства и дисциплины в штабе․ Используйте только актуальные бланки, строго следуйте инструкциям по запевке и хранению, и ежемесячно проводите сверку записей с журналом дежурного по части․

Материал подготовлен на основе открытых данных нормативных актов РФ (Устав гарнизонной и караульной службы, Инструкция по делопроизводству в ВС РФ) и типовых образцов бланков․ Актуально на 2024–2026 годы․