Цель статьи – дать полное представление о том, как начальник воинской части (или уполномоченное им лицо) может оформить и направить запрос в архив Министерства обороны РФ (Центральный архив МО, региональные военные архивы) для получения справок, личных дел, документов о службе и иных материалов.

Правовая база

Запросы в архивы Министерства обороны регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах»;
• Положение о Центральном архиве Министерства обороны РФ (ЦАМО);
• Приказ Минобороны РФ от № 123/р «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных сведений»;
• Регламенты работы читальных залов и электронных сервисов архивов.

Согласно этим документам, любой запрос должен быть оформлен в письменной форме, подписан и содержать обязательные реквизиты, указанные в образце запроса.

Кому и куда направлять запрос

В зависимости от характера запрашиваемой информации запрос может быть направлен:

1. В Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО) – г. Гатчина, Красноармейский проспект, д. 2.
2. В региональный военный архив (например, архив Военно‑воздушных сил, архив Войск национальной гвардии и т.д.) – если известен субъект хранения нужных фондов.
3. В читальный зал конкретной части (если часть сохраняет собственные архивные материалы).

Для большинства запросов, связанных с документами 1941 года по настоящее время, предпочтительно обращаться в ЦАМО, так как именно там хранятся основные фонды управлений, соединений, частей и учреждений Минобороны.

Содержание запроса: обязательные реквизиты

Запрос должен включать следующие пункты (см. образец ниже):

• Кому: полное наименование органа (например, «Начальнику Центрального архива Министерства обороны РФ»);
• От кого: ФИО полностью, должность (начальник воинской части), полное название части, адрес проживания, контактный телефон, e‑mail;
• Тема запроса: кратко указать, какие сведения требуются (служебная справка, личное дело, акт о награждении и т.п.);
• Персональные данные: ФИО запрашиваемого лица, дата и место рождения, воинское звание, номер личного дела (если известен);
• Воинская часть: полное действительное или условное (номер полевой почты) наименование части, в которой лицо служило, период службы (прибывание‑убытие) – минимум месяц и год;
• Цель получения сведений: указать, зачем нужны документы (оформление наград, подтверждение участия в боевых действиях, исследовательская работа и т.д.);
• Подпись и дата.

Образец запроса в ЦАМО

Ниже приведён типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретный случай.

Кому: Начальнику Центрального архива Министерства обороны Российской Федерации
От: _______________________________
 Начальник воинской части № 12345
 г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
 Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
 e‑mail: commander12345@mil.ru

ЗАПРОС

Прошу предоставить архивные сведения о службе участника Великой Отечественной войны:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: г.
Воинское звание: старший сержант
Номер личного дела: 56789/1942 (если известен)

Воинская часть: 2‑я танковая дивизия, г. Калуга,
период службы: 01.1942 — 05.1945

Цель получения сведений: подготовка биографической справки для награждения орденом «Слава России».

Перечень требуемых документов:
Справка о прохождении службы (прибывание‑убытие);
Выписка из личного дела (награждения, дисциплинарные взыскания);
Приказы о назначении и переводе;
Копии военных наград и их регистрационные номера.

Согласен(на) оплатить фактические расходы, связанные с копированием и пересылкой материалов, а также предоставить копию паспорта (для подтверждения полномочий).

Подпись: ______________________ Дата: «__» __________ 2026 г.

Порядок рассмотрения и сроки

После получения запроса архив проводит следующие этапы:

• Регистрация обращения – в течение 3‑5 рабочих дней выдается регистрационный номер.
• Предварительный поиск – проверка наличия запрашиваемых фондов. Если документы находятся в открытом доступе, их могут выдать сразу.
• Глубокий поиск – при необходимости обращения к закрытым или неоцифрованным материалам. Сроки могут увеличиться до 6 месяцев (по официальному регламенту).
• Подготовка материалов – копирование, сканирование, оформление справки.
• Уведомление заявителя о готовности документов и способе их получения (лично в читальном зале, почтовой отправкой, электронным способом).

Важно помнить, что сроки могут варьироваться в зависимости от объёма запроса и загруженности архива.

Как получить документы

Существует несколько способов получения запрошенных материалов:

1. Личный приём в читальном зале – необходимо представить оригинал запроса, удостоверение личности и, при необходимости, доверенность.
2. Почтовая отправка – архив может выслать копии заказным письмом (расходы оплачиваются заявителем).
3. Электронный сервис – некоторые фонды доступны в электронном каталоге ЦАМО. При наличии цифровой копии архив может выслать файлы на e‑mail.
4. Служба «Копия‑за‑плату» – если требуется большое количество страниц, можно оформить платный заказ на копирование.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить доступ к личному делу офицера онлайн? – Нет. По закону личные дела не подлежат публичному онлайн‑доступу; их можно получить только в читальном зале или по почте после подачи официального запроса.
• Какие документы хранятся в ЦАМО? – Документы органов военного управления, соединений, частей и учреждений Минобороны с 1941 года по настоящее время, включая приказы, справки, личные дела, наградные листы.
• Что делать, если в запросе не указан номер части? – Архив может отказать в рассмотрении. Укажите полное официальное наименование части и её условный номер (полевая почта).
• Сколько стоит копирование документов? – Стоимость определяется тарифами архива (обычно от 2 рублей за лист в черно‑белом виде, от 5 рублей за цветной скан).
• Можно ли запросить сведения о предке, участвовавшем в Первой мировой войне? – Нет, документы царской армии в ЦАМО не хранятся. Для таких сведений следует обращаться в Государственный архив России (ГАРФ) или региональные архивы.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие полного названия части (например, указали только «2‑я танковая» без города и номера).
• Неуказание периода службы – архив не сможет отфильтровать нужные документы.
• Отсутствие контактных данных (телефон, e‑mail) – задержка в уведомлении о готовности.
• Отсутствие подписи и даты – запрос считается неполным.
• Попытка получить полный личный файл без указания цели и без согласования с архивом – может привести к отказу из‑за ограничений по конфиденциальности.

Запрос в архив Министерства обороны – процесс, требующий внимательного подхода к оформлению документов и соблюдения нормативных требований. Следуя приведённому руководству, начальник воинской части сможет быстро и без лишних осложнений получить необходимые сведения о службе личного состава, наградах, переводах и иных аспектах военной истории.

Помните: правильный запрос экономит время, снижает риск отказа и ускоряет получение нужных архивных материалов.

Дата публикации: