Основным нормативным правовым актом, регулирующим вопросы документирования в Вооруженных Силах Российской Федерации, является Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (ИД-2017). Данный документ утвержден Приказом Министра обороны РФ от № 170 и действует в редакции от (с учетом изменений, внесенных Приказом от ).

Правовая основа и статус документа

Инструкция (ИД-2017) является обязательным для исполнения руководством документом во всех организациях Министерства обороны РФ:

• В органах военного управления;
• В объединениях, соединениях и воинских частях;
• В военных комиссариатах;
• В иных организациях Вооруженных Сил РФ.

Важно: Предыдущая редакция (утвержденная Приказом Минобороны РФ от № 170) утратила силу. Действует исключительно ИД-2017 с последними изменениями и дополнениями.

Ключевые нормативные акты-основы:

1. Приказ Минобороны РФ от № 170 — об утверждении Инструкции (базовый документ).
2. Приказ Минобороны РФ от № 291 — о внесении изменений в Инструкцию (актуальная редакция).
3. Приказ Минобороны РФ от — последние актуализации (редакция от с изменениями от ).

Сфера действия Инструкции

Настоящая Инструкция определяет единый порядок работы со служебными документами на всех этапах их жизненного цикла:

• Прием и первичная обработка входящей корреспонденции;
• Учет и регистрация документов (журналы, карточки, автоматизированные системы);
• Составление, оформление и изготовление исходящих и внутренних документов;
• Размножение документов (ксерокопирование, печать из АС);
• Отправка и доведение адресатам (курьерская, почтовая, электронная связь);
• Хранение дел в действующем архиве части/соединения;
• Уничтожение документов с истекшим сроком хранения (акты, комиссии);
• Контроль за исполнением поручений, указаний и распоряжений.

Организация делопроизводства в воинской части

Ответственность командира (начальника)

Согласно п. 11 Инструкции, командиры (начальники) воинских частей несут личную ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:

• Обеспечить точное и своевременное исполнение требований ИД-2017;
• Назначить ответственных должностных лиц за ведение делопроизводства (начальника канцелярии/секретаря штаба);
• Обеспечить материально-техническую базу (КСА, оргтехника, средства связи, программное обеспечение АСУД);
• Проводить регулярные проверки состояния делопроизводства;
• Обеспечить защиту гостайны и сведений, не составляющих гостайну, но имеющих ограничения по распространению.

Методическое руководство

Общее методическое руководство организацией ведения служебной переписки и делопроизводства осуществляет Служба документационного обеспечения управления Минобороны РФ. В части/соединении непосредственное руководство ведет начальник штаба (начальник управления/отдела).

Основные виды служебных документов и правила оформления

ИД-2017 устанавливает единые требования к реквизитам и оформлению следующих основных видов документов:

Общие требования к оформлению (Глава ИД-2017):

• Язык: Русский язык (допускается дублирование на языке национального меньшинства в установленных случаях).
• Бумага: Формат А4 (210×297 мм) — основной. А3, А5 — по согласованию.
• Поля: Левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм.
• Шрифт: Times New Roman (или аналогичный), кегль 14 пт, межстрочный интервал 1,5.
• Нумерация страниц: Скрытая на первой странице, сквозная arabe цифрами внизу по центру.
• Подпись: Только от руки чернилами синего или черного цвета. Факсимиле и ЭЦП применяются в случаях, установленных нормативными актами.

Учет и регистрация документов

Регистрация — обязательный этап для всех входящих, исходящих и внутренних документов, подлежащих учету.

Виды журналов учета (примерный перечень):

1. Журнал учета входящих документов (форма по ИД-2017).
2. Журнал учета исходящих документов.
3. Журнал учета внутренних документов (служебные записки, акты, протоколы и др.).
4. Журнал учета приказов (распоряжений) командира части.
5. Журнал контроля исполнения документов (поручений, указаний).
6. Журналы учета секретной и конфиденциальной корреспонденции (отдельные, с нумерацией, пломбированием).

Автоматизированные системы (АСУД): В части, оснащенных АСУД (например, АСУД «Делопроизводство», «Арбалет» и др.), учет ведется в электронном виде с обязательным дублированием ключевых реквизитов в бумажных журналах (при необходимости) или формировании печатных форм журналов за отчетный период.

Работа с поручениями и контролем исполнения

Контроль за исполнением документов — одна из ключевых функций делопроизводства.

Этапы контроля:

• Постановка на контроль: Командир (начальник) ставит резолюцию на документе или дает устное поручение (фиксируется в журнале/АСУД).
• Определение исполнителя и срока: Конкретное лицо и дата отчета.
• Доведение поручения: Под роспись в журнале контроля или через АСУД.
• Промежуточный контроль: Проверка хода исполнения за 1/3 или 1/2 срока.
• Прием отчета: Исполнитель докладывает о результатах (служебная записка, записка с отчетом, устно с занесением в журнал).
• Снятие с контроля: Решение командира о полном исполнении, продлении срока или принятии мер к виновным.

Сроки исполнения: Устанавливаются командиром в зависимости от срочности. Для срочных документов — «немедленно», «в течение суток», «до определенной даты».

Служебная переписка: особенности

Внутренняя переписка

Ведется между подразделениями одной части, между частями одного соединения, между соединением и подчиненными частями. Основной вид — служебная записка. Допускается использование электронной почты закрытых контуров связи (ЭПЗС) и АСУД.

Внешняя переписка

• С вышестоящими органами: Строго через штаб/начальство (иерархия). Прямая переписка с вышестоящими органами минуя непосредственного командира, как правило, не допускается (кроме случаев, предусмотренных уставом/Инструкцией).
• С организациями и гражданами: Ведется от имени командира части. Исходящие документы подписывает командир или уполномоченное лицо (заместитель командира по АХР, начальник штаба).
• С организациями стран — участников СНГ: По вопросам трудовых отношений гражданского персонала может вести непосредственно Управление труда и заработной платы гражданского персонала ВС РФ (п. 10 ИД-2017).

Способы отправки:

1. Курьерская связь (военная почта, курьеры штаба).
2. Почтовая связь (заказные письма, ценные письма, посылки).
3. Электронная связь (закрытые контуры, ЭЦП).
4. Факсимильная связь (для срочных документов с последующим направлением оригинала).

Делообразование и архивное дело

В конце года (или при роспуске части/переформировании) документы собираются в дела.

Порядок делообразования:

• Номенклатура дел: Утверждается командиром части ежегодно до 1 декабря на следующий год на основе типовой номенклатуры Минобороны.
• Сборка дел: Хронологический или систематико-хронологический порядок внутри дела.
• Оплетка дела: Обязательная для дел длительного хранения (10 лет и более). Для дел до 10 лет — по решению командира.
• Инвентарь дел: Составляется в 2-х экземплярах (один в дело, второй в архив/канцелярию).
• Сроки хранения: Временные (до 10 лет) и постоянные (более 10 лет / бессрочно). Определяются номенклатурой.

Передача в архив:

Дела временного хранения хранятся в архиве части (комплекте архивов) до истечения срока. Дела постоянного хранения подлежат передаче в государственные архивы (ЦА МО, региональные архивы) в установленные сроки.

Уничтожение документов

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится только по акту установленной комиссии.

Комиссия по уничтожению:

• Председатель — заместитель командира по АХР или начальник штаба.
• Члены, начальник канцелярии, представитель штаба, представитель профильного органа (для секретных docs).

Порядок:

1. Проверка сроков хранения по номенклатуре и инвентарю.
2. Составление акта уничтожения (форма по ИД-2017) в 3-х экземплярах.
3. Уничтожение способом, исключающим восстановление (шредер для несекретных, сжигание/перемалывание для секретных).
4. Подписание акта всеми членами комиссии.
5. Один экземпляр акта хранится в канцелярии, второй — в архиве части, третий, у председателя комиссии.

Запрещается: Уничтожать документы, по которым идет проверка/следствие, документы постоянного хранения, документы до истечения срока без акта.

Особенности работы с документами ограниченного доступа (Гостайна, ДСП, Перс. данные)

• Государственная тайна: Регламентируется Инструкцией по защите гостайны в ВС РФ и ИД-2017 (разделы о секретной корреспонденции). Учет в отдельных журналах, хранение в сейфах/металлических шкафах, работа только допущенными лицами.
• Сведения ограниченного распространения (ДСП, служебная, коммерческая тайна, перс. данные): Маркируются соответствующими штампами/реквизитами. Доступ разграничивается приказами командира. Передача по закрытым каналам связи или курьером.
• Персональные данные военнослужащих/гражданского персонала: Обработка в соответствии с 152-ФЗ и приказами Минобороны. Доступ только уполномоченным лицам (кадровые отделы, врачи, финансовики).

Электронный документооборот (ЭДО) и АСУД

Современное делопроизводство в ВС РФ неразрывно связано с использованием Автоматизированных систем управления документооборотом (АСУД).

Требования ИД-2017 к ЭДО:

• Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица, равносилен бумажному оригиналу.
• Ведение единого реестра документов в АСУД.
• Обеспечение правовой значимости электронных копий (скан-копий с ЭЦП).
• Резервное копирование баз данных АСУД.
• Защита информации в АСУД средствами криптографической защиты (СКЗИ) сертифицированных ФСТЭК/ФСБ.

В части, не оснащенных АСУД, делопроизводство ведется в бумажном виде с обязательным использованием ПЭВМ для набора и печати документов.

Типичные ошибки и нарушения (на что обратить внимание при проверке)

1. Нарушение сроков регистрации входящих документов (должны регистрироваться в день поступления).
2. Отсутствие резолюций командира на входящих документах и служебных записках.
3. Несвоевременное доведение поручений исполнителям (просрочка более 3 суток).
4. Несоответствие оформления документов требованиям ИД-2017 (реквизиты, поля, шрифты, подписи).
5. Ведение журналов «внаем» (задним числом), с ошибками, пробелами, без пронумерации и переплетения/пломбирования.
6. Хранение секретных документов в неспецпомещениях/без сейфов.
7. Уничтожение документов без акта или до истечения сроков хранения.
8. Отсутствие номенклатуры дел на текущий год или ее несоответствие типовой.
9. Работа с персональными данными без приказа о назначении ответственных и без оценки угроз (модель угроз).

Грамотная организация делопроизводства в воинской части — это залог управляемости, законности и сохранения истории части. ИД-2017 (Приказ № 170 в ред. от /) является «библией» офицера-делопроизводителя (начальника канцелярии, секретаря штаба, заместителя командира по АХР).

Ключевые рекомендации:

• Ежеквартально проводить внутренние проверки состояния делопроизводства по чек-листам на основе ИД-2017.
• Ежегодно до 1 декабря утверждать Номенклатуру дел на следующий год.
• Обеспечить непрерывное обучение сотрудников канцелярии и ответственных исполнителей (курсы, внутренние семинары).
• Максимально переводить документооборот в АСУД/ЭДО, снижая бумажный поток.
• Строго следить за соблюдением сроков исполнения поручений вышестоящих органов и командира части.
• Хранить экземпляр актуальной Инструкции (ИД-2017) в доступном месте у каждого ответственного исполнителя (бумажный или электронный с ЭЦП).

Примечание: Данная статья носит обобщающий характер. Для решения конкретных вопросов необходимо обращаться к полному тексту Приказа Минобороны РФ от № 170 (в редакции от с изм. от ) и методическим рекомендациям Службы документационного обеспечения управления Минобороны РФ.