Вопрос хранения документов воинских частей регулируется строгим комплексом нормативных правовых актов: от Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» до внутренних приказов Министерства обороны. Понимание этой системы критически важно для военнослужащих, ветеранов, их родственников и исследователей военной истории. В данной статье подробно разбирается маршрут документа от момента создания в части до вечного хранения в федеральных архивах.

Нормативная база: на чем держится система

Основным документом, регламентирующим архивную работу в войсках, является Приказ Министра обороны РФ от № 200 (ред. от ) «Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации». Он действует в связке с:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18 — хранение документов Архивного фонда РФ);
• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утвержденными Федеральным архивным агентством (Росархивом);
• Инструкциями по архивной работе в органах управления, соединениях и воинских частях.

Ключевой принцип: никакой документ не может быть уничтожен или передан в архив без соблюдения установленных сроков хранения и процедур экспертизы ценности.

Первый этап: Хранение непосредственно во воинской части

Сразу после завершения делопроизводства (окончания года, закрытия дела) документы накапливаются в архиве воинской части (организации). Это так называемый «текущий архив» или архив формирующегося фонда.

Сроки хранения в части (п. 26–28 Наставления № 200):

1. Общий срок: Дела, законченные делопроизводством, хранятся в архиве воинской части 5 лет (для большинства категорий дел).
2. Личные дела личного состава: Хранятся в части до передачи в архивы более высокого уровня (обычно также 5 лет после увольнения или перевода, но с нюансами — см. ниже).
3. Документы постоянного хранения: Подлежат выделению и подготовке к сдаче в архив по истечении сроков хранения в части.

Особые режимы хранения (п. 29 Наставления № 200):

Существуют важные исключения, когда срок хранения в части сокращается до 1 года, после чего дела обязательно передаются в окружные (флотские) архивы:

• Воинские части и организации, находящиеся за границей;
• Части, участвовавшие в контртеррористических операциях;
• Корабли (штабы) отдельных соединений кораблей, не имеющие береговых и плавучих баз.

Это связано с рисками сохранности фондов в полевых/изолированных условиях и необходимостью централизованного учета документов о боевых действиях.

Условия физического хранения в части:

Согласно Правилам Росархива и Наставлению № 200:

• Документы хранятся в специально отведенных, оборудованных помещениях (архивных хранилищах).
• Годовые разделы дел, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в папках.
• Обеспечивается охрана, режим температуры и влажности, защита от пожаров и несанкционированного доступа.

Второй этап: Окружные (флотские) архивы и архивы органов управления

По истечении установленных сроков хранения в воинских частях (5 лет или 1 год для специальных категорий) документы на дальнейшее хранение передаются (п. 29 Наставления № 200):

• В архивы округов (флотов) — главные региональные архивы Вооруженных Сил;
• В архивы органов управления (штабов соединений, управлений и т.д.), если они имеют право формирования архива.

Процедура сдачи (сдача-приемка):

Процесс строго регламентирован:

1. Часть (сдатчик) готовит документы: сверяет дела с номенклатурой, составляет описи в 2-х экземплярах.
2. Архив-приемник предоставляет помещение для временного хранения и охрану на период сдачи.
3. Проводится экспертиза ценности и сроков хранения (акты отбора/уничтожения).
4. После приемки в инвентарных книгах части делаеться отметка о сдаче дел в архив.
5. Один экземпляр описи остается в части (в учетных документах), второй, уходит в архив вместе с делами.

Третий этап: Центральный архив Министерства обороны (ЦА МО РФ)

Верхним звеном архивной системы Минобороны является Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (г. Подольск, Московская обл.).

Что там хранится:

• Документы органов центрального военного управления (Генеральный штаб, Главные управления, Главные дирекции и др.);
• Документы военных округов, флотов, армий, корпусов, дивизий, бригад, переданные по истечении сроков хранения в окружных архивах;
• Фонды Великой Отечественной войны: по состоянию на 2005 г. в ЦА МО хранилось значительная часть дел военного времени (из 10 млн дел — 2 млн в открытом доступе).
• Рассекреченные массивы (например, по Приказу Минобороны № 181 от о рассекречивании документов Красной Армии).

Специализированные федеральные архивы (Вне ведомства Минобороны)

Часть уникальных исторических фондов хранится в архивах Росархива, а не Минобороны. Это критически важно для поиска сведений о участниках ВОВ:

Пример: Военкоматы сдают на госхранение в областные архивы документы офицеров-участников ВОВ (как сообщал Объединенный госархив Челябинской области в 2024 г.).

Хранение личных дел и документов личного состава

Это наиболее востребованная категория для граждан.

Личные дела офицеров, прапоручного и генеральского состава:

• После увольнения/перевода в запас — хранятся в части 5 лет.
• Затем сдаются в окружной (флотский) архив, а далее — в ЦА МО (Подольск).

Личные дела срочников, сержантов, старшин:

• Хранятся в части 5 лет.
• Передаются в окружной архив.
• Важно: Военные комиссариаты (военкоматы) ведут отдельный учет (военно-учетные карточки, личные карточки учета). Эти документы часто сдаются в государственные архивы субъектов РФ (областные/краевые), а не в ведомственные архивы Минобороны.

Документы о награждении, ранениях, контузиях, гибели:

• Приказы о награждении — в архивах частей/соединений -> окружные архивы -> ЦА МО / РГВА.
• Медицинские документы (истории болезни госпиталей) — в архивах военных госпиталей -> окружные архивы -> ЦА МО (фонд 400 и др.).
• Документы о безвестно пропавших / захоронениях — ЦА МО (Подольск), РГВА, а также базы данных «Память народа», «Обд Мемориал».

Документы частей, участвующих в СВО / контртеррористических операциях

Согласно п. 29 Наставления № 200, для частей, участвующих в контртеррористических операциях (аналогично приравниваются к участникам СВО), установлен сокращенный срок хранения в части — 1 год.

После этого дела обязательно передаются в окружные (флотские) архивы. Это сделано для:

• Оперативного централизованного учета потерь и наград;
• Обеспечения сохранности в условиях боевой обстановки;
• Быстрого доступа к документам для правовых нужд (статусы участников, выплаты, жилье).

Ключевые реквизиты для поиска документа (Чек-лист)

Чтобы успешно найти документ в архиве, нужно знать минимум:

1. Полное официальное название части на период времени (например: «15-я гвардейская мотострелковая Александрийская ордена Кутузова дивизия», а не просто «в/ч 12345»).
2. Воинский номер (в/ч) на тот период (они менялись).
3. Подчиненность: Армия -> Корпус -> Дивизия -> Полк -> Батальон -> Рота.
4. Период службы/действий (годы, месяцы).
5. Тип документа: приказ, журнал боевых действий, личное дело, рапорт, ведомость потерь.

Цифровизация и удаленный доступ

На 2026 год активно развиваются порталы для удаленной работы с архивами:

• Сайт ЦА МО (tsamo.ru) — онлайн-путеводители, фонды, возможность заказа копий/справок через форму обратной связи.
• Портал «Память народа» (pamyat-naroda.ru), оцифрованные наградные листы, приказы, карты потерь РГВА и ЦА МО.
• «Обд Мемориал» (obd-memorial.ru) — база данных о потерях (погибшие, пропавшие, пленные).
• Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ) — поиск по описям федеральных и региональных архивов.

Резюме: Маршрут документа (Схема)

Система хранения документов воинских частей — это многоуровневая вертикаль, обеспечивающая переход документов из «рабочего» оборота в «научно-справочный» и исторический. Самое главное помнить: документы не пропадают бесследно — они мигрируют по строгим правилам от части к окружному архиву, а затем в федеральные хранилища (ЦА МО, РГВА, региональные архивы). Знание этапов этого маршрута и компетенции конкретных архивов позволяет существенно сократить время поиска нужных сведений о службе, наградах или участии в боевых действиях.

Статья подготовлена на основании: Приказа Минобороны РФ № 200, Федерального закона № 125-ФЗ, Правил Росархива, данных сайтов ЦА МО, РГВА, Объединенного госархива Челябинской области и открытых источников. Актуально на .