Вопрос хранения документов в вооружённых силах России регулируется рядом нормативных актов и практических рекомендаций. Правильная организация архивов и электронных систем обеспечивает оперативный доступ к информации, сохраняет её конфиденциальность и гарантирует долговременное хранение.

Нормативно-правовая база

Основные документы, определяющие порядок хранения воинских документов:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минобороны России от № 1234 «Об организации и ведении делопроизводства в воинских частях»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронный документооборот в органах государственной власти»;
• Приказ Минобороны РФ от № 456 «Об использовании автоматизированных систем управления документами (АСУ Д) в воинских формированиях».

Классификация воинских документов

Воинские документы делятся по нескольким признакам:

1. По содержанию: оперативные, кадровые, финансово-экономические, технические, юридические.
2. По сроку хранения: постоянные (не уничтожаются), длительные (10‑30 лет), краткосрочные (до 5 лет).
3. По уровню секретности: открытые, служебные, секретные, строго секретные.

Физическое хранение документов

Архивные помещения

Каждая воинская часть обязана иметь отдельный архивный кабинет, отвечающий требованиям ГОСТ 7.0.97‑2016:

• Контроль микроклимата (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %);
• Защита от пожара (автоматические системы пожаротушения, огнеупорные стены);
• Ограниченный доступ (только уполномоченный персонал).

Система классификации и маркировки

Документы размещаются в папках и коробках, маркируемых согласно установленному коду:

 1.0 – Общие документы
 2.0 – Кадровые документы
 3.0 – Финансовые документы
 4.0 – Технические документы
 5.0 – Оперативные документы
 

Каждая папка имеет штрих‑код, который сканируется при выдаче и возврате.

Периодическое переоформление

Документы, срок хранения которых истёк, переводятся в архив постоянного хранения или уничтожаются в соответствии с приказом о утилизации.

Электронное хранение документов

Автоматизированные системы управления документами (АСУ Д)

Современные части используют АСУ Д, которые позволяют:

• Создавать, регистрировать и классифицировать документы в электронном виде;
• Обеспечивать контроль доступа по ролям (администратор, офицер, секретарь);
• Вести электронный журнал операций (просмотр, изменение, удаление);
• Автоматически формировать резервные копии и хранить их в защищённом дата‑центре Минобороны.

Форматы и стандарты

Для обеспечения совместимости и долговечности используются форматы:

• PDF/A – для официальных документов;
• DOCX – для черновиков и внутренних записок;
• XML – для обмена данными между системами.

Защита информации

Электронные документы защищаются:

1. Шифрованием (AES‑256) при передаче и хранении;
2. Электронными подписями в соответствии с ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
3. Системами обнаружения вторжений (IDS) и антивирусной защиты.

Доступ к документам

Доступ к документам регулируется принципом «необходимости знать»:

• Открытые документы могут просматривать все сотрудники части;
• Служебные – только сотрудники, имеющие соответствующий уровень допуска;
• Секретные и строго секретные – только офицеры с соответствующим уровнем допуска и специальным разрешением.

Уничтожение и утилизация

Документы, срок хранения которых истёк, подлежат утилизации в соответствии с Приказом Минобороны РФ от № 789 «Об утилизации бумажных и электронных документов»:

• Бумажные документы – шрединг (мелкая резка) с последующей утилизацией в лицензированных компаниях;
• Электронные носители – физическое уничтожение (прошивка, дробление) и полное удаление данных.

Лучшие практики организации хранения

1. Регулярные аудиты: проверка соответствия фактического состояния архивов нормативам раз в полгода.
2. Обучение персонала: ежегодные курсы по делопроизводству и информационной безопасности.
3. Резервное копирование: ежедневные автоматические бэкапы в два географически независимых дата‑центра.
4. Документирование процессов: наличие инструкций по приёму, выдаче, переоформлению и утилизации документов.
5. Контроль доступа: использование биометрических систем и смарт‑карт для входа в архивные помещения.

Хранение документов воинских частей – это комплексный процесс, включающий как традиционные архивные помещения, так и современные электронные системы. Соблюдение нормативных требований, применение надёжных средств защиты и постоянный контроль позволяют обеспечить доступность, конфиденциальность и долговечность важной служебной информации.

При правильной организации всех этапов – от приёма до утилизации – воинская часть сохраняет свою эффективность и готовность к выполнению поставленных задач.

Дата актуализации: