ГОСТ 31814‑2012 «Оценка соответствия․ Общие правила отбора образцов для испытаний продукции при подтверждении соответствия» устанавливает единые требования к процессу отбора, маркировке, хранению и учёту образцов продукции, которые используются в рамках подтверждения соответствия (сертификации, декларирования и т․п․)․ Одним из ключевых элементов стандарта являются списки и формы, фиксирующие каждый этап работы с образцами․

Содержание статьи

1. Область применения и основные понятия
2. Какие списки предусмотрены стандартом?
3. Формы актов и их заполнение
4. Порядок отбора образцов: от заявки до списания
5. Примеры заполнения списков

ГОСТ 31814‑2012 был утверждён 29 ноября 2012 года Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 1812‑ст․ С 1 сентября 2013 года стандарт вступил в действие и стал обязательным для всех организаций, участвующих в процедурах оценки соответствия продукции․

Основная цель стандарта – обеспечить однородность и достоверность результатов испытаний за счёт строгого контроля над процессом отбора и учёта образцов․ Для этого в документе детально описаны:

• Критерии отбора образцов;
• Требования к маркировке и хранению;
• Перечень обязательных списков и форм (акт отбора, акт списания, журнал учёта и др․);
• Порядок взаимодействия заявителя, испытательной лаборатории и органа по сертификации․

Область применения и основные понятия

2․1 Область применения

Стандарт распространяется на:

• Продукцию, подлежащую обязательной или добровольной сертификации;
• Изделия, подлежащие декларированию соответствия;
• Товары, проверяемые в рамках государственного контроля качества․

2․2 Ключевые определения (по ГОСТ 31814‑2012)

Какие списки предусмотрены стандартом?

ГОСТ 31814‑2012 определяет несколько обязательных списков, каждый из которых фиксирует определённый этап работы с образцами․

3․1 Список отобранных образцов (форма «Акт отбора образцов заявителем»)

• Номер заявки (или номер договора);
• Наименование продукции;
• Код изделия (по классификатору);
• Объём/масса/кол‑во единиц;
• Дата и место отбора;
• Подписи ответственных лиц (заявитель и представитель лаборатории)․

3․2 Журнал учёта образцов в лаборатории

• Уникальный идентификационный номер (УИН) образца;
• Дата получения и дата передачи в испытательный участок;
• Условия хранения (температура, влажность, защита от света);
• Статус (в работе, готов к испытанию, завершено, списано)․

3․3 Список результатов испытаний

• Номер образца;
• Наименование испытания;
• Результат (соответствует/не соответствует);
• Дата завершения испытания;
• Подпись испытателя․

3․4 Акт списания образцов (форма «Акт списания образцов»)

• Причина списания (уничтожение, возврат заказчику, утилизация);
• Метод списания (сжигание, захоронение, передача);
• Подтверждающие подписи (испытательная лаборатория, заказчик, уполномоченный орган)․

Формы актов и их заполнение

Все формы, указанные в стандарте, имеют обязательный шаблон, утверждённый ФСТЭК․ Ниже – краткое описание полей каждой формы․

4․1 Акт отбора образцов заявителем

4․2 Акт списания образцов

Все подписи должны быть заверены печатями организаций․

Порядок отбора образцов: от заявки до списания

1. Подготовка заявки – заказчик формирует заявку, указывая количество образцов, требуемый набор испытаний и сроки․
2. Согласование с лабораторией – лаборатория проверяет возможность проведения испытаний и подтверждает условия отбора․
3. Отбор образцов – производится в соответствии с пунктом 2․3 ГОСТ 31814‑2012 (случайный или целенаправленный отбор, в зависимости от объёма партии)․
4. Заполнение «Акт отбора образцов заявителем» – фиксируются все параметры, образцы маркируются уникальными номерами․
5. Транспортировка в лабораторию – образцы упаковываются в соответствии с требованиями к сохранности и сопровождаются копией акта․
6. Учёт в журнале лаборатории – каждый образец получает УИН, фиксируются условия хранения․
7. Проведение испытаний – после завершения формируется Список результатов испытаний․
8. Акт списания – по окончании испытаний образцы либо уничтожаются, либо возвращаются заказчику․ Оформляется «Акт списания образцов»․

Важно: каждый из перечисленных этапов должен быть документирован, а копии всех актов хранятся минимум 5 лет (срок, установленный нормативными документами по сертификации)․

Примеры заполнения списков

6․1 Пример «Акт отбора образцов заявителем»

Акт отбора образцов заявителем № 2026‑07‑001
Организация‑заявитель: ООО «ТехноСервис»
Номер заявки: Z‑2026‑07‑15
Наименование продукции: Электрический кабель ВВГ 3×1,5 мм²
Код продукции (по ГОСТ 19): 21․0401․01
Кол‑во образцов: 5 шт․
Условия отбора: Температура 22 °C, относительная влажность 45 %
Маркировка образцов:
 ー 2026‑07‑001‑A
 ⎯ 2026‑07‑001‑B
 ー 2026‑07‑001‑C
 ー 2026‑07‑001‑D
 ー 2026‑07‑001‑E
Подписи:
 ______________________ (И․ Иванов, директор)
 ______________________ (А․ Петров, представитель лаборатории)

6․2 Пример «Акт списания образцов»

Акт списания образцов № 2026‑07‑S001
Номер акта: 2026‑07‑S001
Дата списания: г․
Причина списания: Уничтожение после завершения испытаний
Метод списания: Сжигание в печи при 800 °C в течение 2 ч․
Список уничтоженных образцов:
 ー 2026‑07‑001‑A
 ー 2026‑07‑001‑B
 ⎯ 2026‑07‑001‑C
 ⎯ 2026‑07‑001‑D
 ⎯ 2026‑07‑001‑E
Подписи:
 ______________________ (В․ Смирнов, руководитель лаборатории)
 ______________________ (И․ Иванов, директор ООО «ТехноСервис»)
 ______________________ (Уполномоченный орган ФСТЭК)

ГОСТ 31814‑2012 формирует основу надёжного и прозрачного процесса отбора образцов для испытаний․ Правильное оформление списков и актов позволяет:

• Сократить риск ошибок при идентификации образцов;
• Обеспечить юридическую защищённость обеих сторон (заявителя и лаборатории);
• Упростить аудит и проверку соответствия требованиям нормативных документов․

Рекомендации для практикующих специалистов:

1. Разработайте в организации шаблоны всех форм ГОСТ 31814‑2012 и разместите их в электронном архиве․
2. Обучите персонал правилам маркировки и заполнения актов – ошибки в этом этапе часто приводят к отклонению заявки․
3. Внедрите электронный журнал учёта образцов (можно использовать простую таблицу в Excel или специализированную СУБД), чтобы отслеживать статус каждого образца в режиме реального времени․
4. Регулярно проверяйте соответствие условий хранения (температура, влажность) требованиям конкретного вида продукции․
5. Храните копии всех актов минимум 5 лет, а при проведении обязательной сертификации – до окончания срока действия сертификата․

Соблюдая указанные в ГОСТ 31814‑2012 правила и используя правильно оформленные списки, вы гарантируете достоверность результатов испытаний и повышаете доверие к своей продукции со стороны регуляторов и конечных потребителей․

Источник информации: ГОСТ 31814‑2012 «Оценка соответствия․ Общие правила отбора образцов для испытаний продукции при подтверждении соответствия», официальные публикации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, данные от ․