Формуляр воинской части – это официальный документ, в котором фиксируются важнейшие события, достижения и изменения в жизни подразделения․ Он служит историческим архивом, источником информации для аттестации, награждения и воспитательной работы, а также основой для подготовки различных справок и отчётов․
Нормативная база
Порядок ведения формуляра регламентируется следующими нормативными актами:
- Приказ Министра обороны РФ от № 170 (ред․ от ) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации»;
- Приложение № 29 к указанной инструкции – образец углового штампа «воинской части»;
- Приложение № 23 – «Положение об историческом формуляре воинской части» (временная инструкция по делопроизводству, утв․ Минобороны РФ № 205/2/588);
- Приложение № 34 к приказу Минобороны РФ от № 170 – «Положение об историческом формуляре воинской части Вооруженных Сил Российской Федерации»;
- Иные локальные нормативные акты части (устав, внутренние распоряжения командира)․
Цели и задачи формуляра
- Систематизированное хранение сведений о боевых и учебных действиях части;
- Документирование заслуг личного состава (награды, звания, отличия);
- Формирование исторической памяти части для последующих поколений;
- Обеспечение готовности справок и выписок для аттестационной, кадровой и воспитательной работы;
- Подготовка материалов для юбилейных изданий, книг почета и музейных экспозиций․
Структура формуляра
Формуляр ведётся в виде журнала (или серии журналов) формата A5 с угловым штампом «воинской части»․ Основные разделы:
- Титульный лист – наименование части, период ведения, ответственное лицо;
- Раздел I․ Боевые и учебные действия – записи о боевых операциях, учениях, стрельбах, тактических занятиях;
- Раздел II․ Награды и поощрения – сведения о награждении орденами, медалями, благодарностями, объявлениях о присвоении званий;
- Раздел III․ Кадровые изменения – назначения, переводы, увольнения, зачисление в списки навечно;
- Раздел IV․ Юбилеи и памятные даты – годовщины формирования части, праздничные мероприятия, открытие мемориальных досок;
- Раздел V․ Особо чтимые предметы и знаки различия – информация о знамени, знаменах, нагрудных знаках, реликвиях;
- Раздел VI․ Книга почета и списки навечно – фамилии героев, погибших в бою, distinguished service․
Порядок ведения формуляра
Прием и первичная обработка документов
Все incoming служебные документы (приказы, рапорты, справки, журналы боевых действий) поступают в канцелярию части, где осуществляются:
- регистрация в журнале incoming документов;
- первичная проверка на соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству;
- выделение информации, подлежащей внесению в формуляр (факты, даты, наименования)․
Внесение записей
Записи вносятся ответственным лицом (см․ ниже) в хронологическом порядке․ Каждая запись содержит:
- дата события;
- краткое наименование события;
- описание (суть, результаты, участники);
- ссылка на исходный документ (номер, дата, источник);
- подпись ответственного лица и угловой штамп «воинской части»․
Ежемесячная выписка из журнала боевых действий
Согласно пункту 13․1 Инструкции, выписки из журнала боевых действий по наиболее важным событиям вносятся в исторический формуляр ежемесячно․ Это обеспечивает актуальность и полноту хроники части․
Хранение и учет
Формуляр хранится в отделе делопроизводства части в условиях, обеспечивающих сохранность бумажных носителей (сухое, темное помещение, защита от влаги и прямых солнечных лучей)․ При необходимости осуществляется:
- регистрация движения формуляра (журнал учета);
- периодическая инвентаризация;
- создание электронных копий (сканирование) для резервного хранения․
Ответственность за ведение формуляра
Согласно пункту 5 Приложения № 23 к Инструкции по делопроизводству:
Ответственность за ведение формуляра возлагается на начальника штаба воинской части (начальника учреждения)․
В технических подразделениях ответственность может распределяться следующим образом:
- Командир роты – отвечает за своевременное внесение данных о боевых и учебных действиях своего подразделения;
- Заместитель командира по технической части (техник роты) – контролирует правильность оформления технической документации, связанной с вооружением и техникой, которая также отражается в формуляре;
- Начальник штаба – осуществляет общее руководство, проверку полноты и достоверности записей, утверждение окончательного варианта формуляра перед сдачей в архив․
Примеры записей в формуляре
Пример 1․ Боевое действие
– Проведена артиллерийская поддержка при захвате высоты 215,4 в районе н․п; Зеленый Дол․ По результатам операции уничтожено 3 огневых точки противника, захвачено 2 единицы техники․ Источник: Приказ командира части № 45 от , Журнал боевых действий, л․д․ 12․
Подпись: ______________________ (Начальник штаба) [угловой штамп воинской части]
Пример 2․ Награда
– За отличное выполнение учебных задач в ходе зимнего периода подготовки сержант Иванов А․С․ награждён медалью «За боевые заслуги»․ Источник: Приказ Министра обороны РФ № 112 от ․
Подпись: ______________________ (Начальник штаба) [угловой штамп воинской части]
Рекомендации по улучшению ведения формуляра
- Внедрить электронный журнал учёта с возможностью поиска по ключевым словам и датам;
- Проводитьquarterly (ежеквартальные) аудиты формуляра совместно с военным юристом для выявления пробелов и неточностей;
- Обучать ответственных лиц правилам оформления записей (краткость, точность, ссылка на первоисточник);
- Использовать единые шаблоны записей, утвержденные приказом командира части;
- Обеспечить резервное копирование сканированных страниц формуляра на защищенный сервер части․
Ведение формуляра воинской части – важная составляющая военной документации, которая сохраняет историческую память подразделения, способствует повышению боевого духа и служит основой для принятия кадровых и воспитательных решений․ Соблюдение нормативных требований, четкое распределение ответственности и внедрение современных методов учета позволят поддерживать формуляр в актуальном состоянии на протяжении многих лет․