Формирование перечня документов, образующихся в деятельности органов управления воинских частей, является обязательным этапом документирования, обеспечивающим законность, прозрачность и архивную ценность управленческой информации. Данный процесс регламентируется законодательством РФ в области архивного дела, нормативными правовыми актами Министерства обороны Российской Федерации (Минобороны России) и методическими рекомендациями Росархива.

Правовая и нормативная основа

Деятельность по учету, хранению и использованию документов в Вооруженных Силах РФ строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13, 14, 18), устанавливает обязанности федеральных органов исполнительной власти (в т.ч. Минобороны) по формированию перечней документов и обеспечению их сохранности.
• Постановление Правительства РФ от № 1385 «Об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве», определяет функции Росархива по методическому руководству архивным делами в ведомствах.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, и типовых сроков их хранения» — основной методический документ (далее — Рекомендации Росархива № 236).
• Приказ Минобороны России от № 730 «Об утверждении Инструкции по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации» (или действующая редакция ведомственного приказа) — основной внутренний документ, регламентирующий порядок работы с документами в воинских частях.
• Устав Вооруженных Сил Российской Федерации (Приказ Минобороны России от № 600) — определяет общие принципы управления, в т.ч. документального обеспечения управления.

Понятие и назначение Перечня документов

Перечень документов, образующихся в деятельности органа управления воинской части — это нормативный административный документ, который содержит систематизированный перечень видов документов, создаваемых и получаемых органом управления в процессе своей деятельности, с указанием типовых сроков их хранения.

Основные функции Перечня:

1. Учет и контроль: обеспечивает полноту отражения деятельности органа управления в документах.
2. Архивная экспертиза: служит основой для определения архивной ценности документов и назначения сроков хранения (временные / постоянные).
3. Формирование номенклатуры дел: является первичной основой для составления Номенклатуры дел воинской части на текущий год.
4. Обеспечение правового режима: учитывает грифы секретности (Гос. тайна, ДСП, Для служебного пользования) и категории доступа.

Структура и состав Перечня

Согласно Рекомендациям Росархива № 236 и ведомственным инструкциям Минобороны, Перечень оформляется в виде таблицы и включает следующие обязательные реквизиты для каждого вида документа:

Классификация документов органов управления воинской части

Документы, образующиеся в деятельности органов управления (командира, штаба, политического органа, служб и отделов), традиционно делятся на функциональные блоки. Ниже приведен расширенный перечень типичных групп документов.

Документы по руководству и управлению (Организационно-распорядительные)

• Приказы командира части (постоянные, временные, наградные, по личному составу, по боевой подготовке).
• Распоряжения командира части, начальника штаба, начальников служб.
• Планы работы штаба, служб, отделов на учебно-боевой, тактический, оперативно-стратегический периоды.
• Доклады, записки, справки, объяснения по вопросам управления.
• Протоколы совещаний, заседаний воинского совета, комиссий, штабов.
• Боевые документы (планы боевого применения, карты, схемы, сигнальные таблицы, журналы боевых дежурств).

Документы по организационно-штатному и кадровому обеспечению

• Штатные расписания, таблицы организационного состава (ТОЧ), ведомости численности.
• Документы по призыву, контракту, прохождению ВС, увольнению в запас (личные дела военнослужащих, карточки учета).
• Документы по присвоению воинских званий, награждению государственными наградами, ведомственными медалями.
• Личные карточки учета личного состава (форма № 10, № 31 и др.), служебные характеристики, автобиографии.
• Документы по учету и хранению личных дел (инвентаризации, акты передачи в архив).

Документы по боевой подготовке и обучению

• Годовые, полугодовые, квартальные, месячные планы боевой подготовки.
• Тематические планы занятий, конспекты уроков, методические указания.
• Журналы учета выездов на полигоны, тактических учений, стрельб.
• Акты проверки боевой готовности, отчеты о выполнении планов подготовки.
• Документы по военно-специализированной подготовке (ВУС, курсы, сборы).

Документы по материально-техническому и финансовому обеспечению

• Документы по учету вооружения, военной техники (ВВТ), материальных средств (формы № М-8, М-9, журналы учета БЧ, ТМВ).
• Акты приемки-сдачи, инвентаризации, списания, утилизации имущества;
• Плановые задания на снабжение, заявки, накладные, транспортные накладные.
• Финансовые планы (сметы), отчеты об исполнении бюджета, платежные поручения, кассовые ордера.
• Документы по капитальному и текущему ремонту ВВТ, недвижимого имущества.

Документы по охране труда, безопасности и защите секретов

• Приказы и инструкции по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности.
• Журналы инструктажей (вводных, первичных, повторных, не плановых).
• Акты расследования несчастных случаев, травм, пожаров.
• Документы по режиму секретности: акты поверки НСД, журналы учета секретных документов, акты уничтожения, справки о допуске.
• Документы по защите гостайны (планы мероприятий, отчеты о проверках).

Документы по воспитательной и идеологической работе (Политический орган/Замкомандира по ВР)

• Планы воспитательной работы, планы мероприятий патриотического воспитания.
• Доклады о морально-психологическом состоянии личного состава.
• Протоколы заседаний воинских советов, собраний офицеров, срочников;
• Документы по работе с ветеранами, военно-патриотическое воспитание молодежи.

Документы по медицинскому и ветеринарному обеспечению

• Медицинская документация (истории болезни, санитарно-статистические отчеты, журналы учета больных).
• Документы по санитарно-эпидемиологическому благополучию, профилактике ЗППП.
• Ветеринарные документы (журналы учета животных, акты осмотра, ветеринарные сопроводительные документы).

Документы по правовой работе и военной дисциплине

• Документы по рассмотрению обращений, жалоб, заявлений личного состава.
• Материалы проверок, расследований (ДТП, нарушения уставов, преступления).
• Акты судебных заседаний, постановления, определения военных судов (копии для дела части).
• Журналы учета дисциплинарных взысканий и поощрений.

Документы архивного дела и делопроизводства

• Номенклатуры дел на год, Перечни документов (данный документ).
• Акты экспертизы документов (экспертные листы), акты отбора документов к постоянному хранению.
• Инвентаризации дел, описи дел к постоянному/временному хранению.
• Акты передачи дел в архив части, в центральный архив МО (ЦА МО), в государственные архивы.
• Журналы регистрации входящей/исходящей/внутренней корреспонденции (бумажные и ЭДО).

Порядок разработки, согласования и утверждения Перечня

Процесс формирования Перечня, это не разовое действие, а непрерывный цикл, повторяемый ежегодно или при изменении структуры/функций органа управления.

Этап 1: Инвентаризация документооборота

Архивариус (или ответственный за архивное дело офицер) совместно с начальниками служб/отделов проводит опрос документооборота: выявляет все виды создаваемых документов, их формы (бумага, электронный документ, фото/видео/аудио), носители, грифы секретности.

Этап 2: Проектирование Перечня

На основе данных инвентаризации и типовых перечней Минобороны/Росархива составляется проект. Важно: нельзя просто скопировать типовой перечень, необходимо исключить неиспользуемые виды документов и добавить уникальные для данной части (например, специфические журналы учета уникальной ВВТ).

Этап 3: Назначение сроков хранения

Сроки хранения назначаются на основании:

• Федерального перечня типовых управленческих документов (утв. Росархивом).
• Ведомственного перечня Минобороны (Приложение к Инструкции по архивному делу в ВС РФ).
• Заключения экспертной комиссии по вопросам архивного дела воинской части (для уникальных видов документов, не вошедших в типовые перечни).

Основные категории сроков: Постоянно (Историческая ценность), Временно — 75 лет (Личностные дела), 50 лет, 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год, «До прекращения действия».

Этап 4: Согласование и утверждение

• Проект согласовывается с начальниками служб/отделов (виза на титульном листе или в журнале согласования).
• Согласовывается с правовым советником/юридическим отделом части (по вопросам правового режима).
• Утверждается приказом командира воинской части.

Этап 5: Ввод в действие и контроль

Утвержденный Перечень является основой для составления Номенклатуры дел на очередной год. В течение года контролируется соответствие реально образующихся документов Перечню. При появлении новых видов документов вносится изменения (дополнение) приказом командира.

Особенности учета электронных документов и ЭДО

С переход на электронное документооборот (ЭДО) в Минобороны (Система «АСУ УО», «ЭДО МО» и др.) накладывает отпечаток на Перечень:

• В Перечень обязательно включаются виды электронных документов (ЭД), создаваемых в информационных системах.
• Указывается реквизит «Носитель/Среда хранения»: «Электронный (база данных ИС «Название»)».
• Для ЭД устанавливаются такие же сроки хранения, что и для бумажных аналогов, но обеспечивается их юридическая значимость (ЭП, штампы времени, протоколирование).
• В Перечне отражаются метаданные, необходимые для долгосрочного хранения и поиска (формат файла, версия ПО, хеш-суммы).

Типичные ошибки при составлении Перечня

1. Формализм: Копирование типового перечня без учета специфики конкретной части (например, отсутствие документов по уникальной ВВТ или специальным видам обеспечения).
2. Неполнота: Пропуск документов, создаваемых в автоматизированных системах (логи доступа, отчеты систем мониторинга, данные телеметрии).
3. Ошибки в сроках хранения: Назначение срока «1 год» для документов, подлежащих постоянному хранению (приказы по личному составу, боевые документы), или «Постоянно» для справочных материалов.
4. Игнорирование грифов секретности: Отсутствие колонки с грифом секретности или неверное его указание, что ведет к нарушению режима Гос. тайны/ДСП.
5. Отсутствие актуализации: Перечень не обновляется годами при реорганизации части, изменении штата, введении новых ИС.

Ответственность за нарушение порядка формирования Перечня

Нарушение законодательства об архивном деле (в т.ч. отсутствие утвержденного Перечня, несоответствие ему реального документооборота, незаконное уничтожение документов) влечет за собой ответственность в соответствии со ст. 13.10 КоАП РФ (штрафы на должностных лиц до 5000 руб., на юрлиц — до 200 000 руб.) и ст. 243 УК РФ (уничтожение, повреждение или скрытие документов, подлежащих хранению в архивах — штраф до 200 тыс. руб., обязательные работы, исправительные работы, принудительные работы, арест, лишение свободы до 3 лет).

В ведомственном порядке виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности (выговор, понижение в должности, увольнение) на основании ст. 192 ТК РФ и Устава ВС РФ.

Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления воинской части, это фундаментальный инструмент управления документооборотом. Его грамотная разработка, своевременная актуализация и строгое соблюдение гарантируют:

• Правовую защищенность интересов государства, Министерства обороны и военнослужащих.
• Сохранность уникальной исторической информации о деятельности части.
• Эффективность управления за счет упорядоченности информации.
• Готовность к проверкам вышестоящих органов (Главное управление кадров, Военная прокуратура, Росархив, Счетная палата).

Рекомендуется ежегодно (не позднее 1 декабря) проводить ревизию Перечня с учетом изменений в структуре части, штатном расписании, нормативной базе Минобороны и Росархива, а также опыта эксплуатации информационных систем.

Приложения (рекомендуемые к изучению):

1. Приказ Росархива от № 236 (Рекомендации по подготовке перечней).
2. Приказ Минобороны России «Об утверждении Инструкции по архивному делу в Вооруженных Силах РФ» (действующая редакция).
3. Типовой перечень документов, образующихся в деятельности органов управления воинских частей (утвержденный Минобороны как методическая рекомендация).
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Перечень документов, образующихся в деятельности организации. Требования к составу и параметрам»;